Bærekraftig bibliotekutvikling krever moderne metoder

Skal vi få til en moderne, fremtidsrettet og bærekraftig utvikling av bibliotekene våre, må vi ta i bruk nye metoder og metodikker som både utfordrer og forbedrer dagens bibliotektjenester og -organisering. Tjenestedesign er et slikt metodegrunnlag som vil tjene bibliotekene godt.

Over mange år har bibliotek, særlig fagbibliotek, blitt utfordret av ledelsen i virksomhetene de er en del av, om deres berettigelse, økonomi, omfang og tjenester. Mange bibliotekledere kommer i harnisk når det stilles spørsmål fra øverste ledelse om bibliotekets virke. Mer konstruktivt er det å se på situasjonen som en kjærkommen anledning til å engasjere ledelsen i å utforme bibliotekets organisasjon, tjenesteportefølje og virksomhet for øvrig.

>Les også: Solid ledelsesforankring alltid et suksesskriterium

Fagbibliotek legges ned

Mange mener at det er en trend at fagbibliotek legges ned. Årsaken til det er mange ganger bibliotekleders manglende erfaring med å kommunisere med ledelsen «på ledelsens premisser» for å si det slik. De fleste ledere er opptatt av at ressursene, også bibliotekets, benyttes til beste for ansatte og virksomheten i stort. Da er de alltid villige til både å lytte og bidra til at det blir bedre, hvis det er utgangspunktet. Derimot har de liten sans for fagledere som hårdnakket står på sitt, eller som ikke evner eller er villige til å vurdere fra kanskje helt andre synsvinkler enn den faglige, tradisjonelle.

Det behøver ikke være slik at bibliotek alltid legges ned som konsekvens av å bli utfordret. Det er mange eksempler på at bibliotek blir utviklet, utvidet og faktisk opprettet fordi ledelsen etterspør bedre virksomhetstilpassing av dets tjenester.

>Les også: Må lære å snakke med ledelsen

Endret brukeradferd krever nye tilnærminger

Utfordringene er ikke små. Antakelig tvert imot. Informasjonsteknologien har ikke bare effektivisert store deler av bibliotekenes tjenester, men også økt kompleksiteten og gitt brukerne muligheter til å håndtere sine informasjonsbehov på en helt annen måte enn tidligere. Det betyr at bibliotekene må finne nye tilnærminger til hvordan de skal være til nytte for sine brukere, og moderinstitusjoner, ut over å fortsette som før. Mange opplever at bibliotekarkompetansen trengs i stadig nye sammenhenger, men har utfordringer med både å tydeliggjøre de (eventuelle) nye rollene, og ikke minst komme i konstruktiv dialog og samhandling med ledere og brukere på disse områdene. Stort sett havner bibliotekarene i de tradisjonelle rollene i bibliotek, kommunikasjon og IKT. Potensialet (som de fleste moderne bibliotekarer ser, tror jeg) ligger langt ut over disse.

>Les også: Mer relevant kan ikke fagbiblioteket bli

Prosjektet Libshake: utvikling av små fagbibliotek

Et nylig avsluttet prosjekt under ledelse av de rådgivende bibliotekarene (bildet) Tereza Barbosa da Silva (Oslo Politidistrikt) og Tale Grøtte (IMDI) i et samarbeid med Småbib – forum for bibliotekarer i små fagbibliotek og Institutt for Informatikk ved Universitetet i Oslo, og med økonomisk støtte fra Nasjonalbiblioteket, er et godt eksempel på å ta bibliotekenes utfordringer på alvor. Formålet har vært å ta i bruk kjente metoder fra andre utviklingsområder, i bibliotekutvikling i både offentlige og private bibliotek, fag- og folkebibliotek. Det har vært viktig å finne frem til et metodeverk som er enkelt og som lar seg bruke i mange «settinger».

