En av de viktige oppgavene for arkivfunksjonen er på vegne av virksomheten den inngår i, å etablere kostnadseffektive rutiner og opplegg for håndtering av viktig informasjon og dokumentasjon. Det krever at vi vet 1) hva som er viktig informasjon og dokumentasjon, og 2) hva som er mest kostnadseffektiv håndtering for virksomheten totalt sett. Begge deler kan være utfordrende nok.
Mengden informasjon og dokumenter som skal håndteres i og av offentlig forvaltning og næringsliv, vet vi dobles eksponentielt årlig. At det er slik ser vi daglig i praksis når brukerne strever med et utall versjoner av samme dokument og lagring og gjenfinning i alle tenkelige medium. Samtidig ser vi at mange virksomheter, ledere og ansatte, har store problemer med å skille viktig fra mindre viktig, og at mange arkiver behandler alle dokumenter som likeverdig viktige. Det betyr at mange bruker alt for mye ressurser på å håndtere uviktig informasjon og dokumenter som om de var forretnings- eller virksomhetskritiske. Ikke særlig smart. Ikke særlig økonomisk.
Mengden dokumenter en utfordring
For de fleste representerer mengden en utfordring – både fordi den skal håndteres på en hensiktsmessig og økonomisk måte, og ikke minst fordi deler av den skal kunne brukes, gjenfinnes og gjenbrukes til nytte for virksomhetens forretningsdrift (i effektive arbeidsprosesser) og utvikling (som kunnskapsressurser).
Noen virksomheter satser på at det er arkivfunksjonen som er ekspertene på god informasjonsforvaltning – andre på IKT-funksjonen, og atter andre på en kombinasjon av disse. Trolig er alle svar like gode her – så lenge det fører til praktiske løsninger som er til virksomhetens beste. Det er ikke alltid tilfellet.
Dokumenter kan være enhver bærer av strukturerte (informasjon) eller ustrukturerte data (data) for senere «lesing, lytting, fremvisning eller overføring»; sånn sett kan dokumenter godt være steintavler (for dem som samler på slikt).
Arkivdokumenter er den formelle betegnelsen vi bruker her til lands på dokumenter som skal behandles i tråd med krav gitt i lover og forskrifter, det vil si som «blir til» som ledd i en virksomhetsutøvelse. Enkelt sagt er arkivdokumenter sikret dokumentasjon for fremtiden om den operasjonelle virksomheten som foregår (har foregått). Altså dokumenterer handlinger: hvem som har gjort hva, når og i hvilken sammenheng.
Records er dokumenterte bevis for og informasjon om forretningsaktiviteter og –transaksjoner. Vi kan si at records har et sterkt preg av å dokumentere for å «sikre seg» bevismessig i tilfelle noe uventet skjer (ulykke, korrupsjon, søksmål, revisjon, lovkrav eller andre utilsiktede hendelser eller handlinger). Men virksomheten kan også bestemme at den vil ta vare på dokumentasjon i form av records av andre, egendefinerte årsaker (for eksempel dokumenterte erfaringer eller andre resultater som kunnskapsbank for senere bruk og utnyttelse).
Records Management sier vi er summen av tiltakene (prosessene) virksomheten iverksetter for å sikre effektiv og systematisk kontroll med dokumenter (egentlig records) som anses viktige for både dagens forretningsdrift, og for fremtiden.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).