Håndteringen av arkivdokumenter (records management) er den mest omfattende delen av arkivforvaltningen – og dermed den som er mest kostbar for virksomheten, offentlig som privat. Å optimalisere og effektivisere arkivforvaltningen gir derfor direkte utslag på bunnlinjen. Nettopp det som virksomhetsledere er opptatt av.
Offentlige som private virksomheter sliter, forståelig nok, med å etablere tilstrekkelig gode tiltak som sikrer bevaring og kassasjon av arkivdokumenter (records). Ledere flest vurderer at dette må være den enkleste av arkivfunksjonens oppgaver: å sette bort (fysisk eller digitalt) dokumenter som ikke behøver være tilgjengelig for daglig bruk lenger. IT-avdelingen vil lagre alt som er digitalt «for sikkerhets skyld». Dokumentfaglig personell hausser opp lover og regler, formater og lagringstid, metadata og gjenfinning, og en mengde andre arkivfaglige argumenter.
Kostnadsdrivende håndtering av arkivdokumenter
Måten vi i dag administrerer og håndterer arkivdokumenter (records) på representerer antakelig den mest kostnadsdrivende delen av informasjons- og dokumentforvaltningen. Da er det naturlig at ledere «reserverer seg» og søker forenklinger – som er å gjøre minst mulig. Eller i hvert fall ikke gjøre mer enn strengt nødvendig.
Ut fra et forretningsmessig ståsted blir arkivfunksjonens rolle å bidra til at det etableres løsninger og opplegg som gjør omfanget av håndteringen av arkivdokumenter minst mulig omfattende, men tilstrekkelig til at lover og regler og interne krav ivaretas. Lover og regler lar seg ikke lett påvirke. Stikkordet blir da «interne krav». Her ligger også fundamentet for forretningsmessig forankring og ledelsesengasjement.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).