>Les også: Prosesskartlegging viktig forutsetning for brukeraksept

>Les også: LibraryUX – brukeropplevelse i bibliotek

Tjenestedesign og designtekning i bibliotek

Metodikken som er brukt som utgangspunkt kalles tjenestedesign og designtekning, hvor en kan ta utgangspunkt i et problemområde, en situasjonsbeskrivelse, eller kanskje et ønske om å oppnå noe, eller gjøre noe med en utfordring. Gjennom en strukturert, men fleksibel, prosess (faser) kommer deltagerne i fellesskap frem til et resultat. I prinsippet skal da dette resultatet være omforent blant dem som deltar i prosessen. Slik sett bør deltagerne være nøye utvalgt for nettopp å sikre denne omforente løsningen. Ikke bare brukere, men også besluttende ledere må være med. Metodikken er ikke begrensende i hvem som kan delta; å involvere både interne og eksterne «influensere» kan være et smart trekk. Riktig brukt vil metodikken stimulere kreativitet og nytenkning, men hele tiden (gjennom deltagerne) sikre at resultatene er gjennomførbare i praksis. Dette i motsetning til mer tradisjonelle «strategiprosesser» som gjerne sporer av, for å si det slik.

>Les også: Definisjon tjenestedesign

Tjenestedesign et must i alle bibliotek

Libshake-prosjektet har utarbeidet et vedlegg til sluttrapporten fra prosjektet, og som gir en steg-for-steg veiledning i hvordan bruke metodikken i en biblioteksammenheng.

I rapporten lanseres også ideen om en «hub», en praktisk, åpen møteplass for bibliotekarer og alle andre som vil diskutere og dele erfaringer, metoder, løsninger med andre på (gjerne) avgrensede tema: «Et fint utgangspunkt for en hub eller en lab (innenfor informasjonsforvaltning, kunnskapsforvaltning, bibliotekpolitikk eller bibliotekutvikling) er å legge til rette for samarbeid mellom fagpersoner innenfor akademia, forvaltningen og andre fagpersoner på praksisfeltet. Å jobbe med utvikling, innovasjon og politikk innenfor [disse fagfeltene] kunne ha hatt godt av en møteplass med tilgang til prosessleder/fasilitator. Et verksted og/eller et nettverk kan gi nye perspektiver og retninger på felles problemstillinger [..]» skriver prosjektlederne.

Så får vi håpe noen tar opp ballen?

Mer av det samme gir mer av det samme

Om og om igjen prøver vi å finne frem til tiltak som skal bedre bibliotekets (eller arkivets) situasjon og posisjon i virksomheten. Og om og om igjen ender vi opp med de samme tiltakene som sist. Kanskje på tide å innse at mer av det samme ikke gir noe annet resultatet enn mer av det samme?

Ta en titt på Oslo. Byrådet har innsett at de må gjøre noe med CO2 og luftforurensing. De iverksetter klimatiltak i tråd med ambisjonene i Paris-avtalen og på bakgrunn av en mengde andre gode intensjoner fra en liste lengre enn lengst, og som tydeligvis stadig utvides. Og fordi byen har blitt kåret (eller  «kjøpt seg» som onde tunger sier) EU-miljøhovedstad 2019. Nok om det. Poenget er at for å kunne komme høyt opp på rankingen over byer med gode og effektive (?) miljøtiltak, har bymiljøetaten valg å gjennomføre temmelig radikale og gjennomgripende tiltak. Som å prioritere gange og sykling framfor privatbilisme. I praksis «forby» bilkjøring ved å fjerne parkeringsplasser i hele bykjernen. Skilte gater med innkjøring forbudt for privatbiler. Lede de få bilgatene i retninger som for brukerne er uhensiktsmessige og bort fra der de skal. Konsekvensene gir stor applaus fra noen, sterke mishag-ytringer fra andre. Slik det alltid er.

Tiltak mange kanskje trodde ikke ville kunne la seg gjennomføre for bare få strakser siden, er nå så godt som gjennomført.

