Arkivverket skiter i eget reir

Arkivarens mareritt er når hun må håndtere dokumenter uten noen form for identifikasjon. Paradoksalt er ett av Arkivlovutvalgets faglige vedlegg publisert uten de nødvendige formalia som gjør et dokument til dokumentasjon.

God dokumentasjon har ikke bare et faglig innhold av høy kvalitet, men har også identifikasjoner som viser at det er utarbeidet av et kompetent organ eller virksomhet, at forfatterne kan identifiseres, at det tydelig fremgår at dokumentet er nytt eller gammelt, etterrettelig og ikke utdatert, at sidene er paginert og lett kan leses i riktig rekkefølge skulle printeren spy utskriftene på gulvet. Og gjerne har andre attributter som bidrar til å identifisere det, dets opphav, dets etterrettelighet, dets alder, etc. På fint: autentisitet. Ikke slik med Arkivverkets kanskje viktigste dokument på lange tider.

Arkivlovutredningen

Utredningen om ny arkivlov (NOU 2019:9) ble fremlagt nylig. Det er mange sider å lese, og helt sikkert mye å diskutere og å ta tak i på flere måter. Ingen stor sak, men det som forbløffer når vi ser på rapporten på Arkivverkets hjemmesider «i et glimt», er utgivers haltende praksis for utarbeidelse av god dokumentasjon. Stilt krav til, eller gitt veiledning til underleverandørene av de faglige vedleggene har åpenbart ikke skjedd. Det er totalt uforståelig at en viktig arkivorganisasjon kan publisere en utredning om dokumentasjonskrav på denne måten (selv om den formelt sett er utgitt av Kulturdepartementet).

Les utredningen

Vedlegg uten formell identifikasjon 

Vedleggene er tilgjengelige som selvstendige dokumenter. De kan lastes ned, kopieres og spres uten tilknytning til selve hoveddokumentet. De kan selvstendig deles i møter, mellom kolleger og med andre. Helt utmerket, hadde bare sammenhengene vært klare. Ett av dem mangler identifikasjon, paginering, utgiverinstitusjon og annen angivelse hvem som står bak (ut over forfatterne som fremstår som privatpersoner), eller hatt henvisning til hoveddokumentet det er en del av.   

Når god dokumentasjonspraksis ikke er så nøye for Arkivverket, hvorfor skal da andre virksomheter være nøyere? For det er de ikke.

Les også Norsk Arkivråds innlegg om utredningen i Dagsavisen

Les også Er det forskjell på dokumenter, arkivdokumenter og records?

Makten ligger hos referatskriveren

Det bør være kamp om å få skrive møtereferatet; det desidert viktigste dokumentet som reflekterer både hvordan virksomheten ledes og utvikles, hvordan dens arbeidskultur fungerer, og ikke minst hvordan den (nære og fjerne) fremtid vurderes.

Alle har vi vært i møter som begynner med: hvem skal skrive referatet? Og alle har vi vært den som febrilsk roter i vesker eller fikler med pc og mobil for å unngå å bli utpekt. Eller den som beskjedent ser ned eller til siden for å gi inntrykk av å være ikke-skrivekyndig. Eller for lite tillitsvekkende til å kunne skrive referat. Vi gjør hva som helst annet enn å legge blokka eller stille pc-en klar til skriving. Alle har vi brukt alle slags metoder og unnskyldninger for å unngå å bli den som må skrive referatet. Det er som siste sort å regne: verre enn å bli siste mann valgt til håndballaget i gymnastikken på barneskolen.

Å være referent (referatskriver) er lite populært også fordi referatet som dokument har lav status. De færreste gidder komme med innsigelser eller (forslag til) rettelser eller tilføyelser. De færreste gjennomgår, retter opp eller på andre måter korrigerer referatet ved oppstart av påfølgende møte. Og hvis det skjer opplever gjerne referenten dette som kritikk. Derimot er det å ha navnet sitt på strategidokumenter og rapporter, utredninger og notater ansett som vesentlig mer prestisjefylt.

Generelt mangler gode innholdsmaler

Fra et stort antall gjennomganger av dokumentforvaltningen og dokumentflyt i offentlige og private virksomheter, vet jeg at mange har dokumentmaler for hvordan referater skal se ut. Og at de færreste har maler og veiledninger for innhold, hvordan referater skal skrives, hva slags saksinnhold som skal refereres og hvordan. Det stilles ikke krav til at beslutninger og vedtak skal være tydelige, at beslutninger om tiltak skal redegjøre tydelig for hensikt og tiltak, hva som skal utføres og av hvem. Det slurves med angivelse av tidsfrister, leveranseform(at)er og hvem andre som skal involveres. De fleste referenter ser kanskje på hvordan det forrige referatet (hvis det er et møte i en rekke) eller lignende referater er skrevet tidligere. Mange skriver referater uten substansielt innhold. Som sagt, derfor bryr de fleste seg heller ikke om referatene fra møter som er avviklet. Det er tilbakelagte stadier å regner. Inntil noe skjer og det er for seint.  

