Noe av det vi stadig må gjenta når det gjelder innføring av (ny) teknologi i informasjons- og kunnskapsforvaltningen, er at det handler om å oppnå forretningseffekter i form av varige og effektiviserende arbeidsprosesser som skal gi økt kvaliteten på tjenestene eller produktene for kundene (brukerne). Det betyr at det nesten alltid handler om organisasjons- og forretningsutvikling. Når vi terper på dette, er det fordi vi ser at ikke alle nødvendigvis legger et slike strategiske perspektiv til grunn. I hvert fall ikke i praksis. Det virker som de fleste stort sett er fornøyd med å komme på moderne teknologiplattformer (er teknologikåte) eller at det er tilstrekkelig at brukerne opplever at de er «moderne og fremtidsrettede» (lureri).
I Budstikka 25. januar (se også illustrasjon) kan vi få innblikk i et typisk eksempel. Bærum kommune lanserer stolt en app for rapportering av feil (som er betyr mangler som innbyggerne observerer innenfor nøye avgrensede samfunnstjenester, stort sett vei og trafikk). Appen representerer i og for seg ikke noe nytt (kommunen har allerede en lignende «Fiks-gata-mi» tjeneste som gir innbyggerne omtrent de samme rapporteringsmulighetene).
Feilrettingsrutinene derimot, skal fremdeles gjelde. Folk må ikke forvente at feil blir raskere rettet, fastslås det bastant fra kommunalt hold (se illustrasjonsbildet).
Virksomhetsstrategiske effekter må ikke glemmes
Tilsvarende ser vi ofte innen arkiv- og dokumentforvaltningen når det argumenteres for hensikten med anskaffelse og innføring av ny teknologi (ny og ny, fru Blom). Sjelden eller aldri er virksomhetsstrategiske målsettinger bakgrunnen for innføringen. Hensikten er nesten alltid rent innvortes arkivteknisk: etterleve lovkrav og å oppnå brukervennlige arkiveringsprosesser (som i hovedsak betyr elektronisk dokumentflyt for økt dokumentfangst (lagring) og gjenfinning). Med andre ord: virksomhetsintern effektivisering av arkiv og saksbehandling. I og for seg legitime og gode målsettinger der det trengs. Men ikke særlig fremtidsrettet og pågående!
Mange synes å glemme at innføring av teknologi uten krav til reelle gevinster bare betyr kostnader. Vi har tidligere hevdet at det er effektene – nytte for kunder og brukere og innbyggere – som skal innføres, ikke teknologien.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsbehandling»).
