Er det forskjell på dokumenter, arkivdokumenter og records?
En av de viktige oppgavene for arkivfunksjonen er på vegne av virksomheten den inngår i, å etablere kostnadseffektive rutiner og opplegg for håndtering av viktig informasjon og dokumentasjon. Det krever at vi vet 1) hva som er viktig informasjon og dokumentasjon, og 2) hva som er mest kostnadseffektiv håndtering for virksomheten totalt sett. Begge deler kan være utfordrende nok.
Mengden informasjon og dokumenter som skal håndteres i og av offentlig forvaltning og næringsliv, vet vi dobles eksponentielt årlig. At det er slik ser vi daglig i praksis når brukerne strever med et utall versjoner av samme dokument og lagring og gjenfinning i alle tenkelige medium. Samtidig ser vi at mange virksomheter, ledere og ansatte, har store problemer med å skille viktig fra mindre viktig, og at mange arkiver behandler alle dokumenter som likeverdig viktige. Det betyr at mange bruker alt for mye ressurser på å håndtere uviktig informasjon og dokumenter som om de var forretnings- eller virksomhetskritiske. Ikke særlig smart. Ikke særlig økonomisk.
Mengden dokumenter en utfordring
For de fleste representerer mengden en utfordring – både fordi den skal håndteres på en hensiktsmessig og økonomisk måte, og ikke minst fordi deler av den skal kunne brukes, gjenfinnes og gjenbrukes til nytte for virksomhetens forretningsdrift (i effektive arbeidsprosesser) og utvikling (som kunnskapsressurser).
Noen virksomheter satser på at det er arkivfunksjonen som er ekspertene på god informasjonsforvaltning – andre på IKT-funksjonen, og atter andre på en kombinasjon av disse. Trolig er alle svar like gode her – så lenge det fører til praktiske løsninger som er til virksomhetens beste. Det er ikke alltid tilfellet.
Dokumenter kan være enhver bærer av strukturerte (informasjon) eller ustrukturerte data (data) for senere «lesing, lytting, fremvisning eller overføring»; sånn sett kan dokumenter godt være steintavler (for dem som samler på slikt).
Arkivdokumenter er den formelle betegnelsen vi bruker her til lands på dokumenter som skal behandles i tråd med krav gitt i lover og forskrifter, det vil si som «blir til» som ledd i en virksomhetsutøvelse. Enkelt sagt er arkivdokumenter sikret dokumentasjon for fremtiden om den operasjonelle virksomheten som foregår (har foregått). Altså dokumenterer handlinger: hvem som har gjort hva, når og i hvilken sammenheng.
Records er dokumenterte bevis for og informasjon om forretningsaktiviteter og –transaksjoner. Vi kan si at records har et sterkt preg av å dokumentere for å «sikre seg» bevismessig i tilfelle noe uventet skjer (ulykke, korrupsjon, søksmål, revisjon, lovkrav eller andre utilsiktede hendelser eller handlinger). Men virksomheten kan også bestemme at den vil ta vare på dokumentasjon i form av records av andre, egendefinerte årsaker (for eksempel dokumenterte erfaringer eller andre resultater som kunnskapsbank for senere bruk og utnyttelse).
Records Management sier vi er summen av tiltakene (prosessene) virksomheten iverksetter for å sikre effektiv og systematisk kontroll med dokumenter (egentlig records) som anses viktige for både dagens forretningsdrift, og for fremtiden.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).
Mer relevant kan ikke fagbiblioteket bli
Fagbibliotekene tvinges til stadig å finne frem til nye bein å stå på – og som rettferdiggjør deres fortsatte eksistens og videre vekst. Overvåking av omverdenen er kanskje den tjenesten som gjør fagbibliotek aller mest relevant for virksomheten det skal betjene.
Mer integrert i, og relevant for virksomheten enn å arbeide med overvåking av omverdenen, kan ikke et fagbibliotek bli, hevder daglig leder i Kunnskapsgartnerne AS, Karl Kalseth, i en artikkel i Bok og Bibliotek 5/2015. Han tar der utgangspunkt i en nylig utgitt bok om overvåking av omverdenen (Competitive Intelligence for Information Professionals) forfattet av svenskene Charlotte Håkansson og Margareta Nelke, begge anerkjente informasjonseksperter og «informasjonsovervåkere» med lang erfaring fra bedrifter i henholdsvis Danmark og Sverige. Boken omtaler metoder og verktøy for effektiv informasjonsovervåking, og gir nærmest en oppskrift på hvordan du kan gå frem for å etablere en slik tjeneste, og innta en aktiv og ledende rolle som informasjonsovervåker i virksomheten. Boken argumenterer sterkt for at bibliotekarer har en viktig rolle å spille i disse sammenhengene.
Les som PDF hele artikkelen her.
Bilden är tagen av Kajsa Ragnestam.
Slik gjør vi det her
Det er mye positivt med den norske arbeidsmodellen med stor grad av frihet for den enkelte. De fleste av oss er kunnskapsarbeidere som yter best når friheten er størst, og når vi samtidig gis anledning til å sprudle løs med kreativitet og initiativer for øvrig. Vel og bra og må naturligvis oppmuntres. Men helt uten retningslinjer og visse rutiner kan arbeidsutøvelsen ikke være.
