Det er mye positivt med den norske arbeidsmodellen med stor grad av frihet for den enkelte. De fleste av oss er kunnskapsarbeidere som yter best når friheten er størst, og når vi samtidig gis anledning til å sprudle løs med kreativitet og initiativer for øvrig. Vel og bra og må naturligvis oppmuntres. Men helt uten retningslinjer og visse rutiner kan arbeidsutøvelsen ikke være.
Ett av områdene hvor det trengs mer kustus og mindre «jeg gjør hva jeg vil», er innen informasjons- og dokumentforvaltningen. Her er lederes unnfallenhet og medarbeideres egenrådighet direkte ødeleggende for fellesskapsdeling, kunnskapsutvikling og kostnadskontroll. Men siden få ledere bryr seg, er kanskje ikke det så farlig allikevel? Businessen går jo så bra…
Du kjenner kanskje igjen en ikke spesielt uvanlig situasjon fra der du arbeider: en medarbeider synes at det er for tungvint og byråkratisk å måtte skrive sine notater i saksbehandlersystemet i forbindelse med en pågående saksbehandling: nemlig å åpne notatmalen og starte skrivingen. Dessuten klager vedkommende over at notatet blir synlig for andre medarbeidere selv om det ikke er ferdigskrevet eller godkjent som endelig. Han vil gjøre som han alltid har gjort – skrive i word, ha det liggende på sitt private arbeidsområde inntil det er «modnet» ferdig, og først da sende det som vedlegg i epost til rette vedkommende uten mer godkjenning eller videre behandling. Han vil selv bestemme hvem andre (inkludert egen foresatt) som skal få se dokumentet. Først når reaksjonen på dokumentet foreligger, vil han sende det (eventuelt sende det) som vedlegg i en særskilt epost til arkivet for arkivering. Eller hvis han ikke får noen reaksjon, først etter noen år sende det til arkivet i forbindelse med en såkalt «opprydding» på serverområdet.
Å sabotere regler og rutiner har ingen konsekvenser
Når så arkivtjenesten vil instruere vedkommende til å følge rutinene og å starte skrivingen fra saksbehandlerløsningen slik at arkivering, deling og medvirkning er sikret fra første steg, går han til sin linjeleder og «beklager seg» om hvor tungvint det hele er. Og så skjer det fatale: han får «medlidenhet» (må vi vel kalle det) og et «jeg skjønner deg godt» og «gjør som du pleier slik at jobben blir gjort, det er det viktigste» og et klapp på skulderen om at «det ordner seg nok». Med andre ord, det gis stor frihet fra ledelsen til «å gjøre som man vil». Det har heller ingen praktiske konsekvenser å sabotere bruken av system eller rutiner. Man oppmuntres til å gjøre ting på sin måte. Som betyr hver enkelt ansatte sin måte. Dessverre legger de færreste systemene til rette for det.
Slik kan vi ikke ha det. Regler er nødvendige for at virksomheten skal fungere effektivt, og for at den skal være i overensstemmelse med lover og forskrifter og krav og anbefalinger for øvrig. At det er en diskusjon om hvor mye som trengs av regler versus frihet, er sunt. Organisasjonsforskere sier at «det er balansen mellom det løse og det rigide, mellom anarki og tydelighet, og mellom orden og kaos som er løsningen for organisasjoner flest*». De har også funnet ut at selskaper med suksess har tydelige, strukturelle rammer for sine ansatte. Det krever god lederforankring.
God informasjons- og dokumentforvaltning er et slikt rammeverk som krever overordnet styring i forretningsmessig retning (Governance), automatiserte prosesser (digitalisering), og klare meldinger til alle ansatte om at slik gjør vi det her.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).
(* se for eksempel Tom Karp, Endringer i organisasjoner, 2014)
Illustrasjon: Storm P