Få kan å skrive referat med tanke på at det skal reflektere vesentlig dokumentasjon både av det som skjedde (tilbakeskuende) og det som skal skje (fremoverskuende).

Referenten har størst påvirkningskraft

En nylig hendelse som har fått mye oppmerksomhet i nyhetsmedia, illustrerer tilstanden i offentlig forvaltning. Men situasjonen er tilsvarende i private virksomheter. Aftenpostens leder 25. september i år omtaler konfliktene i ledelsen i Utdanningsetaten i Oslo kommune, og peker rettmessig på at «gitt kritikken, bør referatene fra etatsstyringsmøtene vise [..] misnøyen og forsøkene på å få en bedre dialog med etaten. Disse møtene er [..] arenaen for styringssignaler». Og redaktøren kunne godt ha føyd til at ledermøtene ikke bare er arena for signaler, men er hovedarenaen for faktiske beslutninger, tiltak og deres oppfølginger over tid.

Det bør derfor være kamp om å få skrive møtereferatet; det desidert viktigste dokumentet som reflekterer både hvordan virksomheten ledes og utvikles, hvordan dens arbeidskultur fungerer, og ikke minst hvordan den (nære og fjerne) fremtid vurderes. Den som skriver referatet har med andre ord en sterk påvirkningskraft for hvordan beslutninger og tiltak utformes og iverksettes.

Som en konsekvens blir det en sentral oppgave for arkivtjenesten å sørge for at virksomheten har tilstrekkelig gode rutiner, dokumentmaler og opplæringstiltak på plass for å sikre at referatfunksjonen fungerer som den skal. De færreste tenker at dette er en viktig oppgave for dem.

Forsømt oppgave i arkivtjenesten

Hvorfor dette temaet tas frem i denne bloggen om arkiv- og dokumentforvaltningens roller, er at det er en alt for ofte «glemt» arbeidsoppgave nettopp å være pågående og aktiv intern faginstans på alle informasjons- og dokumentfaglige områder i virksomheten. Ett av disse områdene er å forsikre ledelsen om at virksomheten har gode, hensiktsmessige og effektive rutiner for å dokumentere beslutninger og hendelser på alle relevante beslutningsnivåer. For å få til det må arkivleder sette seg grundig inn i hvordan styrings- og beslutningsprosessene fungerer i den aktuelle virksomheten, og arbeide med ledelsen for å etablere, eller rette opp, prosessene der det er nødvendig, lage veiledninger og kanskje kurs for ledere og saksbehandlere. Og ikke minst viktig, få fastsatt ansvaret for at rutiner, maler og teknologiske løsninger etableres, fungerer og tas i bruk slik de skal.  

 

Er det forskjell på dokumenter, arkivdokumenter og records?

En av de viktige oppgavene for arkivfunksjonen er på vegne av virksomheten den inngår i, å etablere kostnadseffektive rutiner og opplegg for håndtering av viktig informasjon og dokumentasjon. Det krever at vi vet 1) hva som er viktig informasjon og dokumentasjon, og 2) hva som er mest kostnadseffektiv håndtering for virksomheten totalt sett. Begge deler kan være utfordrende nok.

Mengden informasjon og dokumenter som skal håndteres i og av offentlig forvaltning og næringsliv, vet vi dobles eksponentielt årlig. At det er slik ser vi daglig i praksis når brukerne strever med et utall versjoner av samme dokument og lagring og gjenfinning i alle tenkelige medium. Samtidig ser vi at mange virksomheter, ledere og ansatte, har store problemer med å skille viktig fra mindre viktig, og at mange arkiver behandler alle dokumenter som likeverdig viktige. Det betyr at mange bruker alt for mye ressurser på å håndtere uviktig informasjon og dokumenter som om de var forretnings- eller virksomhetskritiske. Ikke særlig smart. Ikke særlig økonomisk.

Mengden dokumenter en utfordring

For de fleste representerer mengden en utfordring – både fordi den skal håndteres på en hensiktsmessig og økonomisk måte, og ikke minst fordi deler av den skal kunne brukes, gjenfinnes og gjenbrukes til nytte for virksomhetens forretningsdrift (i effektive arbeidsprosesser) og utvikling (som kunnskapsressurser).

Noen virksomheter satser på at det er arkivfunksjonen som er ekspertene på god informasjonsforvaltning – andre på IKT-funksjonen, og atter andre på en kombinasjon av disse. Trolig er alle svar like gode her – så lenge det fører til praktiske løsninger som er til virksomhetens beste. Det er ikke alltid tilfellet.

Dokumenter kan være enhver bærer av strukturerte (informasjon) eller ustrukturerte data (data) for senere «lesing, lytting, fremvisning eller overføring»; sånn sett kan dokumenter godt være steintavler (for dem som samler på slikt).

