Records management er summen av tiltakene virksomheten iverksetter for å sikre kontroll med fremtiden

Records Management (RM) er en integrert del av informasjonsforvaltningen (IM – Information Management).

Mange ser ut til å ville gjøre arkivforvaltningen (RM – records management) i private sektor til enda en faglig bås, organisatorisk og teknologisk. RM bør (som vi har vært inne på i tidligere innlegg) gjøres minst mulig omfattende. I praksis betyr det ikke å redusere på viktighet, krav og løsninger – men heller å automatisere flest mulige av de arkivfaglige beslutningene og prosessene. Det skjer gjennom identifisering av hvilke dokumenter som er records (arkivverdige), beslutte når de skal deklareres som records (det vil si skal «gå over» fra å være «levende» dokumenter til «døde» dokumenter (som ikke kan manipuleres eller endres på andre måter) i praktisk, forretningsmessig henseende, og bestemme hvilken behandling disse dokumentene skal ha som records. Forvalterens rolle er å være arkivfaglig rådgiver for forretningsledere som trenger hjelp og støtte til å treffe gode beslutninger om håndteringen av den forretningskritiske dokumentasjonen. Den støtten trenger de fleste ledere, er vår erfaring.

Records management er ledelsesansvar

Å identifisere hvilke dokumenter som skal behandles som records, er ledelsen sitt ansvar. Arkivarer som ukritisk påtar seg det ansvaret, bør med rette føle seg utrygge den dagen krisen oppstår – og helvetet er løs: når kontrakten til produkter og tjenester verdt 100 millioner NOK ikke kan finnes, når tegningene til tunnelen som raste sammen eller broen som falt ned, er borte. Eksemplene er reelle. Dessverre finnes det mange flere av dem. Også der du jobber.

Arkivarenes rolle er å legge til rette for at ledelsen tar gode, kvalifiserte valg til beste for virksomheten.

Records are “Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business“

Records management (RM) is “The practice of maintaining the records of an organization from the time they are created up to their eventual disposal”

Records er selskapets eiendom fullt og helt og skal håndteres som det. Ideelt sett skal det aldri bli behov for å gå tilbake til disse dokumentene. Det behovet kommer først når den krisen ledelsen gjør hva den kan for å unngå, oppstår: søksmålet fra en konkurrent, korrupsjon, underslag, eksplosjon, arbeidsulykke.

Records er tilnærmet sammenlignbare med begrepet arkivdokument som offentlig forvaltning forholder seg til. Forskjellen skal vi komme tilbake til i et senere innlegg.

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).

Definisjonen er i henhold til ISO.

Dokumentkontroll – driver vi egentlig med det i offentlig arkivforvaltning?

Dokumentkontroll er ikke nødvendigvis dokumentkontroll. Begrepet brukes mest i sin opprinnelige sammenheng i store og små utbyggingsprosjekter til havs og på land.

Dokumentkontroll (Document Control) i prosjektsammenheng dreier seg i hovedsak om å sørge for at de riktige dokumentene blir laget, og å styre flyten av disse innenfor prosjektets rammer (internt og eksternt). Dokumenter skal lages etter gitte krav, gjennomgå faglige vurderinger internt hos virksomheten som lager det og hos kunde, prosjektet, eventuelt hos leverandør eller oppdragsgiver. Det skal registreres og måles og rapporteres fremdrift. Har prosjektet laget dokumentene som må foreligge på et bestemt tidspunkt, er de faglig vurdert og godkjent av alle relevante parter? Er dokumentene ferdigstilt i henhold til prosjektets nettverksplan?

Dokumentkontroller skal ha totaloversikten, og rapportere avvik når det oppdages, slik at (noen andre) kan ta nødvendige aksjoner.

Dokumentkontroll inngår vanligvis som en integrert del av LCI (Life-Cycle-Information) koordinators ansvarsområder når en slik er etablert. I større prosjekter er det like vanlig med en egen utførende dokumentkontroller som mottar styring fra LCI koordinator med hensyn til alt som er relatert til kundens LCI-krav.

Dokumentkontroll benytter gjerne særskilte systemløsninger som er bygd opp slik at styring, kontroll og måling ivaretas kostnadseffektivt. Samhandlingsrom og nettbaserte prosjektrom brukes hyppig. Noark-baserte arkiv- og saksbehandlingsløsninger er ikke hjelpemidler for god dokumentkontroll.

