I disse dager er nyhetsmedia fulle av politikernes oppfordringer til omstilling og endringer i arbeidslivet – i måten vi organiserer oss på og i måten vi utfører arbeidsoppgavene på. Og mantraet er ikke bare at omstilling er helt nødvendig – men også at alle kan og må bidra.
På vårt fagområde har undersøkelser (blant andre Dataforeningens IT i praksis) gjennom en årrekke påvist at i offentlig forvaltning ligger de fleste sak-/arkivsystemer på et lavt støttenivå. Trolig er det også slik i private foretak. Vi kan derfor med stor sikkerhet postulere et stort potensiale for økt arbeidseffektivitet og verdiskaping ved å ta elektronisk arkivering, dokumentforvaltning og saksbehandling i bruk i ytterligere større omfang enn det vi allerede ser. Kraften sentralforvaltningen legger på gjennomføringen av digitaliseringen i offentlig forvaltning understreker dette.
Når vi analyserer strategier for informasjons- og dokumentforvaltning hos kundene våre, eller slike som er offentlig tilgjengelig ellers, ser vi veldig ofte at gevinstene diffust beskrives som «positive effekter» for arkiv og dokumentforvaltningen, uten konkretisering på noen måter. De er nærmest lange lister over «fromme ønsker» som alle (ledere og arkivarer) gjerne nikker samtykkende til. Fordi de er uforpliktende når det kommer til stykket. Eller også listes ofte såkalte forretningsmessige effekter som ledere på forskjellige nivå i virksomheten forventes skal kunne «ta ut». Men hvordan kan de ta ut effekter når de ikke på noen måte eier eller har et forhold til strategidokumentet?
Gevinstene må synliggjøres, planlegges og disponeres
Reell omstilling betyr å identifisere konkrete tiltak som er gjennomførbare, og som ledelsen og fagpersonell legger kraft og vilje bak for å få gjennomført. Reelt innebærer at tiltakene er entusiastisk akseptert av den som skal realisere dem. Hva som er et godt tiltak i en virksomhet er ikke nødvendigvis det i et annet – selv om læringseffekten kan være stor. Prinsipielt kan vi identifisere fire effektivitetsnivåer (fra avansert til enkelt):
- Nye måter å arbeide på og som enten er løsninger vi ikke har hatt mulighet til å realisere tidligere, eller som fjerner eller erstatter dagens rutiner med nye, mer effektive rutiner og arbeidsformer
- Treffe bedre, sikrere, raskere beslutninger for eksempel ved at informasjon, dokumenter og data sammenstilles slik at beslutningsgrunnlaget blir mer presist og relevant
- Gjøre de riktige tingene ved for eksempel at løsningene vi bruker «automatiserer» arbeids- og informasjonsflyt og regler og forordninger er innebygd i løsningene slik at det skal ikke være mulig å gjøre noe feil
- Arbeide mer effektivt ved at all daglig informasjons- og dokumentforvaltning skal være digital
Offentlig forvaltning er papirbasert
Du behøver ikke tro det – men fremdeles er store deler av offentlig og privat arbeidsliv papirbasert; ofte er papirdokumentene der «for sikkerhets skyld».
Høstingen starter med å tørre å bli 100 % digital. Tøft nok bare det for mange ledere.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).