Mer relevant kan ikke fagbiblioteket bli

Fagbibliotekene tvinges til stadig å finne frem til nye bein å stå på – og som rettferdiggjør deres fortsatte eksistens og videre vekst. Overvåking av omverdenen er kanskje den tjenesten som gjør fagbibliotek aller mest relevant for virksomheten det skal betjene.

Mer integrert i, og relevant for virksomheten enn å arbeide med overvåking av omverdenen, kan ikke et fagbibliotek bli, hevder daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS, Karl Kalseth, i en artikkel i Bok og Bibliotek 5/2015. Han tar der utgangspunkt i en nylig utgitt bok om overvåking av omverdenen (Competitive Intelligence for Information Professionals) forfattet av svenskene Charlotte Håkansson og Margareta Nelke, begge anerkjente informasjonseksperter og «informasjonsovervåkere» med lang erfaring fra bedrifter i henholdsvis Danmark og Sverige. Boken omtaler metoder og verktøy for effektiv informasjonsovervåking, og gir nærmest en oppskrift på hvordan du kan gå frem for å etablere en slik tjeneste, og innta en aktiv og ledende rolle som informasjonsovervåker i virksomheten. Boken argumenterer sterkt for at bibliotekarer har en viktig rolle å spille i disse sammenhengene.

Les som PDF hele artikkelen her.

Bilden är tagen av Kajsa Ragnestam.

Slik gjør vi det her

Det er mye positivt med den norske arbeidsmodellen med stor grad av frihet for den enkelte. De fleste av oss er kunnskapsarbeidere som yter best når friheten er størst, og når vi samtidig gis anledning til å sprudle løs med kreativitet og initiativer for øvrig. Vel og bra og må naturligvis oppmuntres. Men helt uten retningslinjer og visse rutiner kan arbeidsutøvelsen ikke være.

Ett av områdene hvor det trengs mer kustus og mindre «jeg gjør hva jeg vil», er innen informasjons- og dokumentforvaltningen. Her er lederes unnfallenhet og medarbeideres egenrådighet direkte ødeleggende for fellesskapsdeling, kunnskapsutvikling og kostnadskontroll. Men siden få ledere bryr seg, er kanskje ikke det så farlig allikevel? Businessen går jo så bra…

Du kjenner kanskje igjen en ikke spesielt uvanlig situasjon fra der du arbeider: en medarbeider synes at det er for tungvint og byråkratisk å måtte skrive sine notater i saksbehandlersystemet i forbindelse med en pågående saksbehandling: nemlig å åpne notatmalen og starte skrivingen. Dessuten klager vedkommende over at notatet blir synlig for andre medarbeidere selv om det ikke er ferdigskrevet eller godkjent som endelig. Han vil gjøre som han alltid har gjort – skrive i word, ha det liggende på sitt private arbeidsområde inntil det er «modnet» ferdig, og først da sende det som vedlegg i epost til rette vedkommende uten mer godkjenning eller videre behandling. Han vil selv bestemme hvem andre (inkludert egen foresatt) som skal få se dokumentet. Først når reaksjonen på dokumentet foreligger, vil han sende det (eventuelt sende det) som vedlegg i en særskilt epost til arkivet for arkivering. Eller hvis han ikke får noen reaksjon, først etter noen år sende det til arkivet i forbindelse med en såkalt «opprydding» på serverområdet.

Å sabotere regler og rutiner har ingen konsekvenser

Når så arkivtjenesten vil instruere vedkommende til å følge rutinene og å starte skrivingen fra saksbehandlerløsningen slik at arkivering, deling og medvirkning er sikret fra første steg, går han til sin linjeleder og «beklager seg» om hvor tungvint det hele er. Og så skjer det fatale: han får «medlidenhet» (må vi vel kalle det) og et «jeg skjønner deg godt» og «gjør som du pleier slik at jobben blir gjort, det er det viktigste» og et klapp på skulderen om at «det ordner seg nok».  Med andre ord, det gis stor frihet fra ledelsen til «å gjøre som man vil». Det har heller ingen praktiske konsekvenser å sabotere bruken av system eller rutiner. Man oppmuntres til å gjøre ting på sin måte. Som betyr hver enkelt ansatte sin måte. Dessverre legger de færreste systemene til rette for det.

