Kommende generasjon arkivledere må ikke bare kunne faget sitt. De må sammenligne seg med de beste virksomhetsledere, for eksempel en som Umoes Jens Ulltveit-Moe* (for å ta en av dagens aktuelle).
Offentlig sektor preges av omstilling og forandring. Utfordringene er store, med stadig sterkere krav til kostnadseffektivitet og resultatoppnåelse. Oppgaver som tradisjonelt har vært ivaretatt av kommuner og statlige virksomheter, utføres nå i privat regi eller som offentlig eide aksjeselskaper. Viktige samfunnsoppgaver løses på til dels helt andre måter enn vi tidligere har vært vant til. Og ikke minst – offentlige tjenester formidles og utføres i overveiende grad digitalt.
Det betyr at forventningene til det moderne arkivet, til arkivleder og arkivmedarbeidere, er større og mer krevende enn noen gang tidligere. Løsningene «fra i går» er ikke lenger gangbare sånn uten videre. Nye tankemodeller om roller og oppgaver, nye måter å «sette sammen» teknologiløsningene på, nye måter å bruke teknologien på, og ikke minst nye måter å arbeide på, blir avgjørende viktig.
Trenger innovative og kreative arkivledere
Dette krever arkivledere som er innovative og kreative i hvordan de tilrettelegger arkivtjenestene på den ene siden, og hvordan de bidrar til utviklingen av virksomheten de er en del av, på den andre. For å lykkes trengs det i tillegg til dels en annen kompetanse enn i dag hos arkivmedarbeiderne. Og på toppen av det hele, arkivledere som samtidig tør å ta sjanser som utfordrer både egen virksomhetsledelse og ikke minst fagmiljøet.
Kommende generasjon arkivledere må ikke bare inneha gode, generelle lederegenskaper som gjør dem til kandidater til øvrige administrative stillinger i virksomheten, men også kunne arbeide med faglige perspektiver som å:
- Arbeide helhetlig: enkelt sagt betyr det at vedkommende ikke bare er opptatt av arkivets rolle – men inntar i alt sitt virke et helhetlig virksomhetsperspektiv – hva som gagner virksomheten (kundene sine) best. Da handler det ikke bare om å kalle arkivtjenestene for informasjonsforvaltning. I stedet handler det om å bidra til å løse forretningsvirksomhetens utfordringer og «være der brukerne er» («embedded» på fint) og å legge til rette for at de øvrige medarbeiderne i virksomheten arbeider og bruker informasjon og dokumentasjon på en effektiv måte. Helhetlig informasjonsforvaltning innebærer å tilby virksomheten helt andre (og for mange til dels ukjente) produkter og tjenester enn i dag.
- Skape gode arbeidsprosesser for saksbehandlere og ledere gjennom å strømlinjeforme og effektivisere hvordan informasjon og dokumentasjon flyter i arbeidsprosessene. I praksis innebærer det å gå på en evig jakt etter «flaskehalser». Og ikke minst – få gjort noe med dem.
- Bygge kvalitet som et integrert element i arbeidsprosessene og i all dokumenthåndtering og informasjonsflyt ved hjelp av gode styringssystemer og digitale løsninger. Det innebærer blant annet å ha fokus på utnyttelsen av informasjon og kunnskap mer enn lagring og restriksjoner, fokus på forretningsmessige effekter mer lover og forordninger, og på tilrettelagte, brukervennlige løsninger hvor regelverket (i den grad det må være med) er bygget inn i systemløsningene mer enn omfattende brukeropplæringstiltak.
- Ta en ledende rolle i virksomhetens informasjons- og kunnskapsforvaltning ved å være spesialisten på tilretteleggingen for at informasjon og dokumenter forvaltes som strategiske ressurser på lik linje med andre tilsvarende ressurser.
Neste generasjon arkivledere må ha kompetanse på høyde med sivilarkivarer (et nivå som ikke finnes i dag, verken som ord eller tittel).
(*) Og for dem som ikke visste det: han er til og med utdannet deltidsbibliotekar. Bilde fra Umoes nettside.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).