Bærekraftig bibliotekutvikling krever moderne metoder

Skal vi få til en moderne, fremtidsrettet og bærekraftig utvikling av bibliotekene våre, må vi ta i bruk nye metoder og metodikker som både utfordrer og forbedrer dagens bibliotektjenester og -organisering. Tjenestedesign er et slikt metodegrunnlag som vil tjene bibliotekene godt.

Over mange år har bibliotek, særlig fagbibliotek, blitt utfordret av ledelsen i virksomhetene de er en del av, om deres berettigelse, økonomi, omfang og tjenester. Mange bibliotekledere kommer i harnisk når det stilles spørsmål fra øverste ledelse om bibliotekets virke. Mer konstruktivt er det å se på situasjonen som en kjærkommen anledning til å engasjere ledelsen i å utforme bibliotekets organisasjon, tjenesteportefølje og virksomhet for øvrig.

>Les også: Solid ledelsesforankring alltid et suksesskriterium

Fagbibliotek legges ned

Mange mener at det er en trend at fagbibliotek legges ned. Årsaken til det er mange ganger bibliotekleders manglende erfaring med å kommunisere med ledelsen «på ledelsens premisser» for å si det slik. De fleste ledere er opptatt av at ressursene, også bibliotekets, benyttes til beste for ansatte og virksomheten i stort. Da er de alltid villige til både å lytte og bidra til at det blir bedre, hvis det er utgangspunktet. Derimot har de liten sans for fagledere som hårdnakket står på sitt, eller som ikke evner eller er villige til å vurdere fra kanskje helt andre synsvinkler enn den faglige, tradisjonelle.

Det behøver ikke være slik at bibliotek alltid legges ned som konsekvens av å bli utfordret. Det er mange eksempler på at bibliotek blir utviklet, utvidet og faktisk opprettet fordi ledelsen etterspør bedre virksomhetstilpassing av dets tjenester.

>Les også: Må lære å snakke med ledelsen

Endret brukeradferd krever nye tilnærminger

Utfordringene er ikke små. Antakelig tvert imot. Informasjonsteknologien har ikke bare effektivisert store deler av bibliotekenes tjenester, men også økt kompleksiteten og gitt brukerne muligheter til å håndtere sine informasjonsbehov på en helt annen måte enn tidligere. Det betyr at bibliotekene må finne nye tilnærminger til hvordan de skal være til nytte for sine brukere, og moderinstitusjoner, ut over å fortsette som før. Mange opplever at bibliotekarkompetansen trengs i stadig nye sammenhenger, men har utfordringer med både å tydeliggjøre de (eventuelle) nye rollene, og ikke minst komme i konstruktiv dialog og samhandling med ledere og brukere på disse områdene. Stort sett havner bibliotekarene i de tradisjonelle rollene i bibliotek, kommunikasjon og IKT. Potensialet (som de fleste moderne bibliotekarer ser, tror jeg) ligger langt ut over disse.

>Les også: Mer relevant kan ikke fagbiblioteket bli

Prosjektet Libshake: utvikling av små fagbibliotek

Et nylig avsluttet prosjekt under ledelse av de rådgivende bibliotekarene (bildet) Tereza Barbosa da Silva (Oslo Politidistrikt) og Tale Grøtte (IMDI) i et samarbeid med Småbib – forum for bibliotekarer i små fagbibliotek og Institutt for Informatikk ved Universitetet i Oslo, og med økonomisk støtte fra Nasjonalbiblioteket, er et godt eksempel på å ta bibliotekenes utfordringer på alvor. Formålet har vært å ta i bruk kjente metoder fra andre utviklingsområder, i bibliotekutvikling i både offentlige og private bibliotek, fag- og folkebibliotek. Det har vært viktig å finne frem til et metodeverk som er enkelt og som lar seg bruke i mange «settinger».

>Les også: Prosesskartlegging viktig forutsetning for brukeraksept

>Les også: LibraryUX – brukeropplevelse i bibliotek

Tjenestedesign og designtekning i bibliotek

Metodikken som er brukt som utgangspunkt kalles tjenestedesign og designtekning, hvor en kan ta utgangspunkt i et problemområde, en situasjonsbeskrivelse, eller kanskje et ønske om å oppnå noe, eller gjøre noe med en utfordring. Gjennom en strukturert, men fleksibel, prosess (faser) kommer deltagerne i fellesskap frem til et resultat. I prinsippet skal da dette resultatet være omforent blant dem som deltar i prosessen. Slik sett bør deltagerne være nøye utvalgt for nettopp å sikre denne omforente løsningen. Ikke bare brukere, men også besluttende ledere må være med. Metodikken er ikke begrensende i hvem som kan delta; å involvere både interne og eksterne «influensere» kan være et smart trekk. Riktig brukt vil metodikken stimulere kreativitet og nytenkning, men hele tiden (gjennom deltagerne) sikre at resultatene er gjennomførbare i praksis. Dette i motsetning til mer tradisjonelle «strategiprosesser» som gjerne sporer av, for å si det slik.

>Les også: Definisjon tjenestedesign

Tjenestedesign et must i alle bibliotek

Libshake-prosjektet har utarbeidet et vedlegg til sluttrapporten fra prosjektet, og som gir en steg-for-steg veiledning i hvordan bruke metodikken i en biblioteksammenheng.

