Arkiv - Kunnskapsgartnerne AS

Bærekraftig bibliotekutvikling krever moderne metoder

Skal vi få til en moderne, fremtidsrettet og bærekraftig utvikling av bibliotekene våre, må vi ta i bruk nye metoder og metodikker som både utfordrer og forbedrer dagens bibliotektjenester og -organisering. Tjenestedesign er et slikt metodegrunnlag som vil tjene bibliotekene godt. Over mange år har bibliotek, særlig fagbibliotek, blitt utfordret av ledelsen i virksomhetene de […]

Innlegget er skrevet 9. juli 2019 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Hva er beste praksis informasjonsforvaltning?

Alle virksomhetsledere er opptatt av optimal bruk av ressurser i sin virksomhet, at oppgavene som må utføres skjer innenfor en forsvarlig og hensiktsmessig ramme både økonomisk og praktisk. Et slikt rammeverk kalles gjerne god praksis eller «beste praksis». Men hva er beste praksis? Mange bruker begrepet beste praksis i til dels svært forskjellige sammenhenger. Mange […]

Innlegget er skrevet 21. mai 2019 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Arkivverket skiter i eget reir

Arkivarens mareritt er når hun må håndtere dokumenter uten noen form for identifikasjon. Paradoksalt er ett av Arkivlovutvalgets faglige vedlegg publisert uten de nødvendige formalia som gjør et dokument til dokumentasjon. God dokumentasjon har ikke bare et faglig innhold av høy kvalitet, men har også identifikasjoner som viser at det er utarbeidet av et kompetent […]

Innlegget er skrevet 12. mai 2019 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Avgjørende at arkivarkompetansen involveres tidlig

Offentlige og private virksomheter som unnlater å involvere sine arkivfaglige kompetanseressurser når nye systemløsninger skal anskaffes og innføres, påfører seg i ytterste konsekvens store ekstra kostnader og tapt effektivitet. Moderne ledere setter arkivarkompetansen i førersetet sammen med forretnings- og IKT-kompetansen i virksomheten når teknologien som skal bidra til mer kostnads- og arbeidseffektive løsninger, skal besluttes, […]

Innlegget er skrevet 27. mars 2019 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Mer av det samme gir mer av det samme

Om og om igjen prøver vi å finne frem til tiltak som skal bedre bibliotekets (eller arkivets) situasjon og posisjon i virksomheten. Og om og om igjen ender vi opp med de samme tiltakene som sist. Kanskje på tide å innse at mer av det samme ikke gir noe annet resultatet enn mer av det […]

Innlegget er skrevet 24. januar 2019 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

To Nesbø og en boremaskin, takk!

Den sprer seg som en mare. Praksisen om at folkebibliotekene skal være kommunale utlånstasjoner for allslags som folk egentlig kan skaffe seg selv. Under dekke av det grønne skiftet og at gjenbruk er mer miljøvennlig enn forbruk, er bibliotekene nå i ferd med å overgå seg selv over alt de kan låne ut: fritidsutstyr som […]

Innlegget er skrevet 10. januar 2019 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Makten ligger hos referatskriveren

Det bør være kamp om å få skrive møtereferatet; det desidert viktigste dokumentet som reflekterer både hvordan virksomheten ledes og utvikles, hvordan dens arbeidskultur fungerer, og ikke minst hvordan den (nære og fjerne) fremtid vurderes. Alle har vi vært i møter som begynner med: hvem skal skrive referatet? Og alle har vi vært den som […]

Innlegget er skrevet 15. oktober 2018 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Informasjonsforvaltningen må være uavhengig av konjunkturene

Det har skjedd en omfattende kunnskapsdrenering i olje- og gassvirksomheten i forbindelse med de store nedbemanningene og innskrenkningene gjennom flere år nå. Virksomheter som har tatt lett på sin informasjonsforvaltning, vil stå dårlig rustet når etterspørselen øker igjen. Det er hva vi både tror og sier. Eller vil det, forstemmende nok, vise seg at det […]

Innlegget er skrevet 11. juli 2018 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Arkivledere må lære å snakke med ledelsen

Mange ledere av interne servicefunksjoner, som arkiv, bibliotek og IKT, makter ikke å få sine ledere til å bidra til å satse for å utvikle tjenestene slik de ønsker. Kan det skyldes at de snakker med sine ledere om feil tema? Kan det være slik at de faglige argumentene får for stor plass fremfor det […]

Innlegget er skrevet 31. mai 2018 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Med applaus for biblioteket

Det er ikke ofte vi ser bedrifts- og virksomhetsledere fysisk applaudere biblioteket sitt. Det vanlige er at de ser på det som en utgiftspost med liten eller ingen forretningsmessig nytte, selv om det er forståelse for at det har en viss verdi for den enkelte ansatte som bruker det. Historien nedenfor fra et av våre […]