Arkivdokumenter er den formelle betegnelsen vi bruker her til lands på dokumenter som skal behandles i tråd med krav gitt i lover og forskrifter, det vil si som «blir til» som ledd i en virksomhetsutøvelse. Enkelt sagt er arkivdokumenter sikret dokumentasjon for fremtiden om den operasjonelle virksomheten som foregår (har foregått). Altså dokumenterer handlinger: hvem som har gjort hva, når og i hvilken sammenheng.

Records er dokumenterte bevis for og informasjon om forretningsaktiviteter og –transaksjoner. Vi kan si at records har et sterkt preg av å dokumentere for å «sikre seg» bevismessig i tilfelle noe uventet skjer (ulykke, korrupsjon, søksmål, revisjon, lovkrav eller andre utilsiktede hendelser eller handlinger). Men virksomheten kan også bestemme at den vil ta vare på dokumentasjon i form av records av andre, egendefinerte årsaker (for eksempel dokumenterte erfaringer eller andre resultater som kunnskapsbank for senere bruk og utnyttelse).

Records Management sier vi er summen av tiltakene (prosessene) virksomheten iverksetter for å sikre effektiv og systematisk kontroll med dokumenter (egentlig records) som anses viktige for både dagens forretningsdrift, og for fremtiden.

 

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»). 

 

Slik gjør vi det her

Det er mye positivt med den norske arbeidsmodellen med stor grad av frihet for den enkelte. De fleste av oss er kunnskapsarbeidere som yter best når friheten er størst, og når vi samtidig gis anledning til å sprudle løs med kreativitet og initiativer for øvrig. Vel og bra og må naturligvis oppmuntres. Men helt uten retningslinjer og visse rutiner kan arbeidsutøvelsen ikke være.

Ett av områdene hvor det trengs mer kustus og mindre «jeg gjør hva jeg vil», er innen informasjons- og dokumentforvaltningen. Her er lederes unnfallenhet og medarbeideres egenrådighet direkte ødeleggende for fellesskapsdeling, kunnskapsutvikling og kostnadskontroll. Men siden få ledere bryr seg, er kanskje ikke det så farlig allikevel? Businessen går jo så bra…

Du kjenner kanskje igjen en ikke spesielt uvanlig situasjon fra der du arbeider: en medarbeider synes at det er for tungvint og byråkratisk å måtte skrive sine notater i saksbehandlersystemet i forbindelse med en pågående saksbehandling: nemlig å åpne notatmalen og starte skrivingen. Dessuten klager vedkommende over at notatet blir synlig for andre medarbeidere selv om det ikke er ferdigskrevet eller godkjent som endelig. Han vil gjøre som han alltid har gjort – skrive i word, ha det liggende på sitt private arbeidsområde inntil det er «modnet» ferdig, og først da sende det som vedlegg i epost til rette vedkommende uten mer godkjenning eller videre behandling. Han vil selv bestemme hvem andre (inkludert egen foresatt) som skal få se dokumentet. Først når reaksjonen på dokumentet foreligger, vil han sende det (eventuelt sende det) som vedlegg i en særskilt epost til arkivet for arkivering. Eller hvis han ikke får noen reaksjon, først etter noen år sende det til arkivet i forbindelse med en såkalt «opprydding» på serverområdet.

Å sabotere regler og rutiner har ingen konsekvenser

Når så arkivtjenesten vil instruere vedkommende til å følge rutinene og å starte skrivingen fra saksbehandlerløsningen slik at arkivering, deling og medvirkning er sikret fra første steg, går han til sin linjeleder og «beklager seg» om hvor tungvint det hele er. Og så skjer det fatale: han får «medlidenhet» (må vi vel kalle det) og et «jeg skjønner deg godt» og «gjør som du pleier slik at jobben blir gjort, det er det viktigste» og et klapp på skulderen om at «det ordner seg nok».  Med andre ord, det gis stor frihet fra ledelsen til «å gjøre som man vil». Det har heller ingen praktiske konsekvenser å sabotere bruken av system eller rutiner. Man oppmuntres til å gjøre ting på sin måte. Som betyr hver enkelt ansatte sin måte. Dessverre legger de færreste systemene til rette for det.

Slik kan vi ikke ha det. Regler er nødvendige for at virksomheten skal fungere effektivt, og for at den skal være i overensstemmelse med lover og forskrifter og krav og anbefalinger for øvrig. At det er en diskusjon om hvor mye som trengs av regler versus frihet, er sunt. Organisasjonsforskere sier at «det er balansen mellom det løse og det rigide, mellom anarki og tydelighet, og mellom orden og kaos som er løsningen for organisasjoner flest*». De har også funnet ut at selskaper med suksess har tydelige, strukturelle rammer for sine ansatte. Det krever god lederforankring.

God informasjons- og dokumentforvaltning er et slikt rammeverk som krever overordnet styring i forretningsmessig retning (Governance), automatiserte prosesser (digitalisering), og klare meldinger til alle ansatte om at slik gjør vi det her.

 

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»). 

(* se for eksempel Tom Karp, Endringer i organisasjoner, 2014)
Illustrasjon: Storm P