Et stadig gjentagende dilemma for mange virksomheter som inngår som en integrert del av et større, samarbeidende hele – som et konsern, en gruppe med samme eier, et departementsfellesskap, en kommune eller et kommunesamarbeid (eller andre sammenlignbare konstellasjoner), er pålegg fra helhetens «kjerne» eller øverste ledelse om standardiserte arbeidsprosesser og bruk av samme systemløsning. I utgangspunktet veldig bra – forutsatt at innføringen gjøres med omtanke og kreativitet.
Eksemplene kjenner vi alle til: Konsernet innfører felles dokumentforvaltningssystem med ferdig definerte arbeidsprosesser som alle underliggende enheter må ta i bruk, høgskolene velger én systemleverandør og ett system for alle skolene, kommunen velger ett og samme system for alle kommunale etater og virksomheter, «moderniseringsdepartementet» etablerer felles tjenesteenhet og pålegger departementene bruk av en bestemt systemløsning. Det kryr sikkert av mange andre eksempler. Argumentasjonen som brukes (her tatt fra KMD Strategi for bedre og mer effektive administrative tjenester) er standardiserte prosesser, felles tjenester, og å samle og bygge sterkere fagmiljøer.
Og hva målet og hensikten er vet vi også: Spare penger både på kort og lang sikt. Kort sikt gjennom bedre innkjøpsbetingelser, felles drift og vedlikehold, og utvikling og implementering av likeartede, digitale arbeidsprosesser en-gang-ett-sted-med-kopieringseffekt. På lang sikt større grad av helhet gjennom standardisering, ensretting og likhet.
Alle kjenner vi også effektene: Det oppnås god standardisering og automatisering av de prosessene som åpenbart er like uavhengig av enhet, arbeidsoppgaver og organisasjonsform (det vil si av toppen av isfjellet) – mens «særprosessene» og tidligere individuell tilpassing, bruker- og kundetilpassede variasjoner og bruk av sidesystemer (det vil si alle behov som over tid har funnet sine praktiske løsninger «under overflaten» sett fra fellestjenestene og standardiseringsenhetens ståsted), får florere som før. Fordi de trengs. Fordi de bidrar til arbeidseffektivitet. Fordi de gir brukervennlighet og kundetilfredshet.
Samtidig øker frustrasjonsnivået i enhetene som påtvinges standardiseringen, fordi det nye og «utilpassede» i like stor grad som før krever adopsjon og forankring hos ledere og ansatte som skal ta det i bruk. Når beslutningene tas sentralt uten medvirkning, er ikke det en oppgave som må tas lett på. Det er heller ikke alltid likefremt og ok å måtte ta i bruk løsninger (organisatoriske eller IKT) som oppleves som «dårligere» enn det man allerede har, og dermed lite hensiktsmessige. Mange vil også kunne redegjøre grundig og innbitt for hvordan fortsatt utnyttelse av eksisterende løsninger er mer kostnadseffektivt for enheten i det korte perspektivet (og med dagens eskalerende endringstakt bør ikke det være ueffent). På toppen av det hele har det normalt ingen konsekvenser for verken enhet eller enkeltansatte å fortsette å bruke løsninger man er vant med, eller av andre grunner lar være å bruk det nye. Og kostnadene øker fordi tiden går.
Ser vi spesifikt på vårt fagområde, var det tidligere (i det som nå er forrige århundre) at effekten var mer åpenbar: Da arkivering var arkivering. Da arkivering var siste ledd i verdikjeden, siste steg i arbeidsprosessene. Eller riktigere, arkivering var ryddejobben som (eventuelt eller ikke) ble gjort etter at jobben var ferdig og avsluttet. Altså ikke mye å diskutere. Lett å etablere som en tjeneste felles og lik for alle. Sånn sett var arkiv- og dokumentforvaltningen å betrakte som fellestjenester hos mange allerede den gang. Det er bare å ønske velkommen etter alle som ikke er der for lengst. Men det skal stå veldig dårlig til hvis noen tror det er mye å hente…
I dag er et mer avansert og moderne syn på arkiv- og dokumentforvaltningen rådende. Nå er arkivsystemene saksbehandlerløsninger som effektiviserer måten virksomheter kommuniserer med storsamfunnet, kundene og samarbeidspartnerne sine på. Nå handler det om prosesser, nå handler det om data- og informasjonsflyt, og ikke minst handler det om utnyttelse av kunnskap og erfaringer. Nå handler det om å skape verdier for virksomheten, oppnå effektivitet og konkurransefortrinn. Den tradisjonelle arkivdelen er redusert til et IKT-system-minimum som tilfredsstiller lover, forskrifter eller virksomhetsinterne krav, er helautomatisert, og dermed i prinsippet ferdigstandardisert. Mens tjenestedelen yter ledelsesrådgiving, er forretnings-, bruker- og saksbehandlerorientert, har ansvar og oppgaver som er definert vidt og som betyr praktisk involvering i den faglige virksomhetsutøvelsen. Fremtidsrettede virksomheter organiserer sin arkiv- og dokumentforvaltning som interne rådgivings- og konsulenttjenester. Mens det praktiske ansvaret for arkiv- og dokumentforvaltningen som sådan ligger i linjen hos den utøvende virksomhetsledelsen.
Så får hver enkelt spørre seg: Skal vår arkiv- og dokumentforvaltning kun være en administrativ prosess som kan standardiseres og «automatiseres», eller skal den aktivt inngå i verdiskapningsprosessene i virksomheten? Se det, her vil svarene utvilsomt variere stort fra virksomhet til virksomhet, fra virksomhetskultur til virksomhetskultur, avhengig av hvilket modenhetsnivå virksomheten er på. Mye tyder på at mange har langt igjen før fokus legges på hva som gagner virksomheten best.
Vårt poeng blir da: Innføring av standard systemløsninger og standardiserte arbeidsprosesser på tvers av virksomheter og virksomhetsområder som har forskjellig grad av modenhet og bedriftskultur, og forskjellige målgrupper, målsettinger, produkter og prosesser, er minst like krevende og omfattende som å ta i bruk en god systemløsning for den ene virksomheten alene. Vi vil faktisk si mer krevende – fordi fellesløsninger som oftest er valgt ut fra et minste multiplum av krav, mens vitale, operative virksomheter (selv om de inngår i et større fellesskap) har et mangfold av behov som vil måtte tilfredsstilles ulikt.
Og merk: Dette innlegget er ikke en argumentasjon mot standardisering på tvers av virksomheter, men for å etablere fellesløsninger, organisatoriske og tekniske, som er fleksible nok til å ivareta reelle virksomhetsbehov på de fleste nivå i virksomheten. Erfaring viser at innføring av fellesløsninger krever sterk, sentral styring. Bare det er konfliktskapende i seg selv. Derfor må fellesløsninger innføres med kløkt og sympati for at ting skal bli bedre for hver enkelt organisasjonsenhet. Den utfordringen bør ikke overses.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).