Innlegget er skrevet 4. mai 2018 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Trendbiblioteket – nyskapende nykommer

Riktig retning er alltid fremover. Dessuten er det morsommere å tenke fremover enn skue bakover. Mest kanskje fordi det er umulig å vite hva fremtiden egentlig vil bringe. Det gir rom for mye kreativitet og viltre sprang. I hvert fall tankemessige sprang. Vi får bare håpe bibliotekutredningen har greidd ta tilstrekkelig ”av” – og at sprangene […]

Innlegget er skrevet 7. mars 2018 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Informasjonsflommen – den glemte utfordringen

Mengden informasjon og dokumentasjon er ikke blitt mindre eller enklere å håndtere for de fleste virksomheter. Snarere tvert i mot er den forsterket av dagens eskalerende og til dels ukontrollerte teknologibruk, og som følge av utfordringene med «fake news» og «alternative fakta» fra kilder, institusjoner og personer tidligere ansett som etterrettelige og troverdige. Mange med ansvar for informasjonsforvaltningen (IM) […]

Innlegget er skrevet 2. februar 2017 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Internrevisjon – smart verktøy for økt ledelsesengasjement

Riktig gjennomført kan intern- og eksternrevisjoner være et effektivt virkemiddel for effektivisering og forbedring av informasjons- og dokumentforvaltningen i alle typer virksomheter. I mange sammenhenger er det snakk om to sider av samme sak, og burde derfor samordnes mer enn holdes atskilt slik de fleste virksomheter gjør i dag. Effekten vil trolig bli formidabel – […]

Innlegget er skrevet 6. desember 2016 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Gjennomføre, gjennomføre, gjennomføre

Det er tre (3) ting som er viktig å huske når man skal implementere en ny eller revidert IKT-løsning: implementere, implementere, implementere. Med andre ord: gjennomføre, gjennomføre, gjennomføre. Men god gjennomføringskraft er mer enn bare å sette i gang. Implementering, operasjonalisering og gjennomføringsevne er varianter av et hett tema for tiden, mest fordi det til […]

Innlegget er skrevet 24. august 2016 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Kaste ut og kjøpe nytt – eller utnytte mulighetene du har investert i?

Det er ikke noe nytt, vi har sett det i en årrekke. Og trenden fortsetter: kommuner som slår seg sammen, kjøper nye teknologiløsninger som skal gi nøyaktig de samme tjenestene og funksjonene som løsningene de allerede har. Hva er det som skurrer her? I disse dager (og i år fremover) vil kommuner og fylkeskommuner slå seg […]

Innlegget er skrevet 9. august 2016 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Solid ledelsesforankring vil alltid være et suksesskriterium

Ledelsesforankring – faktisk og reelt – er stadig like viktig, og kanskje viktigere enn før. Med nye ledelses- og organisasjonsformer, med kunnskapsbaserte organisasjoner og «empowered» medarbeidere, er behovet for felles retning, bygging av en åpen dele- og arbeidskultur, kreativitet og inspirasjon for økt innsats, større enn noen gang. Noen mistolker «empowerment» som frihet til å […]

Innlegget er skrevet 23. juni 2016 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Utfordrer eller utvikler delingsøkonomien folkebibliotekene?

Delingsøkonomien må også omfatte bøker, mener Abelia. Og sammenligner bibliotektjenester med frivillighet og gjenbruksstasjoner. Det vil gi oss bedre bibliotektjenester, hevder de. Delingsøkonomien har stått på dagsorden for myndigheter, fagorganisasjoner og fremtidsrettede bedrifter og gründere den siste tiden. Aftenpostens teknologikonferanse tidligere i år (27. januar 2016) har vært toneangivende for debatten som fulgte i fagblad og avisoppslag, hvor […]

Innlegget er skrevet 13. mars 2016 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Ensrettingens dilemma – ekstra strafferunde eller mulighetenes marked?

Et stadig gjentagende dilemma for mange virksomheter som inngår som en integrert del av et større, samarbeidende hele – som et konsern, en gruppe med samme eier, et departementsfellesskap, en kommune eller et kommunesamarbeid (eller andre sammenlignbare konstellasjoner), er pålegg fra helhetens «kjerne» eller øverste ledelse om standardiserte arbeidsprosesser og bruk av samme systemløsning. I […]

Innlegget er skrevet 11. mars 2016 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Syretesten på god informasjonsforvaltning skjer nå

Til nå har over 30000 mistet jobben sin i petroleumsnæringen. Når de går forsvinner verdifull erfaring og kompetanse. Mange vil ikke komme tilbake, men finner seg nytt arbeid og nye utfordringer i andre bransjer eller andre steder. Noen får utnyttet sin erfaring og kompetanse i nye konstellasjoner og sammenhenger. Mange andre – antakelig ikke. Slik […]

Innlegget er skrevet 22. februar 2016 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Mer teknologi – eller bedre tjenester for innbyggere og brukere?