Slik kan vi ikke ha det. Regler er nødvendige for at virksomheten skal fungere effektivt, og for at den skal være i overensstemmelse med lover og forskrifter og krav og anbefalinger for øvrig. At det er en diskusjon om hvor mye som trengs av regler versus frihet, er sunt. Organisasjonsforskere sier at «det er balansen mellom det løse og det rigide, mellom anarki og tydelighet, og mellom orden og kaos som er løsningen for organisasjoner flest*». De har også funnet ut at selskaper med suksess har tydelige, strukturelle rammer for sine ansatte. Det krever god lederforankring.

God informasjons- og dokumentforvaltning er et slikt rammeverk som krever overordnet styring i forretningsmessig retning (Governance), automatiserte prosesser (digitalisering), og klare meldinger til alle ansatte om at slik gjør vi det her.

 

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»). 

(* se for eksempel Tom Karp, Endringer i organisasjoner, 2014)
Illustrasjon: Storm P

Tar det mer enn 5 minutter å lære, er det for dårlig

Hvor lang tid bruker bedrifter og offentlige virksomheter på å lære ansatte å Google og bruke Internett, egentlig? Antakelig null. Samtidig er for de fleste av oss nytteeffekten stor allerede fra første tastetrykk. Slik er det imidlertid ikke med sak- og arkivsystemene vi har tatt i bruk, eller er i ferd med å investere store penger i. Det er ikke uvanlig at opplæringskostnadene (i hvert fall i tilbudene leverandørene gir) overgår selve programvareanskaffelsen i størrelse. Da er det umåtelig viktig at du er bevisst hvilke krav du stiller til løsningen du kjøper, og hvilke tjenester du faktisk trenger og er villig til å betale for. Økt bevissthet i anskaffelsesprosessen er tilsynelatende eneste måten vi kan få leverandørene til å tilby løsninger som er så brukervennlige at vi faktisk har nytte av dem. Fra dag én.

Har du lagt merke til at det snart ikke koster mer enn noen få hundrelapper å kjøpe ny kopieringsmaskin, mens blekk og papir koster stadig mer? At flyreiser er tilnærmet gratis, men at du må betale for alt som naturlig følger med det å reise?

Kjenn dine behov

Slik er det med arkiv- og dokumenthåndteringsløsninger også. Leverandørene konkurrerer hardt på prisen på programvaren, men henter inn sin fortjeneste på tilleggsprogrammer, tilpassingstjenester og brukeropplæring. Den som er opptatt av god kostnadskontroll må derfor være seg bevisst hva de behovs-genererte «tilleggskostnadene» faktisk omfatter – og hva du egentlig har behov for.

For husker du også den gang da det var nødvendig med et tredagers kurs å lære å bruke arkivsystemet? Og gjerne et oppfriskningskurs i tillegg. Og et spesialkurs i søking. Og ekstrakurs for systemeier. For ikke å snakke om superbrukerkursene. Grunnkurs og avanserte kurs. Det er ikke lenge siden denne kursporteføljen var normalen. Dessverre virker det som om mange av dagens leverandører lever i den samme verden som den gang da. Bare sjekk.

Vi mener at det er en selvfølge å være våken og bevisst når man kjøper. Men kundene må også stille krav – strenge krav, og tørre ta i bruk løsninger som er brukervennlige mer enn komplekse, som er raske å implementere fremfor krever kostbare tilpassinger og langvarig prosjektarbeid med mange involverte, og ikke minst: som gir forretningseffekter fra dag en fremfor frustrerte brukere og ledere som genererer mye internt støy.

Brukerne vil greie seg mest mulig på egen hånd

Nå vet vi alle at arkivsystem er komplekse systemløsninger som skal tilfredsstille mange intrikate og formelle krav fra arkivverket (for dem som opererer i den sektoren), og helst være i samsvar med anerkjente standarder for anbefalt praksis øvrig. Men at brukergrensesnittet fremdeles følger gamle tradisjoner fra offentlig arkivforvaltning, er uforståelig. For tenk etter: hva er det brukerne reagerer mest negativt på når nytt arkivsystem skal innføres? Jo, at det ikke er tilstrekkelig bare å få en rask og kortfattet innføring slik at de kan greie seg på egen hånd snarest mulig. Brukere skjønner ikke logikken bak hvorfor ting må gjøres i en bestemt rekkefølge som de selv ikke har vært med på å bestemme. De skjønner ikke begrepene som brukes (og som betyr noe helt annet enn det de intuitivt burde bety på vanlig språk); at skjermbildene er bygd opp som skjema som skal fylles inn med informasjon som man (egentlig) ikke behøver bry seg om til daglig; eller at søking (som de fleste brukere i utgangspunktet forstår og kan) krever bruk av spesialtegn både her og der og i mente for å gi (noenlunde) relevante svar.