Mange tolker dokumentkontroll som «kontroll av dokumenter» (slik det skjer i Skatteetaten, Tollvesenet og andre statlige kontrollorganer som for eksempel sjekker at sertifikater eller andre dokumenter er i overensstemmelse med krav gitt i lover og forskrifter) eller bruker det som et «finere» navn på tradisjonelt arkivarbeid i offentlig forvaltning, da i betydningen av at arkivtjenesten på vegne av etaten ivaretar den overordnede og praktiske «kontrollen» eller styringen av den samlede dokumentforvaltningen.

Vi tror vel at den siste sammenhengen skaper mer begrepsforvirring enn at det i det store og hele har noe for seg.

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).

Neste generasjon arkivledere

Kommende generasjon arkivledere må ikke bare kunne faget sitt. De må sammenligne seg med de beste virksomhetsledere, for eksempel en som Umoes Jens Ulltveit-Moe* (for å ta en av dagens aktuelle).

Offentlig sektor preges av omstilling og forandring. Utfordringene er store, med stadig sterkere krav til kostnadseffektivitet og resultatoppnåelse. Oppgaver som tradisjonelt har vært ivaretatt av kommuner og statlige virksomheter, utføres nå i privat regi eller som offentlig eide aksjeselskaper. Viktige samfunnsoppgaver løses på til dels helt andre måter enn vi tidligere har vært vant til. Og ikke minst – offentlige tjenester formidles og utføres i overveiende grad digitalt.

Det betyr at forventningene til det moderne arkivet, til arkivleder og arkivmedarbeidere, er større og mer krevende enn noen gang tidligere. Løsningene «fra i går» er ikke lenger gangbare sånn uten videre. Nye tankemodeller om roller og oppgaver, nye måter å «sette sammen» teknologiløsningene på, nye måter å bruke teknologien på, og ikke minst nye måter å arbeide på, blir avgjørende viktig.

Trenger innovative og kreative arkivledere

Dette krever arkivledere som er innovative og kreative i hvordan de tilrettelegger arkivtjenestene på den ene siden, og hvordan de bidrar til utviklingen av virksomheten de er en del av, på den andre. For å lykkes trengs det i tillegg til dels en annen kompetanse enn i dag hos arkivmedarbeiderne. Og på toppen av det hele, arkivledere som samtidig tør å ta sjanser som utfordrer både egen virksomhetsledelse og ikke minst fagmiljøet.

Kommende generasjon arkivledere må ikke bare inneha gode, generelle lederegenskaper som gjør dem til kandidater til øvrige administrative stillinger i virksomheten, men også kunne arbeide med faglige perspektiver som å:

Arbeide helhetlig: enkelt sagt betyr det at vedkommende ikke bare er opptatt av arkivets rolle – men inntar i alt sitt virke et helhetlig virksomhetsperspektiv – hva som gagner virksomheten (kundene sine) best. Da handler det ikke bare om å kalle arkivtjenestene for informasjonsforvaltning. I stedet handler det om å bidra til å løse forretningsvirksomhetens utfordringer og «være der brukerne er» («embedded» på fint) og å legge til rette for at de øvrige medarbeiderne i virksomheten arbeider og bruker informasjon og dokumentasjon på en effektiv måte. Helhetlig informasjonsforvaltning innebærer å tilby virksomheten helt andre (og for mange til dels ukjente) produkter og tjenester enn i dag.
Skape gode arbeidsprosesser for saksbehandlere og ledere gjennom å strømlinjeforme og effektivisere hvordan informasjon og dokumentasjon flyter i arbeidsprosessene. I praksis innebærer det å gå på en evig jakt etter «flaskehalser». Og ikke minst – få gjort noe med dem.
Bygge kvalitet som et integrert element i arbeidsprosessene og i all dokumenthåndtering og informasjonsflyt ved hjelp av gode styringssystemer og digitale løsninger. Det innebærer blant annet å ha fokus på utnyttelsen av informasjon og kunnskap mer enn lagring og restriksjoner, fokus på forretningsmessige effekter mer lover og forordninger, og på tilrettelagte, brukervennlige løsninger hvor regelverket (i den grad det må være med) er bygget inn i systemløsningene mer enn omfattende brukeropplæringstiltak.
Ta en ledende rolle i virksomhetens informasjons- og kunnskapsforvaltning ved å være spesialisten på tilretteleggingen for at informasjon og dokumenter forvaltes som strategiske ressurser på lik linje med andre tilsvarende ressurser.

Neste generasjon arkivledere må ha kompetanse på høyde med sivilarkivarer (et nivå som ikke finnes i dag, verken som ord eller tittel).