Noe av det vi stadig må gjenta når det gjelder innføring av (ny) teknologi i informasjons- og kunnskapsforvaltningen, er at det handler om å oppnå forretningseffekter i form av varige og effektiviserende arbeidsprosesser som skal gi økt kvaliteten på tjenestene eller produktene for kundene (brukerne). Det betyr at det nesten alltid handler om organisasjons- og […]

Innlegget er skrevet 26. januar 2016 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Er det forskjell på dokumenter, arkivdokumenter og records?

En av de viktige oppgavene for arkivfunksjonen er på vegne av virksomheten den inngår i, å etablere kostnadseffektive rutiner og opplegg for håndtering av viktig informasjon og dokumentasjon. Det krever at vi vet 1) hva som er viktig informasjon og dokumentasjon, og 2) hva som er mest kostnadseffektiv håndtering for virksomheten totalt sett. Begge deler kan være […]

Innlegget er skrevet 20. januar 2016 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Mer relevant kan ikke fagbiblioteket bli

Fagbibliotekene tvinges til stadig å finne frem til nye bein å stå på – og som rettferdiggjør deres fortsatte eksistens og videre vekst. Overvåking av omverdenen er kanskje den tjenesten som gjør fagbibliotek aller mest relevant for virksomheten det skal betjene. Mer integrert i, og relevant for virksomheten enn å arbeide med overvåking av omverdenen, […]

Innlegget er skrevet 4. desember 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Slik gjør vi det her

Det er mye positivt med den norske arbeidsmodellen med stor grad av frihet for den enkelte. De fleste av oss er kunnskapsarbeidere som yter best når friheten er størst, og når vi samtidig gis anledning til å sprudle løs med kreativitet og initiativer for øvrig. Vel og bra og må naturligvis oppmuntres. Men helt uten […]

Innlegget er skrevet 12. november 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Records management er summen av tiltakene virksomheten iverksetter for å sikre kontroll med fremtiden

Records Management (RM) er en integrert del av informasjonsforvaltningen (IM – Information Management). Mange ser ut til å ville gjøre arkivforvaltningen (RM – records management) i private sektor til enda en faglig bås, organisatorisk og teknologisk. RM bør (som vi har vært inne på i tidligere innlegg) gjøres minst mulig omfattende. I praksis betyr det […]

Innlegget er skrevet 3. november 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Dokumentkontroll – driver vi egentlig med det i offentlig arkivforvaltning?

Dokumentkontroll er ikke nødvendigvis dokumentkontroll. Begrepet brukes mest i sin opprinnelige sammenheng i store og små utbyggingsprosjekter til havs og på land. Dokumentkontroll (Document Control) i prosjektsammenheng dreier seg i hovedsak om å sørge for at de riktige dokumentene blir laget, og å styre flyten av disse innenfor prosjektets rammer (internt og eksternt). Dokumenter skal lages […]

Innlegget er skrevet 14. oktober 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Tar det mer enn 5 minutter å lære, er det for dårlig

Hvor lang tid bruker bedrifter og offentlige virksomheter på å lære ansatte å Google og bruke Internett, egentlig? Antakelig null. Samtidig er for de fleste av oss nytteeffekten stor allerede fra første tastetrykk. Slik er det imidlertid ikke med sak- og arkivsystemene vi har tatt i bruk, eller er i ferd med å investere store […]

Innlegget er skrevet 6. oktober 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Neste generasjon arkivledere

Kommende generasjon arkivledere må ikke bare kunne faget sitt. De må sammenligne seg med de beste virksomhetsledere, for eksempel en som Umoes Jens Ulltveit-Moe* (for å ta en av dagens aktuelle). Offentlig sektor preges av omstilling og forandring. Utfordringene er store, med stadig sterkere krav til kostnadseffektivitet og resultatoppnåelse. Oppgaver som tradisjonelt har vært ivaretatt […]

Innlegget er skrevet 25. september 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Bibliotekarene må ut av biblioteket – og inn der brukerne er

«Det kryr av bibliotekaroppgaver bare de kommer seg ut av biblioteket. Kompetente bibliotekarer skal være der hvor brukerne er» hevder daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS, i et intervju med Bok og Bibliotek med tema omstilling i fagbibliotek. Karl Kalseth er opptatt av at fagbiblioteket må omstille seg for å møte nye utfordringer: Han hevder at omstillingsbehovet […]

