Dokumentkontroll – driver vi egentlig med det i offentlig arkivforvaltning?

Dokumentkontroll er ikke nødvendigvis dokumentkontroll. Begrepet brukes mest i sin opprinnelige sammenheng i store og små utbyggingsprosjekter til havs og på land.

Dokumentkontroll (Document Control) i prosjektsammenheng dreier seg i hovedsak om å sørge for at de riktige dokumentene blir laget, og å styre flyten av disse innenfor prosjektets rammer (internt og eksternt). Dokumenter skal lages etter gitte krav, gjennomgå faglige vurderinger internt hos virksomheten som lager det og hos kunde, prosjektet, eventuelt hos leverandør eller oppdragsgiver. Det skal registreres og måles og rapporteres fremdrift. Har prosjektet laget dokumentene som må foreligge på et bestemt tidspunkt, er de faglig vurdert og godkjent av alle relevante parter? Er dokumentene ferdigstilt i henhold til prosjektets nettverksplan?

Dokumentkontroller skal ha totaloversikten, og rapportere avvik når det oppdages, slik at (noen andre) kan ta nødvendige aksjoner.

Dokumentkontroll inngår vanligvis som en integrert del av LCI (Life-Cycle-Information) koordinators ansvarsområder når en slik er etablert. I større prosjekter er det like vanlig med en egen utførende dokumentkontroller som mottar styring fra LCI koordinator med hensyn til alt som er relatert til kundens LCI-krav.

Dokumentkontroll benytter gjerne særskilte systemløsninger som er bygd opp slik at styring, kontroll og måling ivaretas kostnadseffektivt. Samhandlingsrom og nettbaserte prosjektrom brukes hyppig. Noark-baserte arkiv- og saksbehandlingsløsninger er ikke hjelpemidler for god dokumentkontroll.

Mange tolker dokumentkontroll som «kontroll av dokumenter» (slik det skjer i Skatteetaten, Tollvesenet og andre statlige kontrollorganer som for eksempel sjekker at sertifikater eller andre dokumenter er i overensstemmelse med krav gitt i lover og forskrifter) eller bruker det som et «finere» navn på tradisjonelt arkivarbeid i offentlig forvaltning, da i betydningen av at arkivtjenesten på vegne av etaten ivaretar den overordnede og praktiske «kontrollen» eller styringen av den samlede dokumentforvaltningen.

Vi tror vel at den siste sammenhengen skaper mer begrepsforvirring enn at det i det store og hele har noe for seg.

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).

Tar det mer enn 5 minutter å lære, er det for dårlig

Hvor lang tid bruker bedrifter og offentlige virksomheter på å lære ansatte å Google og bruke Internett, egentlig? Antakelig null. Samtidig er for de fleste av oss nytteeffekten stor allerede fra første tastetrykk. Slik er det imidlertid ikke med sak- og arkivsystemene vi har tatt i bruk, eller er i ferd med å investere store penger i. Det er ikke uvanlig at opplæringskostnadene (i hvert fall i tilbudene leverandørene gir) overgår selve programvareanskaffelsen i størrelse. Da er det umåtelig viktig at du er bevisst hvilke krav du stiller til løsningen du kjøper, og hvilke tjenester du faktisk trenger og er villig til å betale for. Økt bevissthet i anskaffelsesprosessen er tilsynelatende eneste måten vi kan få leverandørene til å tilby løsninger som er så brukervennlige at vi faktisk har nytte av dem. Fra dag én.

Har du lagt merke til at det snart ikke koster mer enn noen få hundrelapper å kjøpe ny kopieringsmaskin, mens blekk og papir koster stadig mer? At flyreiser er tilnærmet gratis, men at du må betale for alt som naturlig følger med det å reise?

Kjenn dine behov

Slik er det med arkiv- og dokumenthåndteringsløsninger også. Leverandørene konkurrerer hardt på prisen på programvaren, men henter inn sin fortjeneste på tilleggsprogrammer, tilpassingstjenester og brukeropplæring. Den som er opptatt av god kostnadskontroll må derfor være seg bevisst hva de behovs-genererte «tilleggskostnadene» faktisk omfatter – og hva du egentlig har behov for.

