Det er tre (3) ting som er viktig å huske når man skal implementere en ny eller revidert IKT-løsning: implementere, implementere, implementere. Med andre ord: gjennomføre, gjennomføre, gjennomføre. Men god gjennomføringskraft er mer enn bare å sette i gang.
Implementering, operasjonalisering og gjennomføringsevne er varianter av et hett tema for tiden, mest fordi det til stadighet avsløres at nettopp gjennomføringsevnen er til dels manglende på mange samfunnsområder. Som kunnskapsgartnere ser vi det samme når vi tar pulsen på informasjons- og dokumentforvaltningen i offentlige og private virksomheter. De gode intensjonene er der. Samtidig er brukerne misfornøyde og frustrerte, og ledelsen er tilnærmet fraværende. Systemløsningene er «satt opp» av leverandørene etter deres «lærebok» (og kundens behov for å spare penger), uten tilstrekkelig vektlegging av god tilpassing til virksomhetens reelle arbeidssituasjonen. Hvor mange ganger har vi ikke hørt at «det er slik alle andre gjør det», som om det bidrar til en mer effektiv arbeidsorganisering og god informasjonsflyt i det konkrete tilfellet?
Selv om det settes opp planer, ofte detaljerte planer, som har som mål å sikre forankring i ledelsen, medvirkning av alle involverte parter, opplæring av ledere og medarbeidere, etablere hensiktsmessige rutiner, et godt støtteapparat for dem som trenger hjelp, og mange andre gode tiltak, ser vi at kanskje det aller viktigste tiltaket som oftest ikke er ivaretatt eller gitt tilstrekkelig oppmerksomhet. Mottakerorganisasjonen, den delen av virksomheten som skal bruke og utnytte mulighetene som teknologien gir, er nesten uten unntak faktisk og reelt ikke godt nok forberedt. Selv om anskaffelsen, tilretteleggingen og klargjøringen av den nye eller reviderte løsningen har pågått over lang tid, med medvirkning fra brukerne (normalt betyr det representasjon fra deler av brukerorganisasjonen mer enn reell brukerstyring), er resten av organisasjonen som skal bruke løsningen, kun informert gjennom korte «nyhetsmeldinger», allmøter og lignende. Mange sørger også for at krav og forventninger fra brukerne og virksomheten for øvrig, kommer med tidlig. Men så er det slutt.
Typisk kommer innføringen av nye løsninger «på toppen» av alle andre gjøremål i det daglige for de fleste ansatte. Arbeidsoppgaver skal utføres, mål skal nås, tidsfrister innfris, svar skal sendes, rapporter skal skrives, diskuteres og revideres, møter skal holdes, arbeidsøkter skal avvikles, kollegaer skal konsulteres, samarbeidspartnere og konkurrenter skal besøkes og følges opp, ferier skal avvikles, sykdom skjer. Den nye løsningen skal tas i bruk med (får vi håpe) forberede og (til dels) helt andre arbeidsmåter. Samtidig skal dagens interne og eksterne regler og forordninger fortsatt følges. Noen vil arbeide etter gamle arbeidsmåter, andre etter de nye. Gamle arbeidsmåter fortsetter å eksistere parallelt med nye i lang tid fremover.
Det er sjelden vi ser bevisst avlæring og «renvasking» av organisasjoner gjennomført fra den ene dagen til den andre. Bruk flytting fra dagens kontor til flunkende nytt som forbilde: alt pakkes ned, merkes og gjøres klart til flytting. I løpet av natta sørger flyttebyrået for at alle pakkenelliker er fraktet til nytt kontor. Nye møbler (sic) er på plass der de skal, det er bare å pakke opp esken merket «Jobbe med fra dag 1» og sette i gang. På den nye måten og uten ballasten fra alt som gjennom årene har samlet seg opp i skuffer, skap og på hyller.
Å starte «på nytt» krever vesentlig større bevissthet om godt forberedt implementering. Og gjennomføringskraft.
Implementering krever både gjennomføringsevne og gjennomføringskraft. Evne gjennom vilje og mot til å gjennomføre de nødvendige tiltakene som man er enige om. Kraft gjennom graden av innsatsen som må til for faktisk å gjennomføre dem i form av ansvar, økonomi, kompetanse, tid og innsats for øvrig. På mange måter ser vi at det er i slike sammenhenger virksomheter med fremragende informasjons- og dokumentforvaltning skiller seg fra dem som er svake eller middelmådige på området.
Vi har i våre mange innlegg stadig hevdet at «det er effektene av teknologiløsningene som skal implementeres». Skal det kunne skje, må mottakerorganisasjonen (de som skal bruke løsningene i sitt daglige arbeid) starte implementeringen allerede parallelt med anskaffelsen eller tilretteleggingen. Som et minimum må en «gjennomføringsgeneral» (flyttegeneral) utpekes i hvert ledd i organisasjonen (etter hensiktsmessighetsprinsippet). Vedkommende skal ha ansvaret for at den aktuelle organisasjonsenheten er fullt forberedt når løsningen er klar for å tas i bruk. Det er ikke tilstrekkelig, slik det er mest vanlig i dag, at det er prosjektleder for innføringen av løsningen som også har ansvaret for at brukerne er forberedt og evner å ta løsningen i bruk.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»)