Det meste er prøvd før

Kanskje kan vi tenke og gjøre tilsvarende i biblioteket (eller arkivet) også? Gode, faglige tiltak som har vært utprøvd og gjennomført av mange før oss, og av oss selv, har sjelden ført til at bibliotekets status, rolle, anerkjennelse, oppgaver og bruk endres eller forbedres nevneverdig. Stadige brukerundersøkelser gir de samme resultatene: noen er kjempefornøyde og vil ha det som de alltid har hatt det. Mens andre kommer med gode innspill til forbedringer eller med (for så vidt kjente) behov som vi ikke har hatt tid eller ressurser  for å gjennomføre tidligere. Og ikke har nå heller. Tid og ressurser.

Så setter vi opp tiltakslista: vi må få  ledelsen mer aktivt med. Vi må bli mer synlige. Vi må markedsføre mer. Vi må gi mer opplæring. Vi må formidle mer digitalt. Vi må trekker brukerne tettere til oss. Lista er lang og er som blåkopier av forrige års liste. Og av året før det igjen. Og av listene til fagbibliotekene vi samarbeider tettest med. Mange gode tiltak som i realiteten betyr mer av den samme innsats som før, og som vi vet gir bare inkrementelle forbedringer.

På tide å ta mer radikale grep

Jeg har sett mange gode forslag i brukerundersøkelser og brukerintervjuer. Alt for ofte blir de dessverre vurdert som aparte eller «på siden av» det vi er på jakt etter som svar og innspill. Men kanskje er det nettopp disse svarene som bør tillegges mest vekt når tiltak prioriteres og skal gjennomføres? Tiltakene som ikke er blitt prøvd før.

Det som trengs er evne til å lytte til og forstå de såkalte «sære» innspillene. De gir grunnlag for annerledes grep som kan gi større og mer gjennomgripende effekter. Som å nytte-orientere biblioteket. Som å gjøre biblioteket uunnværlig i det daglige arbeidet for ansatte og ledere. Som å bruke teknologien mer som en komplett og fullverdig leveransekanal enn bare til kommunikasjon- og formidling slik de fleste gjør. Alle disse betyr radikale endringer i bibliotekets tjenester. Hvis de tas på alvor.

Mer av det samme virker ikke

Mange sier de gjør jo nettopp det. Ikke. De frykter antakelig konsekvensene for de tradisjonelle tjenestene og oppgavene de er vant med å levere og arbeide med? Vi ender som regel opp med fine handlingsplaner med tiltak vi føler oss bekvemme i. Og som vi har årelang erfaring fra å arbeide med. Vi setter opp tiltak som bekrefter det vi vi allerede vet, eller allerede har tenkt å gjøre uansett.

Ikke rart da at vi arbeider med de samme tiltakene år etter år. Ikke smart.

Les også: Bibliotekarene må ut av biblioteket og inn der brukerne er; Mer relevant blir ikke fagbiblioteket

[Foto: Sturlason, Oslo kommune]

To Nesbø og en boremaskin, takk!

Den sprer seg som en mare. Praksisen om at folkebibliotekene skal være kommunale utlånstasjoner for allslags som folk egentlig kan skaffe seg selv. Under dekke av det grønne skiftet og at gjenbruk er mer miljøvennlig enn forbruk, er bibliotekene nå i ferd med å overgå seg selv over alt de kan låne ut: fritidsutstyr som ski med tilbehør, redningsvester, kano, kajakk, telt. Bilstoler (hva nå det er, kanskje barneseter). Verktøy, «alt fra fastnøkler til vinkelsliper». SUP-brett, truger, bålpanne. Sykler. El-sykler. Lastesykler. Fat-bike. Alle eksemplene er reelle, og lista kan sikkert forlenges med litt research. Antakelig betraktelig lenger. For det er vel det som er meningen? At det å administrere lån av hva det måtte være, skal bli bibliotekenes nye fremtid?

Urovekkende nok roper bibliotekfolk jublende om at de (endelig?) er blitt samfunnsnyttige og har fått meningsfulle oppgaver. Det må være lov å spørre (slik sikkert mange politikere gjør): hva drev de egentlig med tidligere? 

