Det har skjedd en omfattende kunnskapsdrenering i olje- og gassvirksomheten i forbindelse med de store nedbemanningene og innskrenkningene gjennom flere år nå. Virksomheter som har tatt lett på sin informasjonsforvaltning, vil stå dårlig rustet når etterspørselen øker igjen. Det er hva vi både tror og sier. Eller vil det, forstemmende nok, vise seg at det ikke har hatt noen praktisk eller økonomisk betydning?
Den næringen som har hatt (og delvis har) det tøft de seneste årene, er petroleumsvirksomheten. Mange har mistet jobben sin. Mange har pensjonert seg. Mange har gått over til andre bransjer som har etterspurt den verdifulle kompetansen fra olje- og gassnæringen. For noen har det åpnet seg et mulighetsvindu for å realisere ideer og drømmer om å gjøre noe helt annet enn før.
Vi liker å si at når noen går, uansett årsak, forsvinner også verdifull erfaring og kompetanse. For mange virksomheter som nå opplever fornyet tillit i markedet og økt etterspørsel, vil tidligere kompetente medarbeidere ikke lenger være tilgjengelige. Det vil ta tid og stor innsats å bygge opp igjen kompetansen med nye medarbeidere med kanskje helt annen erfarings- og kunnskapsbakgrunn. Slik dreneres opparbeidet erfaring og kompetanse sakte og sikkert bort. Når vi på toppen av dette vet at mange virksomheter ikke systematisk og målrettet har håndtert dokumentasjon, informasjon og kunnskap som erfaringskilder, øker utfordringene tilsvarende.
Informasjonsforvaltningen må mobiliseres – ikke strupes
Det er en kjent sak at når virksomheter innskrenker og reduserer sin aktivitet, er informasjonsforvaltningen en av de første funksjonene som får føle sparekniven på strupen. Budsjetter reduseres, ansatte sies opp, tjenester opphører eller legges over på ansatte og/eller brukere som blir igjen i virksomheten. Eller som i ser i petroleumsnæringen, som er internasjonal: ansvar og oppgaver flyttes utlands. Ikke utypisk pulveriseres ansvar som har ligget til informasjonsforvaltningen, ved at det pålegges brukerenhetene og den enkelte medarbeider å finne ut av. Konsekvensene er åpenbare: nødvendige oppgaver, også lovpålagte, utføres ikke, eller utføres tilfeldig etter den enkelte leders eller medarbeiders forgodtbefinnende. I et erfarings- og kunnskapsperspektiv, som er like presserende, om ikke mer, når virksomheter sliter i et tøft marked eller av andre årsaker innskrenker, burde ikke da informasjonsforvaltningen mobiliseres fremfor strupes? Burde ikke erfarings- og informasjonsressursene systematisk settes inn der hvor det oppstår «hull» og erfarings- og kunnskaps-gap?
Strategier og planer er ikke nok
Vi som har hatt innsikt i informasjons- og dokumentforvaltning i både offentlige og private virksomheter siden 70- og 80-tallet, har gjentatte ganger hevdet at det er særdeles viktig at virksomhetene har strategier og planer for å håndtere sin dokumentasjon ut over ensidig og kortsiktig å tilfredsstille forvaltnings- og oppbevaringskrav fra oppdragsgivere og lovverk. Virkeligheten derimot, er at det svært ofte mangler strukturerte opplegg, rutiner og løsninger som har sikret fortløpende og målrettet erfaringsgenerering i et kunnskapsperspektiv. Alt for ofte er informasjons- og dokumentforvaltningen overlatt til enkeltpersoner og prosjektledere selv å finne ut av, til innkjøpere, til underleverandører, til sekretærer. Intet vondt om noen av dem, men god informasjons- og dokumentasjonspraksis er det ikke. For mange ledere er dette godt nok, fordi det jo har fungert tilfredsstillende (?) i oppgangstider uten negative hendelser og kriser.
Det generelle inntrykket er at alle gjør så godt de kan. Men det er ikke tilstrekkelig. Informasjons- og dokumentforvaltningsstrategiene må settes inn i de relevante forretnings- og virksomhetsstrategiske sammenhengene. Da først vil informasjonsforvaltningen (hvis noe slikt i det hele tatt finnes) kunne heve seg ut over å være registreringssentral for dokumentkontroll og dokumentlager. Jeg har ikke tall på hvor mange HR-sjefer som har satt store øyne når jeg har etterspurt hvordan informasjonsforvaltningen i praksis er satt inn i virksomhetens kunnskapsstrategi. Gjentar: I praksis!
Les også: Topplederforankring alltid et suksesskriterium
Les også: Syretesten på god informasjonsforvaltning skjer nå
De smarte forbereder seg på tøffere tider
Når tidene blir tøffere, står konkurransen om å kunne utnytte opparbeidede erfaringer, bruke ny teknologi i et mye mer omfattede digitaliseringsarbeid (automatisering og kunstig intelligens) enn før, arbeide enda mer kostnadseffektivt, og ikke minst om å skape nye forretningsmuligheter. Mens man før kunne ansatte eller leie inn kompetente medarbeidere når behovet meldte seg, må flere virksomheter greie seg med færre. Da må alle tilgjengelig informasjons- og kunnskapsressurser tas i bruk. Og de fleste virksomheter vet allerede hva de trenger å vite. De må «bare» ha kultur og ikke minst evne finne kunnskapen hos seg selv. Ikke småtteri bare det.
Hva da, når du ikke finner rapporten du vet er utarbeidet og «arkivert». Eller du finner femten versjoner av samme dokument, men ikke endelig versjon med de viktige konklusjonene og anbefalingene. Eller når all prosjektdokumentasjon (ja, alle de hundre tusen dokumentene) ligger på en CD i et format som ikke lenger lar seg lese uten videre, men fremkommer i en lang streng av tekst og nummer uten mening for den nyansatte som aldri har sett slike tallkombinasjoner eller begreper før, og som forsøker tyde dem fordi kodifiseringsnøklene ble makulert da firmaet skulle spare penger under krisen. Eller når eposten med forbedringsforslagene som teknisk ledelse diskuterte og kommenterte i en engere epostsirkulasjon (fordi epost må slettes når ansatte slutter, må vite). Og hva var det egentlig i alle eskene som ble kastet i makuleringscontainerne etter at kontorene til de 50 ansatte som gikk i første oppsigelsesrunde, ble ryddet?
Digital informasjonsforvaltningsprosess
Meldingen til dagens virksomhetsledere og ledere av informasjons- og dokumentforvaltningsenheter, er klar: Det blir fort for seint. For det er heller ikke nok bare å ta vare på informasjon og dokumenter som genereres underveis i forretningsprosessene eller i prosjektene. Det betyr «samle i lader» = en dårlig strategi. Det er den målbevisste, systematiske metoden som viser at det har skjedd på en relevant måte for erfarings- og kunnskapsvekst, som er mest hensiktsmessig. Og kostnadseffektiv.
God informasjonsforvaltning er en kontinuerlig, digital prosess. Den har som mål å sikre at informasjon og kunnskap av betydning for virksomhetens drift og utvikling, faktisk skjer. Og at den skjer til de riktige tidspunktene og i de riktige sammenhengene. Den som har bommet her, taper i konkurransen fremover.