Arkivarens mareritt er når hun må håndtere dokumenter uten noen form for identifikasjon. Paradoksalt er ett av Arkivlovutvalgets faglige vedlegg publisert uten de nødvendige formalia som gjør et dokument til dokumentasjon.
God dokumentasjon har ikke bare et faglig innhold av høy kvalitet, men har også identifikasjoner som viser at det er utarbeidet av et kompetent organ eller virksomhet, at forfatterne kan identifiseres, at det tydelig fremgår at dokumentet er nytt eller gammelt, etterrettelig og ikke utdatert, at sidene er paginert og lett kan leses i riktig rekkefølge skulle printeren spy utskriftene på gulvet. Og gjerne har andre attributter som bidrar til å identifisere det, dets opphav, dets etterrettelighet, dets alder, etc. På fint: autentisitet. Ikke slik med Arkivverkets kanskje viktigste dokument på lange tider.
Arkivlovutredningen
Utredningen om ny arkivlov (NOU 2019:9) ble fremlagt nylig. Det er mange sider å lese, og helt sikkert mye å diskutere og å ta tak i på flere måter. Ingen stor sak, men det som forbløffer når vi ser på rapporten på Arkivverkets hjemmesider «i et glimt», er utgivers haltende praksis for utarbeidelse av god dokumentasjon. Stilt krav til, eller gitt veiledning til underleverandørene av de faglige vedleggene har åpenbart ikke skjedd. Det er totalt uforståelig at en viktig arkivorganisasjon kan publisere en utredning om dokumentasjonskrav på denne måten (selv om den formelt sett er utgitt av Kulturdepartementet).
Vedlegg uten formell identifikasjon
Vedleggene er tilgjengelige som selvstendige dokumenter. De kan lastes ned, kopieres og spres uten tilknytning til selve hoveddokumentet. De kan selvstendig deles i møter, mellom kolleger og med andre. Helt utmerket, hadde bare sammenhengene vært klare. Ett av dem mangler identifikasjon, paginering, utgiverinstitusjon og annen angivelse hvem som står bak (ut over forfatterne som fremstår som privatpersoner), eller hatt henvisning til hoveddokumentet det er en del av.
Når god dokumentasjonspraksis ikke er så nøye for Arkivverket, hvorfor skal da andre virksomheter være nøyere? For det er de ikke.
Les også Norsk Arkivråds innlegg om utredningen i Dagsavisen
Les også Er det forskjell på dokumenter, arkivdokumenter og records?