Utlån av allslags forsterker et forstokket inntrykk

Men er det nå så smart av folkebiblioteket å påta seg slike utlånsoppgaver som bekrefter de mest fordomsfulle oppfatninger av biblioteket? Er det gjennomtenkt? Eller er oppgavene pådyttet? 

I all opplyst tid har folkebibliotekene, og vi som bibliotekarer, jobba hardt med å bli kvitt stempelet (sic!) som utlånstasjon for bøker og andre publikasjoner. Vi har vært opptatt av at bibliotek skal være synonymt med så mye annet, som kultur, kunnskap, læring, informasjonsforvaltning, opplevelser, møteplass, motivasjonsfaktor, og mye, mye mer. Fine ord som det nå viser seg kanskje bare kan skippes, glemmes for noe enklere og mer jordnært.  

Er vi i ferd med å sementere biblioteket som «dit vi går for å låne noe»? 

Folkebibliotek i fagbibliotek ingen suksess 

Se bare på hva som skjedde for noen år tilbake da det var populært i fagbibliotekene å ha noen hyller med skjønnlitteratur utvalgt og oppstilt av folkebiblioteket. Kanskje ble enkeltpersoner som aldri besøkte folkebiblioteket eller aldri overhodet leste skjønnlitteratur, lesere for en stund. Men strategisk for fagbiblioteket var det en gedigen miss. Jeg har mange eksempler i minnet om bedriftsledere som så rødt på at bibliotekarene deres brukte tid og krefter på aktiviteter og oppgaver som ikke var relevante for forretningsvirksomheten og den faglige virksomheten for øvrig. Det var og er et feilspor for fagbibliotek, selv om folkebiblioteket både drifter og vedlikeholder «skjønnlitteraturhyllen».

Kanskje på tide å lære at å gjøre alt ikke er like smart? 

Fremtid: kommunal utlånstasjon for allslags 

At kommunale politikere derimot synes dette er en god ide, og sikkert er kjempebegeistret, tviler jeg ikke på. Og at kommuneadministrasjonen liker at bibliotekene kommer til annen nytte enn «bare» å låne ut bøker, er åpenbart. De er opptatt av ressursutnyttelse mer enn den strategiske utviklingen av biblioteket. Mantraet er trolig: kan biblioteket låne ut bøker kan det også låne ut mye annet nyttig som folk har bruk for. Det er jo bibliotekarenes kompetanse. Samtidig miljøvennlig. Og har en sosial profil.  

At ingen har tenkt på det før? I hvert fall det er verdt en tanke … 

Vi påvirker selv hvilket inntrykk politikerne skal ha av biblioteket 

Nå er kravene til effektivitet, relevans og etterrettelighet store for alle virksomheter, også for kommunale virksomheter, også for bibliotek. Da er risikoen overhengende stor for å få i fleisen at «dere har jo tid til å drive utlån av sykler, boremaskiner, kjøkkenutstyr og alt mulig annet som folk ikke bruker så ofte, så derfor kutter vi i bibliotekdelen, men øker utstyrsdelen som er både nyttig og populært blant folk nå i det grønne skiftet». Det bør være lett for mange av oss å høre på vårt indre øre, hvordan argumentasjonen om bibliotekbudsjettet kommer til å gå i kommunestyrene fremover. 

Det er noen praktiske sider også, som vi lar ligge. Kanskje avvikles hele opplegget når den første (alvorlige) ulykken skjer på grunn av feilbruk av kommunalt, lånt, ikke skikkelig vedlikeholdt utstyr? 

Så altså: OK. Men skyld ikke på politikernes manglende forståelse for bibliotekets rolle og oppgaver fremover.

Les også: Utfordrer eller utvikler delingsøkonomien folkebibliotekene?

Du kan også lese innlegget i Bok og Bibliotek nr. 1/2019 her.