(*) Og for dem som ikke visste det: han er til og med utdannet deltidsbibliotekar. Bilde fra Umoes nettside.

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).

Noark gir ubegrensede muligheter

Ofte opplever vi at virksomheter spør etter dyptpløyende Noark-kompetanse, også i sammenhenger hvor det åpenbart ikke er reelt behov, for eksempel at det er en privat virksomhet, eller det er snakk om å utarbeide kravspesifikasjon til et nytt arkivsystem. Vi tror det beror på gjenbruk av «gamle kunnskaper» («slik gjorde vi det før») og at det tar tid for arkivfaglig personell å forstå hva Noark nå faktisk er. Å vektlegge Noark-krav i detalj kan bety at du ender opp med en gammeldags Noark-4 løsning, og ikke et moderne arkiv- og dokumentforvaltningssystem som samspiller elegant med relevante fag- og samhandlingsløsninger.

I løpet av de siste årene har vi kjørt en rekke kurs for arkivarer og andre interesserte, om utarbeidelse av kravspesifikasjon av Noark-5-baserte løsninger. Disse kursene vektlegger betydningen av å involvere ledelsen og brukerne i forarbeidene til kravspesifikasjonen, men understreker også hvilket systematisk arbeid og engasjement som må legges til grunn for arbeidet. Forståelsen av, og konkretiseringen av hva som er virksomhetens og brukernes reelle behov og forventninger, og hvordan disse kan løses, er noe av fundamentet for en suksessfull anskaffelse og innføring. Noark-5 krever en helt annen tilnærming enn før. Nå holder det ikke lenger å kopiere hva andre virksomheter har gjort. Nå er kunnskap om egen virksomhet avgjørende viktig.

Samtidig observerer vi at mange arkivledere i offentlige virksomheter kommer til kort overfor sine lederes forventninger og brukeres legitime krav om enkelthet, effektivitet, og ikke minst moderne måter å håndtere informasjon og dokumenter på. Selv om prinsippet om at «slik gjør vi det her», er godt innarbeidet, reagerer brukere mot tvang om å måtte bruke et for dem uhensiktsmessig system, med dobbelarkivering og andre «hensiktsmessige tillempninger» som passer den enkelte. Dette skaper frustrasjoner i arkivenheten, samtidig som adopsjonen av det nye systemet halter i brukermiljøene.

Noark-5 krever helt annerledes tilnærming

Hvorfor er det slik? Vi ser at mange tar for lett på grunnarbeidet. Dagens krav til kostnadseffektivitet med heldigitale arbeidsprosesser og intern og ekstern digital samhandling, forutsetter helt andre tilnærmingsmåter enn bare enkel justering av «slik har vi alltid gjort det før». Typisk hører vi «men hva sier Noark-standarden vi må gjøre om det og det» uten at 1000-kroners spørsmålet blir stilt: hva har vi faktisk og reelt behov for?

Noark-4 var en spesifikasjon for leverandører av mer eller mindre standard, ferdig hylleløsning tilpasset arkivarens behov for å tilfredsstille arkivverkets krav gitt i lover og forskrifter. Noark-5 stiller krav til hva en arkivkjerne må tilfredsstille for å kunne bli godkjent som et fullverdig arkivsystem i offentlig forvaltning. Arkivkjernen må så samspille og «settes sammen» på en hensiktsmessig måte med andre viktige komponenter, som enten løses av samme system, eller må finne sin løsning i helt andre systemløsninger (som for eksempel fag- og spesialistsystemer). Noark-5 gir dermed den enkelte virksomhet mulighet til å tilfredsstille forretningsmessige behov og brukernes behov på deres premisser, og som en konsekvens, på en mer elegant måte enn tidligere. Men da må vi kjenne behovene, og ikke minst forstå dem riktig – det vil si forstå hva de betyr i praksis for hvordan arkiv- og dokumentbehandlingsløsningen skal bygges opp av systemer (merk: i flertall), komponenter og funksjonalitet for øvrig.

Det er altså ikke lenger nok å velge ett av et utvalg godkjente arkivsystemer, og tro at «ting vil falle på plass av seg selv». Det er i så fall oppskriften på senere, kostbare tilpassinger, frustrerte ledere og utilfredse brukere.

Husk at det er virksomheten og brukerne som skal leve med det endelige resultatet. Arkivarer kommer og går.

(*Illustrasjonen som er brukt er fra «Lunch»)

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).