Ledelsesforankring – faktisk og reelt – er stadig like viktig, og kanskje viktigere enn før. Med nye ledelses- og organisasjonsformer, med kunnskapsbaserte organisasjoner og «empowered» medarbeidere, er behovet for felles retning, bygging av en åpen dele- og arbeidskultur, kreativitet og inspirasjon for økt innsats, større enn noen gang. Noen mistolker «empowerment» som frihet til å gjøre hva den enkelte selv vil.
ISO-standarden om god arkivforvaltning (ISO 15489 – Records Management – RM) ga tidligere en klar anbefaling om å forankre og sikre eierskap til interne retningslinjer for dokumentforvaltningen på toppledernivå i virksomheten. Siste utgave er vagere på dette punktet, og antyder at et «hensiktsmessig» ledernivå er tilstrekkelig.
Det er både fornuftig og praktisk. Men samtidig mer utfordrende for den som strever med å oppnå god lederforankring.
Mange bruker ISO-standardene som rettesnor når de planlegger og tilrettelegger sin dokumentforvaltning og records management (DM/RM) uavhengig av om de er, eller skal, ISO-sertifiseres, eller ikke. Jeg tror det er viktig å betrakte ISO-standardene som veiledere mer enn kontante svar på at «slik skal det gjøres». Husk at det finnes utallige virksomheter med utmerket, og til dels fremragende, DM/RM uten at de har skjelet til ISO et eneste øyeblikk. God dokumentforvaltning og records management må tilpasses den enkelte virksomhets faktiske behov og krav, og ikke minst være basert på dens egne valg. Det er ikke slik at det finnes bare ett enkelt svar, men mange ulike varianter, tilpassinger og dimensjoneringer. Slik må det nødvendigvis være. Det krever forståelse og engasjement fra toppledelsen i virksomhetene.
Ledelsen bestemmer retningen
Det er ledelsen som skal eie og bestemme retning og omfang på dokumentforvaltningen og records management. Det skal ikke bestemmes av dokumentansvarlig. De som forstår mitt poeng her, forstår hvor viktig topplederforankringen er.
Forankringen må som en konsekvens være så grundig og grunnleggende at den vedvarer selv om toppledelsen skiftes ut. Den skal ikke rokkes ved, eller ødelegges, når nye ledere (med andre eller «gammeldagse» holdninger) kommer inn. Men at den kan forbedres er naturligvis bra. Endringer i ledelsen skjer hele tiden, og vil fortsette å skje i fremtiden. Uvilkårlig vil det påvirke til endringer i dokumentforvaltningen.
Også lederforankringen må implementeres
Derfor må forankringen fundamenteres så solid at noe av virksomhetens konkurransefortrinn avhenger av hvor godt (eller dårlig) toppledelsen evner å implementere god dokumentforvaltning og records management. Det er altså ikke nok bare å få ledelsens godkjenning til et records management program, eller til en dokumentforvaltningspraksis, som deretter overlates helt og holdent til DM/RM-ansvarlig å implementere. Det må mer til, slik at ledelsens engasjement og eierskap forblir konstant og vedvarende. Det er ikke bare fullt mulig. Faktisk er den en av hovedoppgavene til den som leder en DM/RM-funksjon, å få på plass.
Min erfaring er at uengasjerte (og dermed «saboterende») toppledere fremdeles er en hovedutfordring for mange DM/RM-ledere i både offentlige og private virksomheter. Er de ikke med på laget, oppmuntres brukerne (indirekte og direkte) til å gå egne veier, la være å bruke systemene slik de skal, eller i det omfang de skal, la være å følge prosedyrer og rutiner, osv. De etablerer gjerne konkurrerende og «private» (og for virksomheten) fordyrende løsninger. Som rådgiver for mange toppledere om hva god dokumentforvaltning og records management betyr og kreves, er det min erfaring at når ledelsen tar skikkelig eierskap til innføringen, opplever DM/RM-funksjonen en skikkelig «boost» som både øker dens posisjon og rolle i virksomheten, men også samtidig gjør DM/RM-arbeidet mer meningsfylt som en aktiv bidragsyter i dens forretningsutvikling.
Så gi ikke opp forankringsarbeidet.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).