I rapporten lanseres også ideen om en «hub», en praktisk, åpen møteplass for bibliotekarer og alle andre som vil diskutere og dele erfaringer, metoder, løsninger med andre på (gjerne) avgrensede tema: «Et fint utgangspunkt for en hub eller en lab (innenfor informasjonsforvaltning, kunnskapsforvaltning, bibliotekpolitikk eller bibliotekutvikling) er å legge til rette for samarbeid mellom fagpersoner innenfor akademia, forvaltningen og andre fagpersoner på praksisfeltet. Å jobbe med utvikling, innovasjon og politikk innenfor [disse fagfeltene] kunne ha hatt godt av en møteplass med tilgang til prosessleder/fasilitator. Et verksted og/eller et nettverk kan gi nye perspektiver og retninger på felles problemstillinger [..]» skriver prosjektlederne.

Så får vi håpe noen tar opp ballen?

Mer av det samme gir mer av det samme

Om og om igjen prøver vi å finne frem til tiltak som skal bedre bibliotekets (eller arkivets) situasjon og posisjon i virksomheten. Og om og om igjen ender vi opp med de samme tiltakene som sist. Kanskje på tide å innse at mer av det samme ikke gir noe annet resultatet enn mer av det samme?

Ta en titt på Oslo. Byrådet har innsett at de må gjøre noe med CO2 og luftforurensing. De iverksetter klimatiltak i tråd med ambisjonene i Paris-avtalen og på bakgrunn av en mengde andre gode intensjoner fra en liste lengre enn lengst, og som tydeligvis stadig utvides. Og fordi byen har blitt kåret (eller  «kjøpt seg» som onde tunger sier) EU-miljøhovedstad 2019. Nok om det. Poenget er at for å kunne komme høyt opp på rankingen over byer med gode og effektive (?) miljøtiltak, har bymiljøetaten valg å gjennomføre temmelig radikale og gjennomgripende tiltak. Som å prioritere gange og sykling framfor privatbilisme. I praksis «forby» bilkjøring ved å fjerne parkeringsplasser i hele bykjernen. Skilte gater med innkjøring forbudt for privatbiler. Lede de få bilgatene i retninger som for brukerne er uhensiktsmessige og bort fra der de skal. Konsekvensene gir stor applaus fra noen, sterke mishag-ytringer fra andre. Slik det alltid er.

Tiltak mange kanskje trodde ikke ville kunne la seg gjennomføre for bare få strakser siden, er nå så godt som gjennomført.

Det meste er prøvd før

Kanskje kan vi tenke og gjøre tilsvarende i biblioteket (eller arkivet) også? Gode, faglige tiltak som har vært utprøvd og gjennomført av mange før oss, og av oss selv, har sjelden ført til at bibliotekets status, rolle, anerkjennelse, oppgaver og bruk endres eller forbedres nevneverdig. Stadige brukerundersøkelser gir de samme resultatene: noen er kjempefornøyde og vil ha det som de alltid har hatt det. Mens andre kommer med gode innspill til forbedringer eller med (for så vidt kjente) behov som vi ikke har hatt tid eller ressurser  for å gjennomføre tidligere. Og ikke har nå heller. Tid og ressurser.

Så setter vi opp tiltakslista: vi må få  ledelsen mer aktivt med. Vi må bli mer synlige. Vi må markedsføre mer. Vi må gi mer opplæring. Vi må formidle mer digitalt. Vi må trekker brukerne tettere til oss. Lista er lang og er som blåkopier av forrige års liste. Og av året før det igjen. Og av listene til fagbibliotekene vi samarbeider tettest med. Mange gode tiltak som i realiteten betyr mer av den samme innsats som før, og som vi vet gir bare inkrementelle forbedringer.

På tide å ta mer radikale grep

Jeg har sett mange gode forslag i brukerundersøkelser og brukerintervjuer. Alt for ofte blir de dessverre vurdert som aparte eller «på siden av» det vi er på jakt etter som svar og innspill. Men kanskje er det nettopp disse svarene som bør tillegges mest vekt når tiltak prioriteres og skal gjennomføres? Tiltakene som ikke er blitt prøvd før.

Det som trengs er evne til å lytte til og forstå de såkalte «sære» innspillene. De gir grunnlag for annerledes grep som kan gi større og mer gjennomgripende effekter. Som å nytte-orientere biblioteket. Som å gjøre biblioteket uunnværlig i det daglige arbeidet for ansatte og ledere. Som å bruke teknologien mer som en komplett og fullverdig leveransekanal enn bare til kommunikasjon- og formidling slik de fleste gjør. Alle disse betyr radikale endringer i bibliotekets tjenester. Hvis de tas på alvor.

Mer av det samme virker ikke

Mange sier de gjør jo nettopp det. Ikke. De frykter antakelig konsekvensene for de tradisjonelle tjenestene og oppgavene de er vant med å levere og arbeide med? Vi ender som regel opp med fine handlingsplaner med tiltak vi føler oss bekvemme i. Og som vi har årelang erfaring fra å arbeide med. Vi setter opp tiltak som bekrefter det vi vi allerede vet, eller allerede har tenkt å gjøre uansett.

Ikke rart da at vi arbeider med de samme tiltakene år etter år. Ikke smart.

Les også: Bibliotekarene må ut av biblioteket og inn der brukerne er; Mer relevant blir ikke fagbiblioteket

[Foto: Sturlason, Oslo kommune]