Som fagmennesker er vi alle opptatt av at informasjonsforvaltningen skal bli oppfattet som et strategiske virkemiddel for å forvalte informasjon (og kunnskap) som en ressurs for virksomheten vi arbeider i, offentlig eller privat. Det er ikke uten videre rett frem, for å si det enkelt. Mange av oss som har holdt på i en årrekke, vet at en av utfordringene er å kommunisere effekten av hva vi holder på med – ROI («Return-on-Investment» på fint) – til våre ledere. Ett startpunkt er å forstå konseptet informasjonsforvaltning, og ikke bare bruke det som et fint ord på oppgaver vi alltid har gjort.
Det er etter hvert blitt lenge siden jeg i boka ECM Essentials (utgitt i 2005) definerte informasjonsforvaltning (information management) omtrent slik: Information management is the Strategic and practical means – With extensive use of enabling information and communication Technologies – that make the organisation prepared and ready to fully exploit the potentials of its information Resources.
Informasjonsforvaltningen er hele virksomhetens ansvar
Definisjonen kan sikkert diskuteres som alt annet, men jeg tror den fremdeles holder mål. Den peker på at informasjonsforvaltningen ikke er en enkelt profesjons ansvar eller oppgave slik vi ser at mange gjør i praksis, men hele virksomhetens ansvar. Den vektlegger viktigheten av å etablere prosesser og verktøy som både utvikler og bidrar til å tilfredsstille virksomhetens og brukernes behov for dokumentasjon, informasjon og kunnskap. Og at det må skje både på overordnet, strategisk nivå, og på operasjonelt, dag-til-dag og individuelt nivå. Ikke småtteri, egentlig.
Strategisk informasjonsforvaltning (Strategic information management) innebærer å forvalte dokumentasjon, informasjon og kunnskap som ressurser for virksomheten. For å få det til må man forstå det særegne med dokumentasjon og informasjon til forskjell fra andre forretningsressurser. Man må forstå konseptet informasjonsforvaltning – og man må forstå hvordan det skal «rulles ut» slik at det gjennomsyrer hele virksomheten og slik bidrar til en totalt sett bedre informasjonshåndtering. Første bud som det ser ut som alle synder mot, er at det er virksomhetsledelsen på forskjellige nivåer, som skal stå for implementeringen.
Informasjonsforvaltningens 7 nøkkelroller
I boka ECM Essentials peker jeg på 7 nøkkelroller for god, forretningsstyrt informasjonsforvaltning:
- Takle den voldsomme informasjonsflommen som overvelder de fleste virksomheter, gjennom en mer virksomhetsstyrt angrepsform fremfor en individuell og personavhengig form som det virker som florerer i dag
- Forvalte den ustrukturerte informasjonen (som vi til daglig kaller tekst) ved å formalisere større deler av den som strukturert informasjon som lettere lar seg håndtere
- Stimulere til mer deling gjennom å bygge en «delekultur» og ved å rive ned informasjonsstengsler og «content silo traps» blant annet gjennom mer offensiv bruk av samhandlingsteknologier
- Stimulere til gjenbruk og dermed økt utnyttelse av informasjon og kunnskap fremfor hele tiden å skape eller kjøpe samme informasjon på nytt
- Redusere usikkerhet i arbeidsprosesser og beslutninger ved at rett informasjon er tilgjengelig i relevante sammenhenger når og hvor den trengs
- Strømlinjeforme informasjonsflyten slik at flaskehalser fjernes eller ikke oppstår, og slik at målsettingen i punkt 5 oppnås
- Sikre overensstemmelse (Compliance) med lover og regelverk for øvrig
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).