Ofte opplever vi at virksomheter spør etter dyptpløyende Noark-kompetanse, også i sammenhenger hvor det åpenbart ikke er reelt behov, for eksempel at det er en privat virksomhet, eller det er snakk om å utarbeide kravspesifikasjon til et nytt arkivsystem. Vi tror det beror på gjenbruk av «gamle kunnskaper» («slik gjorde vi det før») og at det tar tid for arkivfaglig personell å forstå hva Noark nå faktisk er. Å vektlegge Noark-krav i detalj kan bety at du ender opp med en gammeldags Noark-4 løsning, og ikke et moderne arkiv- og dokumentforvaltningssystem som samspiller elegant med relevante fag- og samhandlingsløsninger.
I løpet av de siste årene har vi kjørt en rekke kurs for arkivarer og andre interesserte, om utarbeidelse av kravspesifikasjon av Noark-5-baserte løsninger. Disse kursene vektlegger betydningen av å involvere ledelsen og brukerne i forarbeidene til kravspesifikasjonen, men understreker også hvilket systematisk arbeid og engasjement som må legges til grunn for arbeidet. Forståelsen av, og konkretiseringen av hva som er virksomhetens og brukernes reelle behov og forventninger, og hvordan disse kan løses, er noe av fundamentet for en suksessfull anskaffelse og innføring. Noark-5 krever en helt annen tilnærming enn før. Nå holder det ikke lenger å kopiere hva andre virksomheter har gjort. Nå er kunnskap om egen virksomhet avgjørende viktig.
Samtidig observerer vi at mange arkivledere i offentlige virksomheter kommer til kort overfor sine lederes forventninger og brukeres legitime krav om enkelthet, effektivitet, og ikke minst moderne måter å håndtere informasjon og dokumenter på. Selv om prinsippet om at «slik gjør vi det her», er godt innarbeidet, reagerer brukere mot tvang om å måtte bruke et for dem uhensiktsmessig system, med dobbelarkivering og andre «hensiktsmessige tillempninger» som passer den enkelte. Dette skaper frustrasjoner i arkivenheten, samtidig som adopsjonen av det nye systemet halter i brukermiljøene.
Noark-5 krever helt annerledes tilnærming
Hvorfor er det slik? Vi ser at mange tar for lett på grunnarbeidet. Dagens krav til kostnadseffektivitet med heldigitale arbeidsprosesser og intern og ekstern digital samhandling, forutsetter helt andre tilnærmingsmåter enn bare enkel justering av «slik har vi alltid gjort det før». Typisk hører vi «men hva sier Noark-standarden vi må gjøre om det og det» uten at 1000-kroners spørsmålet blir stilt: hva har vi faktisk og reelt behov for?
Noark-4 var en spesifikasjon for leverandører av mer eller mindre standard, ferdig hylleløsning tilpasset arkivarens behov for å tilfredsstille arkivverkets krav gitt i lover og forskrifter. Noark-5 stiller krav til hva en arkivkjerne må tilfredsstille for å kunne bli godkjent som et fullverdig arkivsystem i offentlig forvaltning. Arkivkjernen må så samspille og «settes sammen» på en hensiktsmessig måte med andre viktige komponenter, som enten løses av samme system, eller må finne sin løsning i helt andre systemløsninger (som for eksempel fag- og spesialistsystemer). Noark-5 gir dermed den enkelte virksomhet mulighet til å tilfredsstille forretningsmessige behov og brukernes behov på deres premisser, og som en konsekvens, på en mer elegant måte enn tidligere. Men da må vi kjenne behovene, og ikke minst forstå dem riktig – det vil si forstå hva de betyr i praksis for hvordan arkiv- og dokumentbehandlingsløsningen skal bygges opp av systemer (merk: i flertall), komponenter og funksjonalitet for øvrig.
Det er altså ikke lenger nok å velge ett av et utvalg godkjente arkivsystemer, og tro at «ting vil falle på plass av seg selv». Det er i så fall oppskriften på senere, kostbare tilpassinger, frustrerte ledere og utilfredse brukere.
Husk at det er virksomheten og brukerne som skal leve med det endelige resultatet. Arkivarer kommer og går.
(*Illustrasjonen som er brukt er fra «Lunch»)
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).