For husker du også den gang da det var nødvendig med et tredagers kurs å lære å bruke arkivsystemet? Og gjerne et oppfriskningskurs i tillegg. Og et spesialkurs i søking. Og ekstrakurs for systemeier. For ikke å snakke om superbrukerkursene. Grunnkurs og avanserte kurs. Det er ikke lenge siden denne kursporteføljen var normalen. Dessverre virker det som om mange av dagens leverandører lever i den samme verden som den gang da. Bare sjekk.

Vi mener at det er en selvfølge å være våken og bevisst når man kjøper. Men kundene må også stille krav – strenge krav, og tørre ta i bruk løsninger som er brukervennlige mer enn komplekse, som er raske å implementere fremfor krever kostbare tilpassinger og langvarig prosjektarbeid med mange involverte, og ikke minst: som gir forretningseffekter fra dag en fremfor frustrerte brukere og ledere som genererer mye internt støy.

Brukerne vil greie seg mest mulig på egen hånd

Nå vet vi alle at arkivsystem er komplekse systemløsninger som skal tilfredsstille mange intrikate og formelle krav fra arkivverket (for dem som opererer i den sektoren), og helst være i samsvar med anerkjente standarder for anbefalt praksis øvrig. Men at brukergrensesnittet fremdeles følger gamle tradisjoner fra offentlig arkivforvaltning, er uforståelig. For tenk etter: hva er det brukerne reagerer mest negativt på når nytt arkivsystem skal innføres? Jo, at det ikke er tilstrekkelig bare å få en rask og kortfattet innføring slik at de kan greie seg på egen hånd snarest mulig. Brukere skjønner ikke logikken bak hvorfor ting må gjøres i en bestemt rekkefølge som de selv ikke har vært med på å bestemme. De skjønner ikke begrepene som brukes (og som betyr noe helt annet enn det de intuitivt burde bety på vanlig språk); at skjermbildene er bygd opp som skjema som skal fylles inn med informasjon som man (egentlig) ikke behøver bry seg om til daglig; eller at søking (som de fleste brukere i utgangspunktet forstår og kan) krever bruk av spesialtegn både her og der og i mente for å gi (noenlunde) relevante svar.

Når brukerverdenen er slik, da må konklusjonen bli: Løsninger som ikke lar seg bruke etter 5 minutters introduksjon, har så lav ROI at man bør holde seg unna. De vil uansett være erstattet av bedre løsninger om litt. Og begynn å still krav om løsninger som fungerer slik du som kunde og bruker ønsker dem.

PS: Nå kan det naturligvis være andre grunner til at opplæring trengs, men det er en annen sak.

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).

Neste generasjon arkivledere

Kommende generasjon arkivledere må ikke bare kunne faget sitt. De må sammenligne seg med de beste virksomhetsledere, for eksempel en som Umoes Jens Ulltveit-Moe* (for å ta en av dagens aktuelle).

Offentlig sektor preges av omstilling og forandring. Utfordringene er store, med stadig sterkere krav til kostnadseffektivitet og resultatoppnåelse. Oppgaver som tradisjonelt har vært ivaretatt av kommuner og statlige virksomheter, utføres nå i privat regi eller som offentlig eide aksjeselskaper. Viktige samfunnsoppgaver løses på til dels helt andre måter enn vi tidligere har vært vant til. Og ikke minst – offentlige tjenester formidles og utføres i overveiende grad digitalt.

Det betyr at forventningene til det moderne arkivet, til arkivleder og arkivmedarbeidere, er større og mer krevende enn noen gang tidligere. Løsningene «fra i går» er ikke lenger gangbare sånn uten videre. Nye tankemodeller om roller og oppgaver, nye måter å «sette sammen» teknologiløsningene på, nye måter å bruke teknologien på, og ikke minst nye måter å arbeide på, blir avgjørende viktig.

Trenger innovative og kreative arkivledere

Dette krever arkivledere som er innovative og kreative i hvordan de tilrettelegger arkivtjenestene på den ene siden, og hvordan de bidrar til utviklingen av virksomheten de er en del av, på den andre. For å lykkes trengs det i tillegg til dels en annen kompetanse enn i dag hos arkivmedarbeiderne. Og på toppen av det hele, arkivledere som samtidig tør å ta sjanser som utfordrer både egen virksomhetsledelse og ikke minst fagmiljøet.

