Arkivledere må lære å snakke med ledelsen
Mange ledere av interne servicefunksjoner, som arkiv, bibliotek og IKT, makter ikke å få sine ledere til å bidra til å satse for å utvikle tjenestene slik de ønsker. Kan det skyldes at de snakker med sine ledere om feil tema? Kan det være slik at de faglige argumentene får for stor plass fremfor det ledelsen er opptatt av?
Svært mange arkivledere har store utfordringer med å nå frem til virksomhetsledelsen om både rollen, viktigheten og oppgavene som en moderne, fremtidsrettet arkivtjeneste skal omfatte og utøve.
Feilen de fleste gjør når de får sjansen, er å utgreie i detalj hvilke faglige oppgaver som må utføres. Mange føler de «må fortelle alt de vet» som om ledelsen hungrer etter kunnskap om arkivet. Det blir for dem for mye irrelevante fakta og annen informasjon. Noen setter sammen teori og fakta for å vise hvor faglig sterke de selv er. Presentasjonene blir forelesninger for lederne. Andre viser til brukerstatistikk, for ledelsen er jo opptatt av tall. Men i de fleste tilfeller er heller ikke den av en slik art at den overbeviser ledelsen. Atter andre henviser til hva andre gjør, eller til hva som er «gjeldende standard» i andre tilsvarende virksomheter. De færreste bearbeider sine argumenter og bruker bakgrunnsdata på en slik måte at de visualiserer og underbygger poengene som fremføres.
Mange utreder lange, faglige «rapporter» som beskriver mulige effekter og lister opp rekker av andre positive argumenter for hvorfor tjenestene er lovpålagt, «viktige» eller på andre måter kan ha betydning. Jeg har sett beslutningsunderlag på over 50 sider, og presentasjoner med opp til 100 tettskrevne plansjer. Er det rart mange strever med å nå frem? Som amerikanerne sier: du har sekundene det tar sammen med sjefen i heisen mellom 13 og 16 etasje, til å formidle ditt budskapet. De fleste makter ikke det, de synes antakelig det går på den faglige integriteten løs. Og nettopp der ligger kanskje hunden begravet.
Argumentasjonen må være relevant
Alle gode intensjoner og alt vi vet om et saksforhold, er ikke nødvendigvis relevant. Ledere flest er ikke interessert i lange, arkivfaglige leksjoner; om teori, lov- og forskriftstekster, eller lange opplistinger av potensielt viktige effekter arkivtjenesten (kanskje) bidrar med. De er bare interessert i noen ytterst få momenter:
- Hvorfor må vi ha vår tjeneste organisert eller tilrettelagt på den måten vi har i dag
- Hvilket minimum kan vi ha for å tilfredsstille (de eventuelle) kravene
- Hvilken kompetanse (det vil si ressurser) kreves for å få jobben gjort
Og viktigst av alt: svarende på disse spørsmålene skal være korte, konsise og konkrete. Det vil si – ikke generelle svar – men hva gjelder for vår virksomhet. Her og nå. For øvrig er det arkivorganisasjonen som skal ivareta det faglige, kvaliteten, effektiviteten og økonomien i tjenestene. At ledelsen i enkelte tilfeller eller situasjoner skal ha mer utdypende, faglig innsikt når det er nødvendig eller etterspørres, er en helt annen sak. Normalt skal arkivledelsen ivareta det behovet i sin daglige kommunikasjon med sine ledere, med sine sidestilte kollegaer og andre involverte. Les også: Det er effektene som skal innføres.
En tommelfingerregel er: Aldri arkivfaglige argumenter når du skal promotere arkivet overfor ledelsen. Snakk om økonomisk utvikling og virksomhetens business (i det offentlige: samfunnsoppdraget), erfarings- og kunnskapsutnyttelse, arbeidseffektivitet, mobilitet eller lignende, ut fra hva virksomheten og situasjonen krever. Da finner alle relevante og faglige fakta og momenter sin plass i en helhetlig og strategisk sammenheng. Du skal ikke behøve nevne ordet «arkiv» en eneste gang. Det er effektene av tiltakene (som du jo prøver få ledelsen med på) som skal beskrives på en slik måte at ledelsen skjønner at «dette må vi bare gjøre!»
Ledelsesforankring avgjørende viktig
Et eksempel fra virkeligheten: Ledelsen er skeptiske til hva de får igjen for et dyrt medlemskap i en organisasjon som fungerer som et løsningsorientert bransjefellesskap, og vil kutte budsjettet dramatisk. Arkivledelsen er fortvilet og føler at de ikke blir tatt alvorlig som fagenhet, og frykter at de blir «stående utenfor» fellesløsningene som organisasjonen har etablert. I et kort møte med ledelsen med en én-plansjes presentasjon av organisasjonen det er snakk om, fremføres (omtrent) følgende: Arkivledelsen representerer virksomheten vår i denne sammenhengen og målbærer i hvert eneste møte hva som er viktig for oss og dermed i vår bransje. Den sørger for å påvirke til at det utarbeides praktiske og funksjonelle løsninger på utfordringer vi konkret står overfor, løsninger for oss og for fellesskapet. Det bidrar til vi kan utnytte fellesløsninger fremfor skaffe dyre spesialløsninger kun for oss, samt at vi oppfattes av bransjen som profesjonell, moderne, pågående og dermed en virksomhet som vil innta en dominerende posisjon fremover. Også på dette området.
Les også: Solid ledelsesforankring alltid et suksesskriterium.
Oppfylle lovkrav er ikke nok
Men hva med arkivloven og offentlighetsloven og de tusen særlovene som påvirker (egentlig et mindretall av) oss? Min erfaring er at noen ledere (særlig i offentlig forvaltning) er opptatt av å oppfylle krav i lover og forskrifter og regelverk for øvrig. La dem være opptatt av det, det er et godt utgangspunkt for dialog med ledelsen. Men det er ikke tilstrekkelige argumenter for å opprettholde eller utvikle en fremtidsrettet arkivtjeneste. Å oppfylle krav i lover og regelverk er en selvfølge i en hver virksomhet, og krever stort sett kun et minimum av minimumtjenester og bør derfor ligge langt under det en moderne arkivledelse skal være opptatt av.
Forståelsen arkivledelsen må ha, er at det er effektene en moderne, effektiv arkivtjeneste bidrar til (enten den er lovpålagt eller ikke) som er hovedinnholdet i kommunikasjonen med ledelsen. Det er disse effektene som skal frem i lyset, som skal på ledelsens bord, og som det hele tiden skal arbeides med å oppnå gjennom arkivtjenesten. Det er virkningen av disse effektene som skal rapporteres. Ikke bare totalt, men ned på de enkelte enhetene i virksomheten. Arkivtjenesten og den faglige tilretteleggingen den står for, er verktøyet. Det er alle andre i virksomheten som skal realisere effektene av en god arkivtjeneste. Nettopp derfor handler moderne arkivledelse om alt annet enn arkiv.
Les også: Neste generasjon arkivledere.