Når brukerverdenen er slik, da må konklusjonen bli: Løsninger som ikke lar seg bruke etter 5 minutters introduksjon, har så lav ROI at man bør holde seg unna. De vil uansett være erstattet av bedre løsninger om litt. Og begynn å still krav om løsninger som fungerer slik du som kunde og bruker ønsker dem.

PS: Nå kan det naturligvis være andre grunner til at opplæring trengs, men det er en annen sak.

 

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).

 

Neste generasjon arkivledere

Kommende generasjon arkivledere må ikke bare kunne faget sitt. De må sammenligne seg med de beste virksomhetsledere, for eksempel en som Umoes Jens Ulltveit-Moe* (for å ta en av dagens aktuelle).

Offentlig sektor preges av omstilling og forandring. Utfordringene er store, med stadig sterkere krav til kostnadseffektivitet og resultatoppnåelse. Oppgaver som tradisjonelt har vært ivaretatt av kommuner og statlige virksomheter, utføres nå i privat regi eller som offentlig eide aksjeselskaper. Viktige samfunnsoppgaver løses på til dels helt andre måter enn vi tidligere har vært vant til. Og ikke minst – offentlige tjenester formidles og utføres i overveiende grad digitalt.

Det betyr at forventningene til det moderne arkivet, til arkivleder og arkivmedarbeidere, er større og mer krevende enn noen gang tidligere. Løsningene «fra i går» er ikke lenger gangbare sånn uten videre. Nye tankemodeller om roller og oppgaver, nye måter å «sette sammen» teknologiløsningene på, nye måter å bruke teknologien på, og ikke minst nye måter å arbeide på, blir avgjørende viktig.

Trenger innovative og kreative arkivledere

Dette krever arkivledere som er innovative og kreative i hvordan de tilrettelegger arkivtjenestene på den ene siden, og hvordan de bidrar til utviklingen av virksomheten de er en del av, på den andre. For å lykkes trengs det i tillegg til dels en annen kompetanse enn i dag hos arkivmedarbeiderne. Og på toppen av det hele, arkivledere som samtidig tør å ta sjanser som utfordrer både egen virksomhetsledelse og ikke minst fagmiljøet.

Kommende generasjon arkivledere må ikke bare inneha gode, generelle lederegenskaper som gjør dem til kandidater til øvrige administrative stillinger i virksomheten, men også kunne arbeide med faglige perspektiver som å:

• Arbeide helhetlig: enkelt sagt betyr det at vedkommende ikke bare er opptatt av arkivets rolle – men inntar i alt sitt virke et  helhetlig virksomhetsperspektiv – hva som gagner virksomheten (kundene sine) best. Da handler det ikke bare om å kalle arkivtjenestene for informasjonsforvaltning. I stedet handler det om å bidra til å løse forretningsvirksomhetens utfordringer og «være der brukerne er» («embedded» på fint) og å legge til rette for at de øvrige medarbeiderne i virksomheten arbeider og bruker informasjon og dokumentasjon på en effektiv måte. Helhetlig informasjonsforvaltning innebærer å tilby virksomheten helt andre (og for mange til dels ukjente) produkter og tjenester enn i dag.
• Skape gode arbeidsprosesser for saksbehandlere og ledere gjennom å strømlinjeforme og effektivisere hvordan informasjon og dokumentasjon flyter i arbeidsprosessene. I praksis innebærer det å gå på en evig jakt etter «flaskehalser». Og ikke minst – få gjort noe med dem.
• Bygge kvalitet som et integrert element i arbeidsprosessene og i all dokumenthåndtering og informasjonsflyt ved hjelp av gode styringssystemer og digitale løsninger. Det innebærer blant annet å ha fokus på utnyttelsen av informasjon og kunnskap mer enn lagring og restriksjoner, fokus på forretningsmessige effekter mer lover og forordninger, og på tilrettelagte, brukervennlige løsninger hvor regelverket (i den grad det må være med) er bygget inn i systemløsningene mer enn omfattende brukeropplæringstiltak.
• Ta en ledende rolle i virksomhetens informasjons- og kunnskapsforvaltning ved å være spesialisten på tilretteleggingen for at informasjon og dokumenter forvaltes som strategiske ressurser på lik linje med andre tilsvarende ressurser.

Neste generasjon arkivledere må ha kompetanse på høyde med sivilarkivarer (et nivå som ikke finnes i dag, verken som ord eller tittel).

 

(*) Og for dem som ikke visste det: han er til og med utdannet deltidsbibliotekar. Bilde fra Umoes nettside.

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).