Med applaus for biblioteket

Det er ikke ofte vi ser bedrifts- og virksomhetsledere fysisk applaudere biblioteket sitt. Det vanlige er at de ser på det som en utgiftspost med liten eller ingen forretningsmessig nytte, selv om det er forståelse for at det har en viss verdi for den enkelte ansatte som bruker det. Historien nedenfor fra et av våre mange oppdrag, viser derimot at det faktisk kan skje. Forutsatt at bibliotekarene er villige til å gjennomføre en strategiprosess som vektlegger det som gagner virksomheten mest. Og som utfordrer «bibliotekariske sannheter» selv om det betyr å stå oppreist og ta de nødvendige konsekvensene uansett hva resultatet måtte bli for biblioteket.  

I våre oppdrag ser vi mange såkalte strategidokumenter med et mangslungent innhold og omfang. De fleste hentes frem fra skuffen. Ytterst få bibliotekledere har strategien sin liggende fremst på pulten, slått opp på veggen på kontorer eller korridorer, eller distribuert i lommevennlig format til alle ansatte. Går det an, spør du? Ja visst. Hva ellers? Synliggjort og kommunisert er jo blant forutsetningene for at alle i biblioteket skal kunne jobbe sammen mot mål. At de kjenner og «eier» målene.

Mange ledere har sågar bunkevis av «strategidokumenter» å vise frem, hvilket sier sitt. De fleste inneholder opplistinger av gode intensjoner, som er greit nok i noen sammenhenger (politiske, kanskje?). Men i de fleste virksomhet-sammenhenger blir slike intensjoner mest svada og gjennomskuebart «bullshit». Og verst av alt – «alle» skjønner at det er tomme ord, og tar dermed ikke strategien på alvor. Aller minst føler ledelsen i virksomheten ansvar for strategidokumenter de knapt har sett eller påvirket.

Vi ser at de fleste prøver gjennom sin bibliotekstrategi å tilfredsstille alle antattes «behov» på en gang. Evnen og viljen til å prioritere faktiske, reelle og virksomhetsavgjørende behov, er tilnærmet totalt fraværende. Ikke rart da at strategien blir flau og poengløs. Ikke rart at strategidokumenter er skuffefyll, raskt glemt straks virkeligheten inntrer.

Og vi har sett at mange i sine strategier gjennom lange, faglige «utredninger» og dermed på feilaktige premisser er mest opptatt av å «forsvare» det bestående, selv om sannsynligheten er stor for at biblioteket gjennom en slik omstillingsprosess vil finne nye muligheter, nye ståsteder, nye tjenester, bedre forankring i ledelsen og ikke minst er bedre tilrettelagt for å løse reelle virksomhetsbehov. Med andre ord, bedre rustet for en berettiget fremtid i virksomheten.  

Historien om resultatet som ble applaudert

For noen år siden, på oppdrag fra kvalitetsledelsen i en offentlig virksomhet, fikk vi ansvaret sammen med bibliotekarene i virksomheten, å utarbeidet en strategi for en helhetlig, fremtidsrettet og ikke minst medvirkende bibliotektjeneste for hele virksomheten. På forhånd hadde bibliotekarene selv gjort en kjempejobb med å forankre oppdraget i ledergruppen. Forventningene fra den kant var store. Det var da også denne gruppen som applauderte da strategien ble presentert, ferdigstilt etter et antall intensive arbeidsmøter. Vi ble fortalt at lederne aldri tidligere i noen sak, har applaudert.

Det som skjedde videre med bibliotekets utvikling, viser at vi hadde oppnådd en meget god forankring. Umiddelbart ble ny, samlende organisasjon med (forfremmet og oppgradert) bibliotekleder ansatt. Vedkommende gikk direkte inn i det administrative lederteamet i virksomheten, samlokalisert med dem og ikke i biblioteklokalene som før. Men det aller viktigste, var at biblioteket ble ett av flere verktøy for kunnskapsbaserte arbeidsprosesser i virksomheten – og som en ytterligere konsekvens av det fikk tette samarbeidsrelasjoner i det daglige, praktiske arbeidet, med IKT og virksomhetens sentrale kompetanseenhet. Biblioteket har etter hvert utviklet relevante verktøy og arbeidsmetodikker som i dag brukes av ansatte i egen innsamling av informasjon og kunnskap, og i bruk av virksomhetens interne og eksterne kunnskapskilder.

