Det handler om å høste
I disse dager er nyhetsmedia fulle av politikernes oppfordringer til omstilling og endringer i arbeidslivet – i måten vi organiserer oss på og i måten vi utfører arbeidsoppgavene på. Og mantraet er ikke bare at omstilling er helt nødvendig – men også at alle kan og må bidra.
På vårt fagområde har undersøkelser (blant andre Dataforeningens IT i praksis) gjennom en årrekke påvist at i offentlig forvaltning ligger de fleste sak-/arkivsystemer på et lavt støttenivå. Trolig er det også slik i private foretak. Vi kan derfor med stor sikkerhet postulere et stort potensiale for økt arbeidseffektivitet og verdiskaping ved å ta elektronisk arkivering, dokumentforvaltning og saksbehandling i bruk i ytterligere større omfang enn det vi allerede ser. Kraften sentralforvaltningen legger på gjennomføringen av digitaliseringen i offentlig forvaltning understreker dette.
Når vi analyserer strategier for informasjons- og dokumentforvaltning hos kundene våre, eller slike som er offentlig tilgjengelig ellers, ser vi veldig ofte at gevinstene diffust beskrives som «positive effekter» for arkiv og dokumentforvaltningen, uten konkretisering på noen måter. De er nærmest lange lister over «fromme ønsker» som alle (ledere og arkivarer) gjerne nikker samtykkende til. Fordi de er uforpliktende når det kommer til stykket. Eller også listes ofte såkalte forretningsmessige effekter som ledere på forskjellige nivå i virksomheten forventes skal kunne «ta ut». Men hvordan kan de ta ut effekter når de ikke på noen måte eier eller har et forhold til strategidokumentet?
Gevinstene må synliggjøres, planlegges og disponeres
Reell omstilling betyr å identifisere konkrete tiltak som er gjennomførbare, og som ledelsen og fagpersonell legger kraft og vilje bak for å få gjennomført. Reelt innebærer at tiltakene er entusiastisk akseptert av den som skal realisere dem. Hva som er et godt tiltak i en virksomhet er ikke nødvendigvis det i et annet – selv om læringseffekten kan være stor. Prinsipielt kan vi identifisere fire effektivitetsnivåer (fra avansert til enkelt):
- Nye måter å arbeide på og som enten er løsninger vi ikke har hatt mulighet til å realisere tidligere, eller som fjerner eller erstatter dagens rutiner med nye, mer effektive rutiner og arbeidsformer
- Treffe bedre, sikrere, raskere beslutninger for eksempel ved at informasjon, dokumenter og data sammenstilles slik at beslutningsgrunnlaget blir mer presist og relevant
- Gjøre de riktige tingene ved for eksempel at løsningene vi bruker «automatiserer» arbeids- og informasjonsflyt og regler og forordninger er innebygd i løsningene slik at det skal ikke være mulig å gjøre noe feil
- Arbeide mer effektivt ved at all daglig informasjons- og dokumentforvaltning skal være digital
Offentlig forvaltning er papirbasert
Du behøver ikke tro det – men fremdeles er store deler av offentlig og privat arbeidsliv papirbasert; ofte er papirdokumentene der «for sikkerhets skyld».
Høstingen starter med å tørre å bli 100 % digital. Tøft nok bare det for mange ledere.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).
Alle dokumenter skal ikke behandles som arkivdokumenter (records)
Håndteringen av arkivdokumenter (records management) er den mest omfattende delen av arkivforvaltningen – og dermed den som er mest kostbar for virksomheten, offentlig som privat. Å optimalisere og effektivisere arkivforvaltningen gir derfor direkte utslag på bunnlinjen. Nettopp det som virksomhetsledere er opptatt av.
Offentlige som private virksomheter sliter, forståelig nok, med å etablere tilstrekkelig gode tiltak som sikrer bevaring og kassasjon av arkivdokumenter (records). Ledere flest vurderer at dette må være den enkleste av arkivfunksjonens oppgaver: å sette bort (fysisk eller digitalt) dokumenter som ikke behøver være tilgjengelig for daglig bruk lenger. IT-avdelingen vil lagre alt som er digitalt «for sikkerhets skyld». Dokumentfaglig personell hausser opp lover og regler, formater og lagringstid, metadata og gjenfinning, og en mengde andre arkivfaglige argumenter.
Kostnadsdrivende håndtering av arkivdokumenter
Måten vi i dag administrerer og håndterer arkivdokumenter (records) på representerer antakelig den mest kostnadsdrivende delen av informasjons- og dokumentforvaltningen. Da er det naturlig at ledere «reserverer seg» og søker forenklinger – som er å gjøre minst mulig. Eller i hvert fall ikke gjøre mer enn strengt nødvendig.
Ut fra et forretningsmessig ståsted blir arkivfunksjonens rolle å bidra til at det etableres løsninger og opplegg som gjør omfanget av håndteringen av arkivdokumenter minst mulig omfattende, men tilstrekkelig til at lover og regler og interne krav ivaretas. Lover og regler lar seg ikke lett påvirke. Stikkordet blir da «interne krav». Her ligger også fundamentet for forretningsmessig forankring og ledelsesengasjement.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).