Arkivsystemet er ikke lenger bare et dokumentlager med gjenfinningsmuligheter. Innføringskostnadene er ofte så store at virksomhetsledelsen stiller krav til at det skal bidra til økt arbeidseffektivitet, styrke samhandling, og gi bedre måloppnåelse i hele organisasjonen. Skal slike virksomhetsstrategiske mål nås, må løsningene som implementeres fungere optimalt for dem som skal bruke dem – saksbehandlerne (her bredt definert).
Før (det vil si hos de aller fleste i dag) var arkivsystemet implementert for å ivareta interne og eksterne krav til god arkivering og langtidslagring. Prosessene (arbeidsmåten og informasjonsflyten) som foregår forut for selve arkiveringen, som var avslutningen på saksbehandlingen, var mindre viktig og overlatt helt og holdent til saksbehandlerne selv. Arkiveringen derimot, var overlatt til arkivarene. Og arkivsystemet var designet for å ivareta arkivarenes interne arbeidsprosesser. Mange har det fremdeles slik. Vi ser at saksbehandlerne opplever at arkiv- og saksbehandlingssystemet er både tungvint og lite hensiktsmessig å bruke i det daglige, sammenlignet med spesialiserte fagsystemer og nettbaserte løsninger som de bruker ellers.
Ledere forventer at arkivsystemet er et effektivitetsverktøy. At det bidrar direkte til at organisasjonen arbeider kostnadseffektivt, at informasjon og dokumenter «flyter» kontrollert i organisasjonen slik de er ment å gjøre, at beslutninger tas på riktig nivå av riktige personer til riktig tid og med all relevant dokumentasjon tilknyttet saken, at alle steg og handlinger i saksprosessen dokumenteres og logges med spor for eventuell seinere etterprøving, og ikke minst at det bidrar til at arkivfunksjonens roller og oppgaver kan dimensjoneres formålstjenlig.
Ber vi om å få se eksempler fra prosesskartleggingen som burde ligge til grunn for hvordan systemet er satt opp for å oppnå slike mål, har de aller fleste ikke noe å vise frem. Utallige er de gangene vi har hørt systemleverandørene si «men det har vi aldri hørt at noen arkivarer har etterspurt» når vi på vegne av våre kunder har målbåret organisatoriske og forretningsmessige krav til arkiv- og saksbehandlingssystemet.
Konstant endring krever stor fleksibilitet
For å oppnå god arbeidseffektivitet i hele organisasjonen, er riktig satt opp informasjons- og dokumentflyt en forutsetning. For å få til det må vi ha et klart bilde av hvordan arbeidsprosessene «ser ut» i dag, og hvordan vi vil ha dem til å fungere fremover. De må implementeres slik at det foreligger ubegrenset fleksibilitet til endringer og tilpassinger etter som organisasjonen finner frem til nye og bedre måter å arbeide på. I levende organisasjoner skjer slike endringer og tilpassinger av arbeidsmåter konstant.
Prosesskartleggingen identifiserer forbedringspotensialer
Hensikten med kartleggingen er med andre ord å identifisere forbedringspotensialet. Ideelt sett må det gjøres sammen med kjernepersonell i saksbehandler- og brukerenhetene for øvrig. Erfaringsmessig stimulerer en slik arbeidsmåte til stor kreativitet og «aha-opplevelser» hos alle som deltar. Samtidig gir det nødvendig forankring hos dem som skal være fremtidige brukere av systemet når det tas i bruk.
Deretter designes de (forhåpentlig) nye og mer effektive arbeidsprosessene uten at det skjer en sementering av dagens arkivprosesser. Gjøres dette godt og riktig, vil de automatiserte arbeids- og saksbehandlingsprosessene fungere godt for saksbehandlerne, og unødvendige, manuelle intervensjoner unngås.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).