Mengden informasjon og dokumentasjon er ikke blitt mindre eller enklere å håndtere for de fleste virksomheter. Snarere tvert i mot er den forsterket av dagens eskalerende og til dels ukontrollerte teknologibruk, og som følge av utfordringene med «fake news» og «alternative fakta» fra kilder, institusjoner og personer tidligere ansett som etterrettelige og troverdige. Mange med ansvar for informasjonsforvaltningen (IM) makter ikke takle utfordringene og lar virksomheten, ledere og medarbeidere, «seile i sin egen sjø».
En av de store utfordringene de aller fleste står overfor, er å manøvrere i og håndtere den enorme mengden data, informasjon (fakta) og dokumentasjon som er tilgjengelig for den som tar beslutninger, utreder eller tilrettelegger faglige oppgaver og aktiviteter i virksomheten. Dette omfatter, som vi alle vet, enorme informasjonsmengder generert og samlet internt sammen med ekstern informasjon og dokumentasjon som er åpent tilgjengelig. I tillegg kommer informasjon fra forskjellige former for begrensede eller lukkede databaser og nettverk. I sum er all denne informasjonen tilgjengelig på måter som må håndteres og forvaltes til beste for virksomheten, for slik å unngå at informasjonen ikke ensidig oppleves som støy, som belastning som forstyrrer mer enn gagner i det daglige, eller som bevisst eller ubevisst feilinformasjon som kan føre virksomheten galt av sted.
Dette er ikke en ny problemstilling eller utfordring. Allerede på 70-tallet utredet OECD (George Anderla) hvordan den eksponentielle veksten i verdens informasjonsmengder ville representere fremtidige utfordringer når vi nådde 90-tallet. Nå, ytterligere snart 30 år senere, er ikke disse utfordringene blitt færre eller mildere, snarere tvert i mot. Fra tidligere årlig vekst erfarer vi nå daglig vekst, for ikke å snakke om informasjonsmengdene som strømmer inn over oss minutt for minutt. Når vi så vet at størstedelen av denne enorme informasjonsmengden har kun kortsiktig (les: veldig kortsiktig) verdi (et viktig poeng avdekket av Nobelprismottakeren i økonomi, Herbert Simon) betyr det at vi «drukner» i unyttig og ikke relevant informasjon. På toppen av dette kommer dagens utfordringer med i hvor stor grad vi faktisk kan stole på den informasjon som er tilgjengelig for oss. Det betyr at mekanismene vi implementerer og evnen den enkelte har til å vurdere etterretteligheten til kildene som konsulteres, blir stadig mer kritisk avgjørende. Fremdeles er det slik at virksomheter og personer som tilegner seg relevant informasjon i gitte situasjoner, oppnår kunnskapsvekst som kan ha vesentlig betydning i en virksomhetssammenheng (konkurransefortrinn).
Når vi nå tar opp igjen dette temaet som jo som nevnt først ble debattert mange tiår tilbake, er det fordi ideen om at teknologien skulle løse denne typen problemstillinger for oss, ikke har slått til. I stedet bidrar teknologien og vår bruk av den, til at mengden informasjon øker gjennom enklere og billigere løsninger for alle og enhver til å lagre mer, kopiere og mange-duplisere mer både i heler og deler, sammenstille mer, spre mer i «alle kanaler tilgjengelig», kommentere mer, samhandle mer, etc. Grensene mellom intern og ekstern informasjon og dokumentasjon er visket ut; vi bruker samme løsninger (eller varianter av dem) både internt og eksternt, hjemme og på jobb. Fakta som ikke lar seg presentere innenfor 140 karakterer, leses ikke, gjelder ikke.
Allikevel er alt dette i utgangspunktet positive effekter som skal og bør oppmuntres.
Det som er urovekkende er at IM-enhetene ikke i tilstrekkelig grad har utfordringene på sin agenda. Det arbeides stort sett ikke systematisk nok med å tilrettelegge (og dermed begrense og styre) informasjonsressursene til det beste for virksomheten. Årsakene er antakelig flere, som at dette ikke er noe ledelsen er opptatt av, eller at problemstillingene er både ressurskrevende og faglig krevende å håndtere. Allikevel kan man se for seg noen prinsipielle og kanskje vesentlige tiltak som nødvendige steg på veien til å ta styring med informasjonseksplosjonen på virksomhetsnivå:
- Strengere regime for håndteringen av informasjon og dokumentasjon internt i virksomheten; bort fra at «alle får gjøre som de selv vil», til en mer enhetlig og styrt strategisk informasjonsforvaltning som bygger på beste praksis prinsipper, verktøy og rutiner, og som er mer konsekvent tilpasset virksomhetens faktiske behov som mål
- Større kunnskap om og vektlegging av hvilken informasjon og dokumentasjon som har reell forretningsmessig verdi; denne sammenhengen må defineres, forstås og «eies» av virksomhetsledelsen og ikke overlates til IM-enheten alene å finne ut av. Men IM-enheten kan være drivkraften i arbeidet med å få dette klarlagt og forankret i virksomhetsledelsen
- Håndtere mer av den ustrukturerte informasjonen (som representerer de største utfordringene) som strukturert informasjon (og dermed underlagt kontroll og styring); det kan for eksempel skje ved økt bruk av fagsystemer og andre tilrettelagte løsninger som vektlegger innhold (data som informasjon og kunnskap) mer enn informasjonsbærere (dokumenter) og særskilt teknologi slik mange fremdeles gjør
- Sterkere forretningsstyring med hvilke teknologiløsninger som innføres og tas i bruk; det vil si større grad av standardisering og utvidet bruk av løsninger som man allerede har investert i, gjennom å etablere et mer kritisk beslutningsregime for å unngå å bruke flere varianter av helt eller nesten «like» verktøy samtidig og i konkurranse med hverandre, slik vi ser i alt for mange virksomheter i dag
En av IM-enhetens strategiske oppgaver er å skape bevissthet om disse utfordringene og engasjere ledelsen i løsningen av dem.
[En tidligere versjon er opprinnelig publisert på bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»].