Kommende generasjon arkivledere må ikke bare inneha gode, generelle lederegenskaper som gjør dem til kandidater til øvrige administrative stillinger i virksomheten, men også kunne arbeide med faglige perspektiver som å:

Arbeide helhetlig: enkelt sagt betyr det at vedkommende ikke bare er opptatt av arkivets rolle – men inntar i alt sitt virke et helhetlig virksomhetsperspektiv – hva som gagner virksomheten (kundene sine) best. Da handler det ikke bare om å kalle arkivtjenestene for informasjonsforvaltning. I stedet handler det om å bidra til å løse forretningsvirksomhetens utfordringer og «være der brukerne er» («embedded» på fint) og å legge til rette for at de øvrige medarbeiderne i virksomheten arbeider og bruker informasjon og dokumentasjon på en effektiv måte. Helhetlig informasjonsforvaltning innebærer å tilby virksomheten helt andre (og for mange til dels ukjente) produkter og tjenester enn i dag.
Skape gode arbeidsprosesser for saksbehandlere og ledere gjennom å strømlinjeforme og effektivisere hvordan informasjon og dokumentasjon flyter i arbeidsprosessene. I praksis innebærer det å gå på en evig jakt etter «flaskehalser». Og ikke minst – få gjort noe med dem.
Bygge kvalitet som et integrert element i arbeidsprosessene og i all dokumenthåndtering og informasjonsflyt ved hjelp av gode styringssystemer og digitale løsninger. Det innebærer blant annet å ha fokus på utnyttelsen av informasjon og kunnskap mer enn lagring og restriksjoner, fokus på forretningsmessige effekter mer lover og forordninger, og på tilrettelagte, brukervennlige løsninger hvor regelverket (i den grad det må være med) er bygget inn i systemløsningene mer enn omfattende brukeropplæringstiltak.
Ta en ledende rolle i virksomhetens informasjons- og kunnskapsforvaltning ved å være spesialisten på tilretteleggingen for at informasjon og dokumenter forvaltes som strategiske ressurser på lik linje med andre tilsvarende ressurser.

Neste generasjon arkivledere må ha kompetanse på høyde med sivilarkivarer (et nivå som ikke finnes i dag, verken som ord eller tittel).

(*) Og for dem som ikke visste det: han er til og med utdannet deltidsbibliotekar. Bilde fra Umoes nettside.

(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).

Bibliotekarene må ut av biblioteket – og inn der brukerne er

«Det kryr av bibliotekaroppgaver bare de kommer seg ut av biblioteket. Kompetente bibliotekarer skal være der hvor brukerne er» hevder daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS, i et intervju med Bok og Bibliotek med tema omstilling i fagbibliotek.

Karl Kalseth er opptatt av at fagbiblioteket må omstille seg for å møte nye utfordringer: Han hevder at omstillingsbehovet er overmodent og at bibliotekarene må arbeide på en annen måte enn den som er mest dominerende i dag: å tilrettelegge fysiske og digitale samlinger som man så «forventer» (for ikke å si venter på) at brukerne tar i bruk. Det blir for passivt. Bibliotekarene må ut i fagmiljøene og bruke sin kompetanse som informasjonseksperter i oppgaveløsende team, i prosjekter og andre aktiviteter hvor behovet for bibliotekarkompetansen er åpenbar.

Bibliotekbrukerne vil greie seg mest mulig på egen hånd

«Bibliotekarene er informasjonsfaglige eksperter, de sørger for at relevant informasjon og kunnskap er tilgjengelig til rett tid, at informasjonsbehovet overvåkes løpende, at medarbeiderne i teamet trenes opp til å bli bedre neste gang, og at det lages prosedyrer og regelverk for hvordan tilsvarende behov skal løses. Bibliotekets viktigste rolle blir å tilrettelegge [digital] tilgang til kunnskapsressursene tilpasset de faktiske behovene til en hver tid, og slik at brukerne greier seg mest mulig på egen hånd.»

PDF kan lastes ned, eller les hele intervjuet i Bok og Bibliotek her.

Foto tatt av Ingrid S. Stephensen (tidligere redaktør Bibliotekforum)