Records Management (RM) er en integrert del av informasjonsforvaltningen (IM – Information Management).
Mange ser ut til å ville gjøre arkivforvaltningen (RM – records management) i private sektor til enda en faglig bås, organisatorisk og teknologisk. RM bør (som vi har vært inne på i tidligere innlegg) gjøres minst mulig omfattende. I praksis betyr det ikke å redusere på viktighet, krav og løsninger – men heller å automatisere flest mulige av de arkivfaglige beslutningene og prosessene. Det skjer gjennom identifisering av hvilke dokumenter som er records (arkivverdige), beslutte når de skal deklareres som records (det vil si skal «gå over» fra å være «levende» dokumenter til «døde» dokumenter (som ikke kan manipuleres eller endres på andre måter) i praktisk, forretningsmessig henseende, og bestemme hvilken behandling disse dokumentene skal ha som records. Forvalterens rolle er å være arkivfaglig rådgiver for forretningsledere som trenger hjelp og støtte til å treffe gode beslutninger om håndteringen av den forretningskritiske dokumentasjonen. Den støtten trenger de fleste ledere, er vår erfaring.
Records management er ledelsesansvar
Å identifisere hvilke dokumenter som skal behandles som records, er ledelsen sitt ansvar. Arkivarer som ukritisk påtar seg det ansvaret, bør med rette føle seg utrygge den dagen krisen oppstår – og helvetet er løs: når kontrakten til produkter og tjenester verdt 100 millioner NOK ikke kan finnes, når tegningene til tunnelen som raste sammen eller broen som falt ned, er borte. Eksemplene er reelle. Dessverre finnes det mange flere av dem. Også der du jobber.
Arkivarenes rolle er å legge til rette for at ledelsen tar gode, kvalifiserte valg til beste for virksomheten.
Records are “Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business“
Records management (RM) is “The practice of maintaining the records of an organization from the time they are created up to their eventual disposal”
Records er selskapets eiendom fullt og helt og skal håndteres som det. Ideelt sett skal det aldri bli behov for å gå tilbake til disse dokumentene. Det behovet kommer først når den krisen ledelsen gjør hva den kan for å unngå, oppstår: søksmålet fra en konkurrent, korrupsjon, underslag, eksplosjon, arbeidsulykke.
Records er tilnærmet sammenlignbare med begrepet arkivdokument som offentlig forvaltning forholder seg til. Forskjellen skal vi komme tilbake til i et senere innlegg.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).
Definisjonen er i henhold til ISO.