Trendbiblioteket – nyskapende nykommer

Riktig retning er alltid fremover. Dessuten er det morsommere å tenke fremover enn skue bakover. Mest kanskje fordi det er umulig å vite hva fremtiden egentlig vil bringe. Det gir rom for mye kreativitet og viltre sprang. I hvert fall tankemessige sprang. Vi får bare håpe bibliotekutredningen har greidd ta tilstrekkelig ”av” – og at sprangene gir ny innsikt i hva bibliotek kan være for fremtidsnorge. Det fortjener biblioteket. Det fortjener samfunnet.

Avisene er fulle av vyer for fremtiden om dagen. Analyseselskapet Gartner har funnet frem til tjue powertrender. Som vi forstår, megatrender er allerede ”ut”. Nå skal det handle om power. Powertrender bygger på langsiktige utviklingstrekk. Det er derfor all grunn til å anta at de vil ha markante og til dels dramatiske effekter på en virksomhet. Vinn eller forsvinn, med andre ord. Artige tankesprang for bibliotekledere burde det tilsi …

Måten å drive en virksomhet på, endrer seg. Å gjøre som presten og snu prekenbunken, har fungert godt for bibliotekledere i alle år. Til nå. Fremover må hovedoppgaven være hele tiden å skape det nye biblioteket. Hver kommune sitt spydspissbibliotek. Hver kommune sitt trendbibliotek.

Eller egentlig ikke i hver kommune når vi vet at kommunestrukturen er under endring. Og at fylkene blir regioner. Og at statlige virksomheter slås sammen, splittes opp, og flytter land og strand rundt. Ikke rart at samarbeid om fellesløsninger allerede er blitt hverdagen for mange kommunale og statlige virksomheter. Fellesløsninger legger nemlig grunnlaget for større politisk og praktisk frihet til både organisatoriske og geografiske endringer.

Nykommere driver utviklingen fremover

Men det blir verre. Den generelle trenden kalles nykommere. Nykommere er alle dem som kan starte fra bunnen, uten gamle og tyngende strukturer og all verdens ballast for øvrig. Nykommere kan tenke totalt nytt. At det blir – og at det faktisk allerede er slik, forklares ved at mange virksomhetsledere ikke ser flere muligheter for mer rasjonalisering og makter ikke oppnå større effektivisering. Ja, er ikke nettopp det de fleste av oss sier da? Nå går det ikke lenger. Nå må vi ha ro fra omstilling. Nå må vi få jobbe (les: slik vi alltid har gjort og helst vil gjøre).

Interessant nok viser det seg at de samme lederne ser til dels fantastiske muligheter når de gis carte blanche og får anledning til å utvikle et slagkraftig alternativ med blanke ark som utgangspunkt. Tenk deg selv. Nytt bibliotek. Frie tøyler til å lage akkurat det du alltid har drømt om. Ingen begrensninger. Ingen faglige hemminger. Klart det blir bra. Klart det blir fint. Klart det blir fantastisk. Klart det blir verdens beste.

Og tenk etter igjen. Det er flere norske bibliotekledere som har fått sjansen allerede. Nytt bibliotekbygg. Nytt innhold. Nye ansatte. De er i ferd med å bygge nykommere som med tiden blir bibliotekvesenets fyrtårn.

 

(Denne artikkelen er opprinnelig publisert i Bibliotekforum nr. 5/2010)

Solid ledelsesforankring vil alltid være et suksesskriterium

Ledelsesforankring – faktisk og reelt – er stadig like viktig, og kanskje viktigere enn før. Med nye ledelses- og organisasjonsformer, med kunnskapsbaserte organisasjoner og «empowered» medarbeidere, er behovet for felles retning, bygging av en åpen dele- og arbeidskultur, kreativitet og inspirasjon for økt innsats, større enn noen gang. Noen mistolker «empowerment»  som frihet til å gjøre hva den enkelte selv vil.

ISO-standarden om god arkivforvaltning (ISO 15489 – Records Management – RM) ga tidligere en klar anbefaling om å forankre og sikre eierskap til interne retningslinjer for dokumentforvaltningen på toppledernivå i virksomheten. Siste utgave er vagere på dette punktet, og antyder at et «hensiktsmessig» ledernivå er tilstrekkelig.

Det er både fornuftig og praktisk. Men samtidig mer utfordrende for den som strever med å oppnå god lederforankring.

Mange bruker ISO-standardene som rettesnor når de planlegger og tilrettelegger sin dokumentforvaltning og records management (DM/RM) uavhengig av om de er, eller skal, ISO-sertifiseres, eller ikke. Jeg tror det er viktig å betrakte ISO-standardene som veiledere mer enn kontante svar på at «slik skal det gjøres». Husk at det finnes utallige virksomheter med utmerket, og til dels fremragende, DM/RM uten at de har skjelet til ISO et eneste øyeblikk. God dokumentforvaltning og records management må tilpasses den enkelte virksomhets faktiske behov og krav, og ikke minst være basert på dens egne valg. Det er ikke slik at det finnes bare ett enkelt svar, men mange ulike varianter,  tilpassinger og dimensjoneringer. Slik må det nødvendigvis være. Det krever forståelse og engasjement fra toppledelsen i virksomhetene.

