Riktig gjennomført kan intern- og eksternrevisjoner være et effektivt virkemiddel for effektivisering og forbedring av informasjons- og dokumentforvaltningen i alle typer virksomheter. I mange sammenhenger er det snakk om to sider av samme sak, og burde derfor samordnes mer enn holdes atskilt slik de fleste virksomheter gjør i dag. Effekten vil trolig bli formidabel – for informasjons- og dokumentforvaltningen.
Vi som arbeider med moderne og fremtidsrettet informasjons- og dokumentforvaltning, vet at det er tette sammenhenger mellom informasjonsforvaltning og kvalitetsstyring. Vi vet at intern- og eksternrevisjon er et viktig element i kvalitetsarbeidet. Kvalitet handler ikke bare om styringsstrukturer og -dokumentasjon, men vel så mye om forståelse og holdninger til etablerte ledelses- og arbeidsfilosofier, til internt og eksternt regelverk, målrettet bruk av kompetanse og kunnskap, erfaringsgenerering og -utnyttelse, og ikke minst gjennomføringskraft og -evne. Kvalitetsledere arbeider med de samme utfordringene som ledere av informasjonsforvaltningen. Forskjellen (hvis det er noen) er at de i mye større grad har oppnådd bedre topplederforankring, og kan således gjennomføre tiltak med full støtte fra ledelsen og virksomheten for øvrig. Her har ledere av informasjonsforvaltning åpenbart mye å lære.
Finansdepartementet har gitt anbefalinger i rundskriv
Det store oppsvinget i kvalitetsarbeid og internrevisjon rent generelt i Norge, kom med utbyggingen av petroleumsvirksomheten, som utnyttet erfaringene fra blant annet atomindustrien, som hadde utviklet omfattende styrings- og regelverk i forbindelse med atomenergiforskningen. Nå har kvalitets- og internrevisjoner fått stort omfang på mange samfunnsområder, men spesielt innen offentlig forvaltning. Finansdepartementets rundskriv R117 gir føringer og anbefalinger for hvordan dette arbeidet bør skje i et offentlige. Til tross for den til dels store allmenne utbredelsen, finner vi alt for sjeldent kvalitetsprinsipper og -metodeverk hvor internrevisjoner inngår, systematisert innen våre fagområder.
Internrevisjon styrker ledelsesforankring og medarbeidermedvirkning
Hensikten med internrevisjonen er at den skal gi objektive bekreftelser, råd og innsikt til ledere i en virksomhet i deres bestrebelser på å forbedre driftsaktivitetene. Det skjer blant annet ved at det settes opp revisjonsplaner som godkjennes av toppledelsen, og som målretter evalueringene til områder som må forbedres med tanke på effektivitet, hensiktsmessighet, risiko, kontroll eller Governance (virksomhetsstyring). Erfaringene våre visere at det ofte raskt gjennomføres positive forbedringstiltak, og at effektivitetsgevinster tas ut allerede tidlig i enheter som får vite at de kommer til å bli «revidert» i løpet av året. Slik sett er internrevisjon et smart verktøy for økt ledelsesforankring, for leder- og medarbeidermedvirkning, læring og forbedring uten at det må settes inn store prosjekt- eller ressursinnsatser for å oppnå disse.
Internrevisjoner utføres av virksomheten selv og er innrettet for forbedringstiltak av egne aktiviteter. Eksternrevisjon utføres av andre enn virksomheten selv, det være seg myndigheter, kunder, samarbeidspartnere, andre fagetater (fagfeller) eller eksterne parter i helt andre konstellasjoner. Mange ganger handler det om hvor åpen og mottakelig en virksomhet er for synspunkter og innspill utenfra (eller innenfra). Da er revisjon som verktøy et effektivt og målrettet format å bruke.
Eksempler fra offentlig virksomhet
Innen våre fagområder kjenner vi Riksrevisjonens gjennomgang av kommunale arkiver. Riksrevisjonen har også gjennomgått arkivtjenestene i departementene. Riksarkivet gjennomfører på eget initiativ, eller på bakgrunn av utilsiktede hendelser, eller henvendelser, tilsyn av offentlige virksomheters arkivfunksjoner. Det finnes sikkert mange andre eksempler også. Dessuten benytter mange konsulentselskaper egne metodikker og verktøy for kritisk gjennomgang av hvor godt offentlig og privat informasjonsforvaltning og arkivtjenester faktisk fungerer.