Informasjons- og dokumentforvaltningen skal være forretningsstyrt

La meg starte med en liten, men sann historie: Med hele forretningsledelsen i en bedrift som vi hadde oppdrag for, samlet rundt konferansebordet for å ta eierskap til innholdet i utkastet til overordnet policy for informasjonsforvaltning i selskapet, sier plutselig administrerende direktør så overrasket at han nesten faller av stolen: Skal vi (altså ledelsen) stille krav til informasjons- og dokumentforvaltningen? Vi har alltid fått høre at det er vi som må tilpasse oss dokumentforvaltningens krav til selskapet og ansatte.

Slik er virkeligheten mange steder. Det er pekefingeren som rår. Arkivfunksjonen har terpet på lover og regler og fanden og hans oldemor, mens ansatte har gjort hva de har kunnet for å unngå å komme i konflikt med dem. Men også samtidig unngått å måtte følge alle kravene som stilles. Ikke fordi ansatte vil «sabotere» – men heller fordi reglene og kravene oppleves byråkratiske, pirkete og i det hele tatt lite relevante og lite stimulerende til økt arbeidseffektivitet i en hektisk hverdag. Arkivfunksjonen (for å sette fingeren på én (IM) informasjonsforvaltningsfunksjon) blir ofte oppfattet som en politi-etat som springer etter fagansatte og påpeker reglene som blir brutt når arkivering ikke skjer helt slik arkivarene krever. Eller at arkivfunksjonen rett og slett har gitt opp, og ber ansatte sende dokumentene til dem, så skal de selv (altså arkivarene) sørge for riktig arkivering. Arkivet er med andre ord blitt en egen stat i staten, en isolert øy ingen andre ansatte i virksomheten trer inn på hvis de kan unngå det.

Forretningsstyrt informasjonsforvaltning fraværende

Forretningsstyrt informasjonsforvaltning er det ingen som snakker om. Men når vi spør, sier alle at det er det de har. Forretningsstyrt informasjonsforvaltning. Og legger til: selvsagt! Men nå vi som rådgivere sjekker virkeligheten grundigere, finner vi et helt annet bilde som avslører at ledelsen ikke har styring over informasjons- og dokumentforvaltningen på en slik måte at den beviselig gir forretningsmessige effekter. Eller vi også ser at arkiv- og dokumentfagfolkene ikke er tilstrekkelig opptatt av å skape og/eller bidra til forretningsmessige effekter for virksomheten.

Forretningsstyrt forvaltning av informasjon og dokumenter (på fint heter dette Governance) er alle helhetlige og gjensidige organisatoriske strukturer og prosesser som skal til for å sikre at informasjonsforvaltningen gir reelle, forretningsmessige effekter.

Et første skritt er å definere hva disse effektene skal være. Det er det ledelsen som gjør.

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).