Dokumentkontroll er ikke nødvendigvis dokumentkontroll. Begrepet brukes mest i sin opprinnelige sammenheng i store og små utbyggingsprosjekter til havs og på land.
Dokumentkontroll (Document Control) i prosjektsammenheng dreier seg i hovedsak om å sørge for at de riktige dokumentene blir laget, og å styre flyten av disse innenfor prosjektets rammer (internt og eksternt). Dokumenter skal lages etter gitte krav, gjennomgå faglige vurderinger internt hos virksomheten som lager det og hos kunde, prosjektet, eventuelt hos leverandør eller oppdragsgiver. Det skal registreres og måles og rapporteres fremdrift. Har prosjektet laget dokumentene som må foreligge på et bestemt tidspunkt, er de faglig vurdert og godkjent av alle relevante parter? Er dokumentene ferdigstilt i henhold til prosjektets nettverksplan?
Dokumentkontroller skal ha totaloversikten, og rapportere avvik når det oppdages, slik at (noen andre) kan ta nødvendige aksjoner.
Dokumentkontroll inngår vanligvis som en integrert del av LCI (Life-Cycle-Information) koordinators ansvarsområder når en slik er etablert. I større prosjekter er det like vanlig med en egen utførende dokumentkontroller som mottar styring fra LCI koordinator med hensyn til alt som er relatert til kundens LCI-krav.
Dokumentkontroll benytter gjerne særskilte systemløsninger som er bygd opp slik at styring, kontroll og måling ivaretas kostnadseffektivt. Samhandlingsrom og nettbaserte prosjektrom brukes hyppig. Noark-baserte arkiv- og saksbehandlingsløsninger er ikke hjelpemidler for god dokumentkontroll.
Mange tolker dokumentkontroll som «kontroll av dokumenter» (slik det skjer i Skatteetaten, Tollvesenet og andre statlige kontrollorganer som for eksempel sjekker at sertifikater eller andre dokumenter er i overensstemmelse med krav gitt i lover og forskrifter) eller bruker det som et «finere» navn på tradisjonelt arkivarbeid i offentlig forvaltning, da i betydningen av at arkivtjenesten på vegne av etaten ivaretar den overordnede og praktiske «kontrollen» eller styringen av den samlede dokumentforvaltningen.
Vi tror vel at den siste sammenhengen skaper mer begrepsforvirring enn at det i det store og hele har noe for seg.
(Innlegget er tidligere publisert i bloggen «Kunnskapsgartnerne om informasjonsforvaltning»).