Hva er beste praksis informasjonsforvaltning?

Alle virksomhetsledere er opptatt av optimal bruk av ressurser i sin virksomhet, at oppgavene som må utføres skjer innenfor en forsvarlig og hensiktsmessig ramme både økonomisk og praktisk. Et slikt rammeverk kalles gjerne god praksis eller «beste praksis». Men hva er beste praksis?

Mange bruker begrepet beste praksis i til dels svært forskjellige sammenhenger. Mange vil også hevde at slik de gjør det hos seg, nettopp er beste praksis. At oppgaver ikke kan løses bedre. At det siste ikke er tilfelle, vet vi alle. At det er store uklarheter om hva som er, eller omforent oppfattes som å være, beste praksis, er med på å gjøre begrepet og hvordan det brukes, både uklart og kanskje meningsløst.

Godt verktøy for lederforankring

Enkelt sagt er beste praksis er virkemiddel, et mål, på hvordan virksomheter leder, organiserer og produserer tjenester og produkter. Hvordan de samhandler med og betjener sine kunder/brukere. Beste praksis er således en form for bekreftelse på at en virksomhet gjør ting riktig. Noen vil kalle det en «benchmarking»: en målestokk på hvor virksomheten befinner seg på en skala fra elendig til fremragende. Derfor er også mange opptatt av at de følger en beste praksis innen sitt virkeområde. Ledere vil være opptatt av at virksomheten skårer tilstrekkelig høyt på en beste praksis-skala.

Les også: Slik gjør vi det her

Den som skårer lavt behøver ikke fortvile, heller tvert i mot. De har nå et fenomenalt verktøy til bedre lederforankring av hvilke tiltak som må iverksettes for å forbedre situasjonen.

Alt er ikke beste praksis

All praksis er ikke beste praksis. Det må foreligge noen kriterier som identifiserer hva som er, og dermed ikke er, slik praksis. På vårt fagfelt, moderne, digital informasjonsforvaltning, svermer noen til at internasjonale standarder for informasjons- og dokumentforvaltning kan være et slikt parametersett å måle seg opp mot. Velrenommerte lære- og fagbøker kan være et annet utgangspunkt. Et tredje, og kanskje mer hensiktsmessig alternativ, er å etablere et parametersett basert på hva som fungerer godt i det daglige i den type virksomhet det er snakk om. Da vil også de praktiske erfaringene fra å bruke eller følge anbefalinger i de to første alternativene, også komme til nytte.

Les også: Informasjonsforvaltningen skal være forretningsstyrt

Men ikke minst vil ledere lettere la seg overbevise (positivt eller negativt) når sammenligningene er reelle og ikke teoretiske. Ledere vil også være opptatt av at alle deler av virksomheten ikke må være 100% i henhold til en teoretisk modell (eller standard), men at forretnings- og fagledelsen sammen kan komme frem til det mest hensiktsmessige nivået å legge seg på i nettopp denne virksomheten. Derfor er heller ikke en ukritisk kopiering av hva andre gjør veien å gå.

Les også: Arkivledere må lære å snakke med ledelsen

Verktøy for helhetlig informasjonsforvaltning

Når man setter opp indikatorene eller parameterne for tilstrekkelig god informasjonsforvaltning i en virksomhet, blir helhetsperspektivet avgjørende viktig. Måten vi gjør ting på må ses i en helhetlig sammenheng. For eksempel kan vi ikke innføre avanserte teknologiske løsninger uten å ha kompetanse til å forstå hvordan de best implementeres, utnyttes og brukes. Vi må ha lederforankring for å få gjennomslag for de organisatoriske og praktiske endringer som naturlig følger (hvis vi vil) av innføringen. Og vi må ha både leder- og brukermedvirkning om måten teknologien skal brukes på slik at den ikke fungerer uavhengig av, eller på tvers av, effektive arbeidsprosesser. Eller stenger for ytterligere effektivisering av måter ting gjøres på. Dette høres selvsagt ut, men er det ikke i praksis.

Beste praksis modell

På et overordnet plan må vi kunne kategorisere kriteriene for beste praksis informasjonsforvaltning slik:

• Ledelsesforankring («Governance» på fint)
• Kompetanse
• Hensiktsmessige arbeidsprosesser
• Relevant(e) teknologi(er)
• Fullført implementering

God eller fremragende informasjonsforvaltning krever ikke topp skår på hver enkelt av disse kategoriene. Mest sannsynlig ville det gi en lite brukervennlig og samtidig kostbar beste praksis informasjonsforvaltning – altså en motsatt effekt enn hva hensikten er. Målet er med andre ord ikke å være best i alt, men at praksisen er tilpasset faktiske behov på en slik måte at virksomheten oppnår optimale forretningseffekter, at den fungerer effektivt og målrettet.