Teknologien alene er ikke løsningen, hevder Kunnskapsgartnerne
Moderne informasjons- og dokumenthåndtering handler i stor grad om å bruke rett teknologi på rett plass i virksomheten. En korrekt sammenstilling av organisasjon og arbeidsmåter (eller prosesser om du vil), og informasjonsteknologi (IKT) er avgjørende for å oppnå forventet effektivisering og gevinster for øvrig.
Alle arbeidsprosesser og oppgaver i en virksomhet utføres av en eller flere mennesker i bestemte roller (funksjoner), og alle arbeidsprosesser skaper, bruker og endrer informasjon i større eller mindre omfang. Det skal være enkelt å jobbe sammen, å dele, lagre og gjenbruke informasjon, kompetanse og kunnskap. Og du skal samtidig få oppfylt kravene til sporbarhet, sikkerhet og tilgjengelighet til informasjon og dokumenter. Du skal kunne stole på at løsningene du bruker bidrar til at du arbeider effektivt og innenfor de lover og regler som til enhver tid gjelder, internt og eksternt.
IKT-løsningene må dimensjoneres og tilrettelegges etter organisasjonens størrelse og faktiske behov. Og for at informasjon og dokumenter skal kunne deles gjennom de ulike arbeidsprosessene, mellom enkeltindivider og på tvers av organisasjon, nivå og kompetanse, trenger virksomheten en informasjonsarkitektur. Det hjelper lite å velge det dyreste verktøyet, like lite som det billigste, hvis du ikke har full oversikt over hva du faktisk trenger hvilket system til. Og hvilke løsninger som til sammen skaper en god og effektiv arbeidsflate for brukeren.