Ledelsen bestemmer retningen

Det er ledelsen som skal eie og bestemme retning og omfang på dokumentforvaltningen og records management. Det skal ikke bestemmes av dokumentansvarlig. De som forstår mitt poeng her, forstår hvor viktig topplederforankringen er.

Forankringen må som en konsekvens være så grundig og grunnleggende at den vedvarer selv om toppledelsen skiftes ut. Den skal ikke rokkes ved, eller ødelegges, når nye ledere (med andre eller «gammeldagse» holdninger) kommer inn. Men at den kan forbedres er naturligvis bra. Endringer i ledelsen skjer hele tiden, og vil fortsette å skje i fremtiden. Uvilkårlig vil det påvirke til endringer i dokumentforvaltningen.

Også lederforankringen må implementeres

Derfor må forankringen fundamenteres så solid at noe av virksomhetens konkurransefortrinn avhenger av hvor godt (eller dårlig) toppledelsen evner å implementere god dokumentforvaltning og records management. Det er altså ikke nok bare å få ledelsens godkjenning til et records management program, eller til en dokumentforvaltningspraksis, som deretter overlates helt og holdent til DM/RM-ansvarlig å implementere. Det må mer til, slik at ledelsens engasjement og eierskap forblir konstant og vedvarende. Det er ikke bare fullt mulig. Faktisk er den en av hovedoppgavene til den som leder en DM/RM-funksjon, å få på plass.

Min erfaring er at uengasjerte (og dermed «saboterende») toppledere fremdeles er en hovedutfordring for mange DM/RM-ledere i både offentlige og private virksomheter. Er de ikke med på laget, oppmuntres brukerne (indirekte og direkte) til å gå egne veier, la være å bruke systemene slik de skal, eller i det omfang de skal, la være å følge prosedyrer og rutiner, osv. De etablerer gjerne konkurrerende og «private» (og for virksomheten) fordyrende løsninger. Som rådgiver for mange toppledere om hva god dokumentforvaltning og records management betyr og kreves, er det min erfaring at når ledelsen tar skikkelig eierskap til innføringen, opplever DM/RM-funksjonen en skikkelig «boost» som både øker dens posisjon og rolle i virksomheten, men også samtidig gjør DM/RM-arbeidet mer meningsfylt som en aktiv bidragsyter i dens forretningsutvikling.

Så gi ikke opp forankringsarbeidet.

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»). 

 

Syretesten på god informasjonsforvaltning skjer nå

Til nå har over 30000 mistet jobben sin i petroleumsnæringen. Når de går forsvinner verdifull erfaring og kompetanse. Mange vil ikke komme tilbake, men finner seg nytt arbeid og nye utfordringer i andre bransjer eller andre steder. Noen får utnyttet sin erfaring og kompetanse i nye konstellasjoner og sammenhenger. Mange andre – antakelig ikke. Slik dreneres opparbeidet erfaring og kompetanse sakte og sikkert bort. Når vi vet at mange virksomheter – også innen olje- og gass – ikke systematisk og målrettet har håndtert dokumentasjon, informasjon og erfaringer som kunnskapsressurser, forverres situasjonen for dem.

I dag, når store deler av olje- og gassrelatert industri nedbemanner og lar ansatte gå, er det særdeles viktig at virksomhetene har hatt strategier, planer og prosesser for å håndtere sin dokumentasjon ut over ensidig og kortsiktig å tilfredsstille krav fra oppdragsgivere og lovverk. Vår erfaring, særlig fra leverandørindustrien, er at det svært ofte mangler strukturerte opplegg, rutiner og løsninger som har sikret fortløpende og målrettet erfaringsinnsamling og kunnskapsgenerering. Alt for ofte er informasjons- og dokumentforvaltningen overlatt til enkeltpersoners forgodtbefinnende, til prosjektledere selv å finne ut av, til innkjøpere, til underleverandører, til sekretærer. Intet vondt om noen av dem, men god informasjons- og dokumentasjonspraksis er det ikke. Det generelle inntrykket er at alle gjør så godt de kan. I gode tider kan det sikkert fungere aldeles utmerket (med det mener vi egentlig: ikke i det hele tatt). På toppen av det hele – informasjonsforvaltningsfunksjonen har ofte vært nedprioritert til registreringssentral for dokumentkontroll og dokumentlager.

Den som vet å utnytte hva den vet, vinner

Når tidene nå blir tøffere, står konkurransen om å kunne utnytte opparbeidede erfaringer, bruke ny teknologi, arbeide mer kostnadseffektivt og skape nye forretningsmuligheter. Mens man før kunne ansette eller leie inn kompetente medarbeidere når behovet meldte seg, må næringen fremover greie seg med færre. Da må alle tilgjengelig kunnskapsressurser tas i bruk.

Og de fleste virksomheter vet allerede hva de trenger å vite. De må bare finne kunnskapen hos seg selv.

