Til nå har over 30000 mistet jobben sin i petroleumsnæringen. Når de går forsvinner verdifull erfaring og kompetanse. Mange vil ikke komme tilbake, men finner seg nytt arbeid og nye utfordringer i andre bransjer eller andre steder. Noen får utnyttet sin erfaring og kompetanse i nye konstellasjoner og sammenhenger. Mange andre – antakelig ikke. Slik dreneres opparbeidet erfaring og kompetanse sakte og sikkert bort. Når vi vet at mange virksomheter – også innen olje- og gass – ikke systematisk og målrettet har håndtert dokumentasjon, informasjon og erfaringer som kunnskapsressurser, forverres situasjonen for dem.
I dag, når store deler av olje- og gassrelatert industri nedbemanner og lar ansatte gå, er det særdeles viktig at virksomhetene har hatt strategier, planer og prosesser for å håndtere sin dokumentasjon ut over ensidig og kortsiktig å tilfredsstille krav fra oppdragsgivere og lovverk. Vår erfaring, særlig fra leverandørindustrien, er at det svært ofte mangler strukturerte opplegg, rutiner og løsninger som har sikret fortløpende og målrettet erfaringsinnsamling og kunnskapsgenerering. Alt for ofte er informasjons- og dokumentforvaltningen overlatt til enkeltpersoners forgodtbefinnende, til prosjektledere selv å finne ut av, til innkjøpere, til underleverandører, til sekretærer. Intet vondt om noen av dem, men god informasjons- og dokumentasjonspraksis er det ikke. Det generelle inntrykket er at alle gjør så godt de kan. I gode tider kan det sikkert fungere aldeles utmerket (med det mener vi egentlig: ikke i det hele tatt). På toppen av det hele – informasjonsforvaltningsfunksjonen har ofte vært nedprioritert til registreringssentral for dokumentkontroll og dokumentlager.
Den som vet å utnytte hva den vet, vinner
Når tidene nå blir tøffere, står konkurransen om å kunne utnytte opparbeidede erfaringer, bruke ny teknologi, arbeide mer kostnadseffektivt og skape nye forretningsmuligheter. Mens man før kunne ansette eller leie inn kompetente medarbeidere når behovet meldte seg, må næringen fremover greie seg med færre. Da må alle tilgjengelig kunnskapsressurser tas i bruk.
Og de fleste virksomheter vet allerede hva de trenger å vite. De må bare finne kunnskapen hos seg selv.
Hva da, når du ikke finner rapporten du vet er utarbeidet, eller finner femten versjoner av samme dokument men ikke endelig versjon med de viktige konklusjonene og anbefalingene, eller all prosjektdokumentasjon (ja, alle de hundre tusen dokumentene) ligger på en CD i et format som ikke lar seg lese. Eller ligger som en lang streng av tekst og nummer uten mening for den som forsøker tyde dem fordi kodifiseringsbøkene for lengst er makulert. Eller eposten med forbedringsforslagene som teknisk ledelse diskuterte og kommenterte ikke lenger lar seg finne selv om den ble distribuert til alle som deltok (fordi epost må slettes når ansatte slutter, må vite). Og minnepinnen som skulle inneholde de viktige dokumentene, men var tom. Og hva var det i alle eskene med dokumenter fra kontorene som ble ryddet og kastet i makuleringscontainerne etter de 50 ansatte som gikk i første runde i fjor?
God informasjonsforvaltning krever mer enn enkelttiltak
Det blir fort for seint. For det er heller ikke nok bare å ta vare på informasjon og dokumenter som genereres underveis i forretningsprosessene eller i prosjektene. Det betyr «samle i lader» – en dårlig strategi.
Det er den målbevisste, systematiske metoden som viser at det har skjedd på en relevant måte for erfarings- og kunnskapsvekst, som er mest hensiktsmessig. Og kostnadseffektiv.
God informasjonsforvaltning er en kontinuerlig prosess som har som mål å sørge for at behovet for å ta vare på og tilgjengeliggjøre informasjon og kunnskap av betydning for virksomhetens forretnings- og faglige, nåværende og fremtidige, drift og utvikling, til de riktige tidspunktene og i de riktige sammenhengene, faktisk skjer. Den som har bommet her, taper i konkurransen fremover.
(Innlegget ble opprinnelig publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).