Innlegget er skrevet 22. september 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Informasjonsforvaltningens strategiske roller

Som fagmennesker er vi alle opptatt av at informasjonsforvaltningen skal bli oppfattet som et strategiske virkemiddel for å forvalte informasjon (og kunnskap) som en ressurs for virksomheten vi arbeider i, offentlig eller privat. Det er ikke uten videre rett frem, for å si det enkelt. Mange av oss som har holdt på i en årrekke, […]

Innlegget er skrevet 17. september 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Det er effektene som skal innføres – ikke teknologien

Gjennomgang av nåsituasjonen avslører alt for ofte at både offentlige og private virksomheter når de innfører nytt sak- og arkivsystem, til tross for grundig teoretisk planlegging, møter på til dels store utfordringer og hindre som tar all fokus og innsats fra den egentlige hensikten med innføringen. Systemet i seg selv er bare ett av flere […]

Innlegget er skrevet 2. september 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Noark gir ubegrensede muligheter

Ofte opplever vi at virksomheter spør etter dyptpløyende Noark-kompetanse, også i sammenhenger hvor det åpenbart ikke er reelt behov, for eksempel at det er en privat virksomhet, eller det er snakk om å utarbeide kravspesifikasjon til et nytt arkivsystem. Vi tror det beror på gjenbruk av «gamle kunnskaper» («slik gjorde vi det før») og at […]

Innlegget er skrevet 1. september 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Prosesskartlegging viktig forutsetning for brukeraksept

Arkivsystemet er ikke lenger bare et dokumentlager med gjenfinningsmuligheter. Innføringskostnadene er ofte så store at virksomhetsledelsen stiller krav til at det skal bidra til økt arbeidseffektivitet, styrke samhandling, og gi bedre måloppnåelse i hele organisasjonen. Skal slike virksomhetsstrategiske mål nås, må løsningene som implementeres fungere optimalt for dem som skal bruke dem – saksbehandlerne (her […]

Innlegget er skrevet 23. august 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Passiviserende nasjonal bibliotekstrategi

Den nye Nasjonal bibliotekstrategi (august 2015) ville stått seg bedre som det den faktisk er: Nasjonalbibliotekets handlingsplan for fellestiltak til nye for folkebibliotekene de nærmeste årene. Tiltakene som lanseres er det sikkert bred enighet om, men som helhetlig bibliotekstrategi har den store mangler. Det taper folkebibliotekene på. Nasjonal bibliotekstrategi 2015-2018 er nylig (august 2015) publisert […]

Innlegget er skrevet 16. august 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Det handler om å høste

I disse dager er nyhetsmedia fulle av politikernes oppfordringer til omstilling og endringer i arbeidslivet – i måten vi organiserer oss på og i måten vi utfører arbeidsoppgavene på. Og mantraet er ikke bare at omstilling er helt nødvendig – men også at alle kan og må bidra. På vårt fagområde har undersøkelser (blant andre Dataforeningens […]

Innlegget er skrevet 29. juli 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Alle dokumenter skal ikke behandles som arkivdokumenter (records)

Håndteringen av arkivdokumenter (records management) er den mest omfattende delen av arkivforvaltningen – og dermed den som er mest kostbar for virksomheten, offentlig som privat. Å optimalisere og effektivisere arkivforvaltningen gir derfor direkte utslag på bunnlinjen. Nettopp det som virksomhetsledere er opptatt av. Offentlige som private virksomheter sliter, forståelig nok, med å etablere tilstrekkelig gode tiltak […]

Innlegget er skrevet 29. juli 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Informasjons- og dokumentforvaltningen skal være forretningsstyrt

La meg starte med en liten, men sann historie: Med hele forretningsledelsen i en bedrift som vi hadde oppdrag for, samlet rundt konferansebordet for å ta eierskap til innholdet i utkastet til overordnet policy for informasjonsforvaltning i selskapet, sier plutselig administrerende direktør så overrasket at han nesten faller av stolen: Skal vi (altså ledelsen) stille […]

Innlegget er skrevet 28. juli 2015 av Karl Kalseth Daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS
Kontakt

Teknologi

Teknologien alene er ikke løsningen, hevder Kunnskapsgartnerne Moderne informasjons- og dokumenthåndtering handler i stor grad om å bruke rett teknologi på rett plass i virksomheten. En korrekt sammenstilling av organisasjon og arbeidsmåter (eller prosesser om du vil), og informasjonsteknologi (IKT) er avgjørende for å oppnå forventet effektivisering og gevinster for øvrig. Alle arbeidsprosesser og oppgaver i […]