Hva da, når du ikke finner rapporten du vet er utarbeidet, eller finner femten versjoner av samme dokument men ikke endelig versjon med de viktige konklusjonene og anbefalingene, eller all prosjektdokumentasjon (ja, alle de hundre tusen dokumentene) ligger på en CD i et format som ikke lar seg lese. Eller ligger som en lang streng av tekst og nummer uten mening for den som forsøker tyde dem fordi kodifiseringsbøkene for lengst er makulert. Eller eposten med forbedringsforslagene som teknisk ledelse diskuterte og kommenterte ikke lenger lar seg finne selv om den ble distribuert til alle som deltok (fordi epost må slettes når ansatte slutter, må vite). Og minnepinnen som skulle inneholde de viktige dokumentene, men var tom. Og hva var det i alle eskene med dokumenter fra kontorene som ble ryddet og kastet i makuleringscontainerne etter de 50 ansatte som gikk i første runde i fjor?  

God informasjonsforvaltning krever mer enn enkelttiltak

Det blir fort for seint. For det er heller ikke nok bare å ta vare på informasjon og dokumenter som genereres underveis i forretningsprosessene eller i prosjektene. Det betyr «samle i lader» – en dårlig strategi.

Det er den målbevisste, systematiske metoden som viser at det har skjedd på en relevant måte for erfarings- og kunnskapsvekst, som er mest hensiktsmessig. Og kostnadseffektiv.

God informasjonsforvaltning er en kontinuerlig prosess som har som mål å sørge for at behovet for å ta vare på og tilgjengeliggjøre informasjon og kunnskap av betydning for virksomhetens forretnings- og faglige, nåværende og fremtidige, drift og utvikling, til de riktige tidspunktene og i de riktige sammenhengene, faktisk skjer. Den som har bommet her, taper i konkurransen fremover.

 

(Innlegget ble opprinnelig publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»). 

Er det forskjell på dokumenter, arkivdokumenter og records?

En av de viktige oppgavene for arkivfunksjonen er på vegne av virksomheten den inngår i, å etablere kostnadseffektive rutiner og opplegg for håndtering av viktig informasjon og dokumentasjon. Det krever at vi vet 1) hva som er viktig informasjon og dokumentasjon, og 2) hva som er mest kostnadseffektiv håndtering for virksomheten totalt sett. Begge deler kan være utfordrende nok.

Mengden informasjon og dokumenter som skal håndteres i og av offentlig forvaltning og næringsliv, vet vi dobles eksponentielt årlig. At det er slik ser vi daglig i praksis når brukerne strever med et utall versjoner av samme dokument og lagring og gjenfinning i alle tenkelige medium. Samtidig ser vi at mange virksomheter, ledere og ansatte, har store problemer med å skille viktig fra mindre viktig, og at mange arkiver behandler alle dokumenter som likeverdig viktige. Det betyr at mange bruker alt for mye ressurser på å håndtere uviktig informasjon og dokumenter som om de var forretnings- eller virksomhetskritiske. Ikke særlig smart. Ikke særlig økonomisk.

Mengden dokumenter en utfordring

For de fleste representerer mengden en utfordring – både fordi den skal håndteres på en hensiktsmessig og økonomisk måte, og ikke minst fordi deler av den skal kunne brukes, gjenfinnes og gjenbrukes til nytte for virksomhetens forretningsdrift (i effektive arbeidsprosesser) og utvikling (som kunnskapsressurser).

Noen virksomheter satser på at det er arkivfunksjonen som er ekspertene på god informasjonsforvaltning – andre på IKT-funksjonen, og atter andre på en kombinasjon av disse. Trolig er alle svar like gode her – så lenge det fører til praktiske løsninger som er til virksomhetens beste. Det er ikke alltid tilfellet.

Dokumenter kan være enhver bærer av strukturerte (informasjon) eller ustrukturerte data (data) for senere «lesing, lytting, fremvisning eller overføring»; sånn sett kan dokumenter godt være steintavler (for dem som samler på slikt).

Arkivdokumenter er den formelle betegnelsen vi bruker her til lands på dokumenter som skal behandles i tråd med krav gitt i lover og forskrifter, det vil si som «blir til» som ledd i en virksomhetsutøvelse. Enkelt sagt er arkivdokumenter sikret dokumentasjon for fremtiden om den operasjonelle virksomheten som foregår (har foregått). Altså dokumenterer handlinger: hvem som har gjort hva, når og i hvilken sammenheng.

Records er dokumenterte bevis for og informasjon om forretningsaktiviteter og –transaksjoner. Vi kan si at records har et sterkt preg av å dokumentere for å «sikre seg» bevismessig i tilfelle noe uventet skjer (ulykke, korrupsjon, søksmål, revisjon, lovkrav eller andre utilsiktede hendelser eller handlinger). Men virksomheten kan også bestemme at den vil ta vare på dokumentasjon i form av records av andre, egendefinerte årsaker (for eksempel dokumenterte erfaringer eller andre resultater som kunnskapsbank for senere bruk og utnyttelse).

Records Management sier vi er summen av tiltakene (prosessene) virksomheten iverksetter for å sikre effektiv og systematisk kontroll med dokumenter (egentlig records) som anses viktige for både dagens forretningsdrift, og for fremtiden.

 

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).