Det er effektene som skal innføres – ikke teknologien

Gjennomgang av nåsituasjonen avslører alt for ofte at både offentlige og private virksomheter når de innfører nytt sak- og arkivsystem, til tross for grundig teoretisk planlegging, møter på til dels store utfordringer og hindre som tar all fokus og innsats fra den egentlige hensikten med innføringen. Systemet i seg selv er bare ett av flere virkemiddel for å oppnå nytteeffekter. Det er slike effekter som et nytt system gir virksomheten, som skal innføres. 

Lærebøkene om vellykket innføring av IKT-løsninger er fulle av praktiske eksempler og gode råd. Konferansene og seminarene om teamet er mange. Konsulentene stiller sin erfaring og kunnskap til rådighet og «charger» friskt fra alle som ber om hjelp og råd. DIFI utgir veiledninger og rapporter om «alt som kan gå galt» i et forsøk på å hjelpe virksomheter til å unngå fallgruvene. Virksomhetene skolerer og sertifiserer sine utvalgte medarbeidere som profesjonelle prosjektledere. Med andre ord skulle alt tilsi at det aldri skulle gå galt – at hvert eneste innføringsprosjekt ble en suksess.

Men det er teorien. Praksis (det vil si statistikken) viser at opp til tre av fire IKT-prosjekter i offentlig sektor går galt.

Konsekvensene av dårlig gjennomført innføring er åpenbare: virksomheten får ikke tatt ut sine forventede gevinster. Lederne fortviler. Brukerne finner andre løsninger som passer for dem. Og som om det ikke var nok – på toppen av det hele finner vi at mange virksomheter ikke en gang har identifisert og konkretisert forventede gevinster fra sin innføring. I vår sektor innen offentlig arkivforvaltning og elektronisk saksbehandling, ser det ut til å være gjengs «all over». Gevinstene er ofte «pjatt» som ingen tror på, eller generelle argumenter for innføring av alle slags IKT-løsninger. Sånn sett rimer det godt at den som intet forventer, heller intet oppnår. Men det er en annen skål som ikke skal utdypes her (les heller hva vi skriver om høsting).

Innføringsprosjekter fullføres ikke etter intensjonene

Sjelden ser vi at innføringen er fullført etter intensjonene. Det er både positivt og negativt som det meste annet. Positivt at prosjektet evner å tilpasse seg endrede rammer og behov underveis. Negativt at det betyr halvferdige og avstumpede prosjekter – kostbar «læring» vil mange si – og som etterlater seg frustrerte brukere som ikke synes ting virker effektivt for dem. Arkiv- og dokumentforvaltningssystemer brukes av tilnærmet absolutt alle medarbeidere i en virksomhet. Derfor er det avgjørende viktig at innføringen ikke introduserer et effektivitetshemmende verktøy som alle er pålagt å bruke.

Årsakene til at ting går galt kan, som vi vet, være mange og mangeartede. En av dem er at mange innføringsprosjekter arbeider med feil fokus – nemlig teknologien. Det fører til at oppmerksomheten og innsatsen hos oppdragsgiver, i styringsgruppe og prosjektgruppe eller i hva som måtte finnes av brukergrupper, blir opptatt av hva som ikke fungerer med selve systemløsningen. Viktig nok, men ikke viktigst. Prosessen forut for valg og anskaffelse av system må være gjennomført slik at denne typen problemstillinger både må være identifisert og vurdert og besluttet (her: besluttet akseptert). Å tillate at innføringsprosjektet fortsetter å bruke sine ressurser, tid og penger på disse utfordringene, betyr rett og slett dårlig prosjektledelse.

Effektinnføring gir forretningsmessige gevinster

Når fokus endres fra systeminnføring til effektinnføring oppnås mange positive forretningsmessige fordeler, som for eksempel:

• Identifiserer og forankrer de forventede effektene (gevinstene) tidlig i ledelsen i virksomheten. Det gir dem mulighet til å styre prosjektet slik at nytteeffektene oppnås og tas ut
• Unngår for sterk vektlegging av systemets svakheter (som man lettere aksepterer er der og vil være der) – vektleggingen går på funksjonaliteten som gir positive effekter mer enn hva som ikke virker
• Oppnår sterkere vektlegging av andre virkemidler enn systemet, som vil være helt nødvendige verktøy i tillegg for å oppnå de ønskede effektene
• Identifiserer tidlig organisasjonsutfordringene slik at de blir enklere å finne ut av hvordan de skal løses
• Øker brukeraksepten når gevinstene er tydelige (og helst oppnådd) allerede fra starten av

PS: Kommentarene her gjelder alle IKT-systemer selv om sak-/arkivsystemet er brukt som eksempel.

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).