Ett av områdene hvor det trengs mer kustus og mindre «jeg gjør hva jeg vil», er innen informasjons- og dokumentforvaltningen. Her er lederes unnfallenhet og medarbeideres egenrådighet direkte ødeleggende for fellesskapsdeling, kunnskapsutvikling og kostnadskontroll. Men siden få ledere bryr seg, er kanskje ikke det så farlig allikevel? Businessen går jo så bra…
Du kjenner kanskje igjen en ikke spesielt uvanlig situasjon fra der du arbeider: en medarbeider synes at det er for tungvint og byråkratisk å måtte skrive sine notater i saksbehandlersystemet i forbindelse med en pågående saksbehandling: nemlig å åpne notatmalen og starte skrivingen. Dessuten klager vedkommende over at notatet blir synlig for andre medarbeidere selv om det ikke er ferdigskrevet eller godkjent som endelig. Han vil gjøre som han alltid har gjort – skrive i word, ha det liggende på sitt private arbeidsområde inntil det er «modnet» ferdig, og først da sende det som vedlegg i epost til rette vedkommende uten mer godkjenning eller videre behandling. Han vil selv bestemme hvem andre (inkludert egen foresatt) som skal få se dokumentet. Først når reaksjonen på dokumentet foreligger, vil han sende det (eventuelt sende det) som vedlegg i en særskilt epost til arkivet for arkivering. Eller hvis han ikke får noen reaksjon, først etter noen år sende det til arkivet i forbindelse med en såkalt «opprydding» på serverområdet.
Å sabotere regler og rutiner har ingen konsekvenser
Når så arkivtjenesten vil instruere vedkommende til å følge rutinene og å starte skrivingen fra saksbehandlerløsningen slik at arkivering, deling og medvirkning er sikret fra første steg, går han til sin linjeleder og «beklager seg» om hvor tungvint det hele er. Og så skjer det fatale: han får «medlidenhet» (må vi vel kalle det) og et «jeg skjønner deg godt» og «gjør som du pleier slik at jobben blir gjort, det er det viktigste» og et klapp på skulderen om at «det ordner seg nok». Med andre ord, det gis stor frihet fra ledelsen til «å gjøre som man vil». Det har heller ingen praktiske konsekvenser å sabotere bruken av system eller rutiner. Man oppmuntres til å gjøre ting på sin måte. Som betyr hver enkelt ansatte sin måte. Dessverre legger de færreste systemene til rette for det.
Slik kan vi ikke ha det. Regler er nødvendige for at virksomheten skal fungere effektivt, og for at den skal være i overensstemmelse med lover og forskrifter og krav og anbefalinger for øvrig. At det er en diskusjon om hvor mye som trengs av regler versus frihet, er sunt. Organisasjonsforskere sier at «det er balansen mellom det løse og det rigide, mellom anarki og tydelighet, og mellom orden og kaos som er løsningen for organisasjoner flest*». De har også funnet ut at selskaper med suksess har tydelige, strukturelle rammer for sine ansatte. Det krever god lederforankring.
God informasjons- og dokumentforvaltning er et slikt rammeverk som krever overordnet styring i forretningsmessig retning (Governance), automatiserte prosesser (digitalisering), og klare meldinger til alle ansatte om at slik gjør vi det her.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).
(* se for eksempel Tom Karp, Endringer i organisasjoner, 2014)
Illustrasjon: Storm P
Records management er summen av tiltakene virksomheten iverksetter for å sikre kontroll med fremtiden
Records Management (RM) er en integrert del av informasjonsforvaltningen (IM – Information Management).
Mange ser ut til å ville gjøre arkivforvaltningen (RM – records management) i private sektor til enda en faglig bås, organisatorisk og teknologisk. RM bør (som vi har vært inne på i tidligere innlegg) gjøres minst mulig omfattende. I praksis betyr det ikke å redusere på viktighet, krav og løsninger – men heller å automatisere flest mulige av de arkivfaglige beslutningene og prosessene. Det skjer gjennom identifisering av hvilke dokumenter som er records (arkivverdige), beslutte når de skal deklareres som records (det vil si skal «gå over» fra å være «levende» dokumenter til «døde» dokumenter (som ikke kan manipuleres eller endres på andre måter) i praktisk, forretningsmessig henseende, og bestemme hvilken behandling disse dokumentene skal ha som records. Forvalterens rolle er å være arkivfaglig rådgiver for forretningsledere som trenger hjelp og støtte til å treffe gode beslutninger om håndteringen av den forretningskritiske dokumentasjonen. Den støtten trenger de fleste ledere, er vår erfaring.
Records management er ledelsesansvar
Å identifisere hvilke dokumenter som skal behandles som records, er ledelsen sitt ansvar. Arkivarer som ukritisk påtar seg det ansvaret, bør med rette føle seg utrygge den dagen krisen oppstår – og helvetet er løs: når kontrakten til produkter og tjenester verdt 100 millioner NOK ikke kan finnes, når tegningene til tunnelen som raste sammen eller broen som falt ned, er borte. Eksemplene er reelle. Dessverre finnes det mange flere av dem. Også der du jobber.
Arkivarenes rolle er å legge til rette for at ledelsen tar gode, kvalifiserte valg til beste for virksomheten.
Records are “Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business“
Records management (RM) is “The practice of maintaining the records of an organization from the time they are created up to their eventual disposal”
Records er selskapets eiendom fullt og helt og skal håndteres som det. Ideelt sett skal det aldri bli behov for å gå tilbake til disse dokumentene. Det behovet kommer først når den krisen ledelsen gjør hva den kan for å unngå, oppstår: søksmålet fra en konkurrent, korrupsjon, underslag, eksplosjon, arbeidsulykke.
Records er tilnærmet sammenlignbare med begrepet arkivdokument som offentlig forvaltning forholder seg til. Forskjellen skal vi komme tilbake til i et senere innlegg.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).
Definisjonen er i henhold til ISO.