Det er ikke noe nytt, vi har sett det i en årrekke. Og trenden fortsetter: kommuner som slår seg sammen, kjøper nye teknologiløsninger som skal gi nøyaktig de samme tjenestene og funksjonene som løsningene de allerede har. Hva er det som skurrer her?
I disse dager (og i år fremover) vil kommuner og fylkeskommuner slå seg sammen og danne større og mer robuste enheter med enda bedre tjenestetilbud til sine innbyggere. I hvert fall er det politikernes tro. Og håp.
Men vi som ser kommunenes kravspesifikasjoner på såkalte «nye» arkiv- og saksbehandlingsløsninger, finner ikke antydninger til at det stilles krav som skal bidra til modernisering av arkivtjenestene, til større grad av digitalisering og mer effektive kommuneorganisasjoner og arbeidsmåter, eller at samhandling internt i de sammenslåtte kommunene og eksternt med innbyggerne og samfunnet forøvrig, skal effektiviseres og strømlinjeformes. Eller om hva man nå vil velge å stille av krav og forventninger til fremtidsrettede arkivfunksjoner i fremtidsrettede kommunale organisasjoner og virksomheter. Det ser ut som kommuner som slår seg sammen, kjøper nye teknologiløsninger for å erstatte dagens løsninger med de eksakt samme tjenestene og funksjonene som de har i dag. Nytenkningen er lik null. Fullt funksjonelle løsninger skrapes.
Før var fagbladene fulle av gode råd og eksempler på hvordan virksomheter hadde oppnådd, eller kunne oppnå, større produktivitet og økonomisk effektivitet ved bedre å utnytte investeringene de allerede hadde gjort i (datidens moderne) teknologi. Gjennom integrasjoner, tredjepartsleverandører, smartere konfigureringer, og gjennom mer brukervennlige og smidige bruker-grensesnitt. Og sikkert på mange andre måter også. Mantraet var økt kostnadseffektivitet gjennom økt utnyttelse av allerede investerte løsninger, og fra forlenget levetid for løsningene.
Slik er det tydeligvis ikke lenger. Teknologien er vesentlig billigere, det er så. Mye mer fleksibel er den også. Mulighetene vi den gang kun hadde som visjoner om fremtiden, er blitt gjengse for lengst. Og i mange tilfeller faktisk blitt avleggs og forbigått og erstattet med totalt nye muligheter. Men totalkostnadene er ikke nødvendigvis lavere for den som ser konkurransefortrinn i å ligge et hakk foran konkurrentene, som ser verdien i å organisere annerledes, jobbe annerledes og ha som mål å være «frontrunners», ligge et hestehode foran de fleste. Prisen på konsulentene som skal tilpasse systemene til arbeidsprosessene, til større effektivitet, til kunde-tilpassing og alskens digitalisering, er derimot vesentlig større. I vår bransje: Se på SAP, se på SharePoint, se på nettbaserte samhandlingsløsninger som profileres som «out-of-the-box». Og ikke minst, se tilbake på de offentlige IKT-skandaleprosjektene.
Standardløsningene er OK for den som har enkle behov. Mindre OK for den som vil mer enn det ordinære.
Som rådgivere og konsulenter flest, tar vi alltid tempen på virksomheten vi skal arbeide i. Hva er gjort som fungerer tilfredsstillende og som vi kan bygge videre på? Hva trengs det gjøres noe med? Alt for ofte – tilnærmet alltid – ser vi at det slurves med implementeringen av organisasjon og kompetanse, verktøy og rutiner. Implementeringsprosjektene fokuserer mest på system, lite på arbeidsorganisasjon og organisasjonens utfordringer som systemene skal være med på å løse. Derfor bli systemet syndebukken når noe ikke fungerer selv om problemet egentlig ligger andre steder.
Og dermed kaster tydeligvis mange ut dagens fullt funksjonelle løsning og bestiller ny med samme funksjonalitet, men kanskje med litt mer moderne knapper og farger. Forstå det den som vil.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).