I tillegg oppnådde både virksomheten og biblioteket mange andre positive effekter som ikke skal listes opp her.

Hva kan andre lære?

Hvordan var det mulig for biblioteket i denne historien, både å finne og forankre en posisjon og en rolle som aktiv bidragsyter for virksomhetens kunnskapsutvikling, og dermed for dens faglige utøvelse, forskning, attraktivitet for høyt kvalifisert personell, fagmiljø og samfunnet i stort? I ettertidens lys – sammenholdt med erfaringene fra å ha gjennomført en lang rekke strategiprosesser – ser det ut som om følgende har vært viktig:

• Oppdraget kom fra ledelsen: det må være en reell situasjon som de ønsker (ofte bestemte) svar på. Mange ganger er det: kan vi legge ned biblioteket – hva er alternativene? Hva blir konsekvensen? Kan vi i stedet for å legge ned heller forretnings-orientere det slik at det fremstår nyttig for oss? Hva må da skje?
• Eierskapet til strategien må være ledelsens: derfor må de involveres gjennomgående i prosessen på en aktiv måte (altså ikke bare signere et ferdigskrevet dokument)
• Bibliotekarene som skal sette strategien ut i livet må ha et aktivt forhold til den og være aktive i hele prosessen; det må bygges opp entusiasme for å få «det nye» etablert og fungerende, og i å få på plass mekanismer som håndterer problemstillinger som oppstår fra konflikten mellom fortsatt daglig drift og samtidig utvikling
• Årlig (som et minimum) fokusering med ekstern drahjelp og nøytral støtte/prosessledelse: strategidokumenter blir fort glemt hvis de ikke brukes aktivt (tilnærmet daglig) – årlig (kanskje oftere også når det skjer stadige endringer i virksomhetens rammebetingelser, noe som jo er tilfelle i enkelte bransjer) strategigjennomgang og sterk prioritering av måloppgaver

IKT, arkiv og andre fellesfunksjoner trenger også begeistring

Selv om historien fortalt her, er om et bibliotek som høstet begeistring fra sine ledere – er det prosessen bak som er viktig. Hvordan går vi egentlig frem for å lage og forankre en strategi på en måte som får ledelsen til å bli overstadig begeistret? Og hvorfor lager vi en strategi hvis vi egentlig ikke ønsker (eller tør) ta konsekvensen av den? Strategi handler om valg – tøffe valg – som fører virksomheten videre, fremover, slik at den får en sikrere fremtid så sant den har livets rett.

Etter min mening er det to viktige forutsetninger  som må være tilstede for at også andre, offentlige eller private, virksomheter skal oppleve den samme begeistringen for biblioteket sitt, for IKT-enheten, arkivtjenestene, eller en annen fellesfunksjon:

1) En grundig utarbeidet strategi som ikke bare er bla bla og pene ord om bibliotekets rolle og betydning, og som «alle» er enige i. Et slikt dokument er ensbetydende med at de glemmes og gjemmes raskt i en skuff uten å få reell betydning verken for virksomheten totalt sett, eller for bibliotekets fremtid. Strategien skal være forankret gjennom medvirkning fra ledelse og andre relevante parter. En nøytral partner som prosessleder er en forutsetning for å lykkes. Bibliotekleder er ikke rette person til å utarbeide en slik strategi.

Les: Solid ledelsesforankring vil alltid være et suksesskriterium; og Informasjonsforvaltningen skal være forretningsstyrt.

Og 2) At strategien er omveltende i den forstand at den reflekterer virksomhetens forretningsmål om å oppnå større grad av effektivitet, informasjons- og kunnskapsstøtte, og bedre ressursutnyttelse. Uavhengig av hva det måtte innebære av konsekvenser for bibliotekets ledelse, dets organisering, bemanning og ressurssituasjon for øvrig.

Les også: Mer relevant kan ikke fagbiblioteket bli; og Bibliotekarene må ut av biblioteket og inn der brukerne er.